让“锁在柜子里”的岗位说明书真正发挥作用

　　企业编制岗位说明书是一项基本的人力资源管理工作，然而在企业中，岗位说明书到底有没有真正发挥它应有的作用呢？大部分企业的岗位说明书编完以后就被“锁在柜子里”，员工没有看，老板不重视，甚至有的连HR 都忘记了这回事。

　　岗位说明书的编写是一项耗时耗力的工程，但为什么花了这么大的力气编制完成，最后却没有人关注呢？说得直白一点，就是岗位说明书在编制过程中脱离了自身的本质需求。

 

　　岗位说明书的由来和组成

　　明晰职责、界定范围是人力资源管理活动的切入点，编制岗位说明书的前提，就是岗位分析。通过岗位分析使任职人了解岗位的主要信息，对工作的目标、职责和所需要的知识技能形成共识，并使岗位工作的目标、职责以及岗位任职人需要掌握的知识技能与组织的发展目标相联系。

 

 

　　岗位说明书以企业的组织架构和部门职责为依据，是企业在进行岗位分析的基础上，编制的指导企业员工工作的说明性文件，是表明企业期望员工做些什么、规定员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇，它是一张对岗位客观描述的画像。

　　岗位说明书一般由岗位基本信息、岗位职责、岗位权限、工作协作关系、岗位关系、岗位胜任力资格、工作环境与工作时间特征等其它项组成。

 

 

　　岗位说明书的应有作用

　　①作为招聘和内部选拔的依据。快速甄别新员工是否符合公司要求，在招聘新员工、新员工上岗初期及转正评估时，对照岗位说明书，可快速判断新员工是否符合岗位要求。同时，在内部选拔时，用来评估被选拔者是否符合新的岗位要求。

　　②作为定薪、调薪的依据。以岗位职责、复杂度、风险与环境作为重要依据来评价确定员工的岗位薪酬，可充分体现薪酬的内在公平性和激励原则，提升员工满意度。

　　③作为开展培训需求调研和培训效果评估的依据。培训部门可以岗位说明书为参照，来全面评估员工的实际能力和工作表现，员工的现实水平与标准之间的差距即是培训的真实需求。同理，以岗位说明书作为标准对培训进行效果评估，不仅能够量化培训的实际效用，还能促进培训内容的实际转化。

　　④作为企业进行绩效管理的重要工具。绩效即完成工作职责的程度，绩效指标从根本上来源于工作职责。

 

　　岗位说明书为什么没有发挥真正的作用？

　　①在编制岗位说明书的时，企业老总不够重视，人力资源部组织不到位，一种情况是由职能部门自行编制完成，人力资源部没有进行规范、修订；另一种情况是由人力资源部编制，职能部门没有深度参与，岗位说明书与实际工作情况脱节。这两种情况都不合理，最终导致岗位说明书不规范、不科学，没有达到成为招聘、培训、薪酬、绩效参考依据的标准。

　　②公司业务发展较快，岗位变动频繁，岗位说明书没有能及时更新，造成岗位说明书与真实情况相差甚远，不能匹配，久久不更新，自然被“锁在柜子里”。

　　③大部分岗位说明书只是简单地对岗位基本信息、岗位职责、任职资格等要素进行罗列，没有明确地指出工作要求和标准，没有阐明岗位间的关系，对于新员工来说，只能看到职责，不知道如何才算达标、企业关注的是哪些核心价值，使得岗位说明书难以直接有效地作为企业绩效管理的重要工具。

 

　　怎样改变大部分岗位说明书的现有命运

　　①岗位说明书在编制的时候要下工夫，企业需要充分重视，应先确定岗位说明书模板并组织撰写培训，再由各职能部门编写提交，人力资源部组织修改，最终领导审核定稿。

　　②定期组织审视、更新岗位说明书。需要明确的是当组织或业务发生变化时，都应该及时更新岗位说明书，例如组织结构发生变化、建立新的部门/岗位、岗位新增工作内容、新技术新工艺导入等情况，岗位说明书必然需要对应更改。

　　③以工作目标和工作内容为中心，结合工作实际与工作流程，明确与其他岗位间的内在联系，在编写岗位职责的同时，指明相应的工作标准和工作成果，尽量量化数据。下图为保洁岗位说明书职责描述示例：

 

这样不仅使员工能更清晰了解该如何开展工作，也能更直接地作为绩效管理的工具。

 

　　总结

　　岗位说明书是企业人力资源管理中一项重要基础性文件，涵盖工作任务、工作关系、工作标准、任职条件等多项内容，是实现“责、权、利”三者之间的合理匹配的基本依据，是招聘、培训、薪酬、绩效的基本依据，应充分重视岗位说明书的编制，真正地让其发挥作用，更好地帮助企业实现发展目标，而不是“锁在柜子里”。