项目经理都在用的最简单的高效工作方法

在工作中，您是否也经常遇到这样的场景？

专心工作的时候，经常被别人打断。本来是在做事情A ，又不得不转向去处理事情B，甚至转向事情C。

事情做到一半，想去上厕所、想接开水、想吃零食、想刷一遍朋友圈、想刷艺术微博/抖音/小红书

说好的今晚把报告赶完呢？等会儿，京东上在做活动，我先去买几包纸。满200减100唉，还不剁手？我控制不住我记几啊。

你看，本来正在集中精力做一件事情，做得好好的，却被各种内在或外在的因素打断。

面对这种困境，有没有什么比较好的解决办法呢？答案：番茄工作法。

什么是番茄工作法？

大家如果对时间管理感兴趣的话，那么番茄工作法你一定听过，该方法是由弗朗西斯科·西里洛发明于1992年，在厨房发现番茄钟，并和自己打赌，只学10分钟，不受干扰，由此展开学习的方法。

该方法很简单，只需要记住两点：1.一次只能做一件事。2.把番茄钟拧上25分钟，在这25分钟内排除所有干扰。只做眼前事。

怎样使用番茄工作法？

步骤1——列出“今日待办”清单

拿出一张纸，在纸的顶端写下标题“今日待办”，想想你今天需要完成的活动，把它们全部记录下来，不要考虑重要程度，不要考虑优先级，也不要写出具体做法，只需要写活动完成后的状态。例如：

写邮件给领导

工位整洁

表格统计并打印

给女朋友打电话

你可以将几项小的活动合并到一起作为一个番茄钟的任务，将它们写在同一行。

上面列出的是“今日待办”清单，另外，你还需要列出“活动清单”表格。二者的区别在于：

“今日待办”是你在今天对自己的承诺，只让你看到今天可以达到的目标，所选出的活动应当具有可行性；如果某件事你今天不打算做，就别填进去。

“活动清单”里的内容和数量没有限制，一些锦上添花的事情也可以加进去，不用担心其重要程度。

因此，每天早上，你需要从“活动清单”中选取部分活动，将其纳入“今日待办”，这项策略可以保证你做正确的事情，并全心全意地投入。

步骤2——一个番茄钟，只做一件事

仅仅列出工作清单是不够的，关键在于选择。在当下，你决定进行一项活动，等于隐含着决定不去做其他的事情。将重要的活动放在第一位，并全力以赴，会有一种脚踏实地的安全感。

需要强调的是：在25分钟的番茄钟里，你只能做一件事。或者说，这25分钟是不可分割的，这被称为番茄的“原子性”。但在番茄钟之间，你完全可以重新思考，重新选择。

步骤3——休息5分钟

可以喝水、上厕所、散步、看窗外。

但一定不要刷微博、逛淘宝、刷朋友圈等。因为这种参与性较强的“休息”方式，难以在5分钟结束时刹车；而且很有可能管不住自己，无法及时回到工作状态。更重要的是，它们往往起不到放松的作用，无法让你恢复状态。

另外，这五分钟里，不要看邮件，也不要看新闻，仅仅看一下邮件的主题和新闻的标题应该很放松了吧？然而并不是，你可以试试。如果真要做这些事，可以专门给它们提供一个番茄钟。

步骤4——记录和总结

也许你在工作上花了很多功夫，但是完成的有效活动却很少。为什么呢？可能是因为你胜利完成的25分钟时间段太少。

结束了一天的工作之后，专门对番茄钟做一个每日回顾吧，这样才能持续改善，你也可以把它写到日记里。

该怎样处理中断

现在你已经知道了，在番茄钟内，不应该切换活动，也不应该停止当前活动。

但我们会面临一个重大的问题：中断。面对无法控制的中断和干扰，该怎么处理？

首先，需要接受的是：中断是常态，因为新的需求总是会不断冒出来。

其次，我们需要将中断进行分类：（有以下两种形式）

第一种是自己造成的“内部中断”。是直觉向心智发出信号，告诉自己去做当前专注活动以外的事情。

第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你咨询问题或寻求你的帮助，并且等你答复。

最后，我们来分析一下，该怎么处理这两种中断（我需要把它们单独列成一大段）。

内部中断的处理：接受、记录并继续

刚开始番茄钟的时候，会经常遇到这样的情况：开启一个番茄钟，开始专注于一件事情，然后突然饿了；又想起有个电话要打；忍不住逛逛网站；收到邮件后想第一时间回复；甚至还有其他很多随心所欲的事情，这些事情其实跟工作没有太大关系。

面对这种情况，最佳的做法是：首先接受它，然后记录它，然后立即继续你手头的工作，避免真的被打断。

我没有马上打电话，而是把这件事情在“今日待办”的表格下方记录下来（把这件事放在表格里，而不是放在脑子里）。我没有马上去接开水，而是在番茄钟之间的休息时间做这件事。对，就这么做。

对于内部中断，不要太屈服于它的诱惑。

外部中断的处理：具体情况，具体分析

外部中断具有互动性，因为有人正在等你答复。你总不能跟他说：“我正在进行番茄钟呢，等会儿再说”。那也太二了。

如果是回复邮件，发邮件的人不会期待你在25分钟内就回信。你可以专门设置一个或多个番茄钟进行邮件的阅读和回复。

《Getting Things Done》这本书中提到过：如果外部中断可以在两分钟之内完成，那就立刻完成。这么做是因为：两分钟基本上是一道时间分界线。在这个分界线内，你对某些情况进行归档保存所花费的时间，远远超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。如果这个中断的处理只需花费两分钟，处理完后，继续番茄钟；如果处理中断的时间过长，处理完后，要重新开启一个新的番茄钟，别忘了番茄钟具有原子性。

如果有人找你面谈，在不影响结果的前提下，可以请求对方尽量推迟。在对方接受的范围内，尽量往后排，用稍后的番茄钟重新计划这个中断，而不要在当时直接处理。像下面这种句型是经常可以派上用场的：

“要不等一会儿吧？我这边还有点事情没处理完”。

“很急吗？不急的话，我一会儿再回你”

外部中断策略总结：

（1）告知：“我手头有事，正忙。”

（2）协商：“周五再帮你做，行吗？”

（3）计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。

（4）答复：按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信任你了。

谨记：不管是内部中断还是外部中断，请写下来并从新调整番茄钟，不要让它占脑子。

最后一段

番茄工作法的最终目标：成为一个自律、高效、专注的人，并学会克制。

对于我们来说，这只是促进工作实施的有效手段，而如何对问题进行有效分析，对事情进行合理规划，促进问题的高效解决，我们邀请了结构力思考学员的专家顾问莅临武汉分享，2天时间助您塑造结构化的思维模式、高效的问题分析与解决技巧！