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那些顺利推进的项目,都做好了这3件事
从知道什么是项目管理,到怎么管理一个项目、如何管理好一个项目,到方法论的形成,再到后面一系列项目对方法论的不断实践,每一次的升华,都是一次对项目管理过程的思考和总结,也是一次从量变到质变的过程。
结合这些年不同的项目经历,我提炼了项目管理的三部曲——明确目标、搭建环境、预测未来(见图1)。
第一部曲:明确目标
厘清规划
分解目标
目标确定了,可能比较宏观,或比较笼统,如项目要在某某时间上线。这个时候要有组织地开展项目工作,项目经理就要把目标正确地分解成工作安排。
我的通常做法是,以终为始制订里程碑计划,并行和串行设计详细的每周计划。分解目标还有很重要的一点,就是可以重点识别和评估不确定性,即可能存在的风险。
盘点资源
整体计划出来之后,项目经理需要进一步确定人力资源情况。换句话说,这个目标确定、分解之后,团队是否有这个能力去达成。
盘点资源的过程,也是对相关方进行详细分析的过程。相关方的正向需求转化为目标,相关方的负面需求则转化为风险。在项目管理过程中,项目经理需要重点管理。
达成共识
这些工作准备好之后,项目经理召开项目启动会,和团队统一项目目标,并达成团队公约。
第二部曲:搭建环境
搭建环境是指根据项目的特点,搭建良好的受控环境。这样可以在执行和监控阶段,重点解决执行力的问题。
我们知道,拍电影有两个重要角色,即导演和演员。演员其实只要按照固定的剧本去演好自己的角色就行,但导演需要搭建一个台子,引导演员演好这出戏。
项目经理和导演的这个角色比较像,要根据老板及主要相关方的期望,明确项目目标并为大家设计一个适合项目管理的舞台,建立项目管理必需的原则、规矩、机制。那么作为项目经理,我是这么来搭建这个“台子”的。
立规则
明职责
统一目标
构建闭环
构建闭环是培养团队的自驱力,包括建立并逐步完善适用于团队的研发流程;敏捷快速迭代,拥抱变化的需求变更流程;严格规范,却又灵活使用腾讯敏捷产品研发平台(TAPD)工具,不仅可以让工作状态更透明,还可以通过清晰的状态来驱动团队自运作。
通过搭建良好的受控环境,项目经理不仅可以更好地跟踪和控制项目,保障项目的进度,确保过程的准达率,还可以释放更多的精力,用来提升团队的管理能力,把团队整合成一个目标统一、团结协作、步调一致、执行力强的项目团队,并在整个项目过程中,确保团队的凝聚力和协同性。
第三部曲:预测未来
预测未来,即要预判项目可能的风险,做好风险管理,做事前诸葛亮。这是项目管理中的重中之重。结合在项目中预判的风险,我总结并提炼了4个维度——有意识、寻规律、思平衡、定机制,以此来提前思考未来可能发生的情况,预判风险,提前规避问题,为达成目标保驾护航。
有意识
寻规律
思平衡
项目经理需要着重考虑项目四要素的平衡。项目在推进过程中,若某一要素有侧重,则可能会造成其他要素不平衡,从而可能引发风险。
例如,范围蔓延则必然会导致人力资源和时间方面的风险;若主要相关方没被识别出来,或项目经理没了解清楚某些相关方的期望,使得相关方的正向需求转为了负面需求,引发了风险,从而对项目造成了影响。
定机制
通过风险管理的四部曲,项目经理制订风险管理计划,那定机制就是与管理层建立必要的沟通机制,让风险可视化,同时管理相关方的预期。
在项目管理实践过程中,提炼项目管理方法论只是开始,并不是终点。明确目标、搭建环境、预测未来这三部曲,是我多年项目管理实践形成的普遍性解决方案,希望对其他互联网项目有一定的借鉴价值。