跨部门沟通,项目经理和PMO如何说服别人一起干?

发布时间:2023-07-08


沟通是项目经理和PMO工作的重要组成部分,每个人在工作中都不是形单影只的个体,一项工作往往需要多部门配合,然而部门间的配合工作并不容易,跨部门沟通难题时有发生。

 

Number 01 . 

跨部门沟通易出现的问题

 

问题一:大家各持己见,争论不休
不理解对方的思路为何如此惊奇,奇怪对方为什么不按照自己专业的想法走,感觉对方顽固不化,没办法沟通。

 

问题二:问题上升到人身攻击

辛苦准备的方案被PASS掉了,辛苦想的建议被对方反驳,觉得对方就是在针对自己,故意让自己难堪,拖延整个进程。

 

问题三:欣赏不来对方的审美或想法

因对方和自己的理念不同、审美不同而对对方的东西嗤之以鼻,带着情绪与对方沟通,结果越说越气。

 

问题四:愤怒情绪上头,对话变埋怨

一言不合就开怼,情绪的焰火一下被点燃,埋怨对方不配合,愤怒的情绪让对话终结,让同事之间的情感逐渐消散。
跨部门沟通是专业化、流程化的工作分工产生的必然结果,只要人存在的地方就有江湖,沟通矛盾在职场中是很常见的事情。
当我们了解自己或对方的认知盲点,知道沟通难的原因,便能通过行动让沟通更容易、更和谐。
 

Number 02 . 

为何出现跨部门沟通难

 

原因一:隔门如隔山,理解困难
术业有专攻,每个部门都聚集着自己专业的人才,当需要跨部门沟通时,双方多会站在自己专业角度去看待同一个项目内容,各持己见下,难免会出现辩论、争执,甚至对立。
另外,人们会有对一些行业或技术人员的认知偏差,这种偏见也会造成怨怼的影响因素,造成部门间沟通障碍。

 

原因二:关注重点不同,众口难调

部门有自己专职的工作,部门之间考虑问题的出发点不同,基于自身利益考虑,对工作内容和方法的意见也就不完全一致。
如,销售部为完成任务希望投入更多经费进行宣传推广,财务部门可能会从成本控制的角度出发限制拓展活动。双方都有其评判根据,均为公司考虑,我们不能说谁对谁错。

 

原因三:成长经验不同,理解有出入

一个公司的人才往往来自五湖四海,每个人的成长环境不同,经验不同,语言使用也会存在差异,而语言是沟通最重要的工具,差异的存在会导致沟通障碍。
一个由方言引发的误会:
两位四川人到北京旅游,公交车上他们聊天,其中一位说:“我们先杀到天安门广场,再杀到故宫里面,最后杀到颐和园。另一位就在旁边说:“要的嘛,咱俩就按照你说的一路杀过切”。结果一帮的群众听到后大惊失色,偷偷报了警。
事实上,四川方言中杀”就是普通话里“去”的意思。

 

原因四:沟通不畅,情绪先行

许多时候我们急于表达自己的观点和想法而忽视倾听,以自己熟悉的方式沟通,发现对方不理解或是理解有误便自动认为是对方的错,暴躁的情绪一下被点燃。
当双方都在陷入情绪时,沟通的内容便似乎不重要了,沟通效果大打折扣。
 

Number 03 . 

如何避免跨部门沟通难

 

第一:做好沟通前的准备
沟通不是想到啥说啥,而是需要逻辑清晰,条理清楚的表达给对方,如果对沟通毫无准备,可能得不到你想要的东西。
沟通前需要想清楚的事情:
· 你需要对方怎样的帮助?
· 对方可能会需要你的哪些支持?
· 如果双方没能获得共识,有没有其他方案?
· 你的方案给对方和其部门带来哪些结果?
 
第二:多尝试换位思考
每个部门有自己的规则和目标,有自己的语言和观点,要想沟通通畅,便要从内心认可“沟通双方均站在各自利益角度”的事实,听懂对方的话。
沟通时,试着站在对方立场考虑:
· 我如何说才能让对方更容易理解呢?
· 如果我是他,会接受这个方案吗?
· 刚才他的反应可能是因为什么原因呢?
 
第三:真诚永远是必杀技
破解高难度沟通的关键在于信任,凡事以诚实为上策。我们面对的都是长期共事的同事,如果彼此隐瞒事实,充满防御心,部门间将丧失信任感,难以开展沟通。
因此,在沟通时同步项目内容的优势价值和问题点,秉持着一起合作,共创目标的信念进行建设性沟通,这样不仅能减少理解上的差距,也能拉近心理距离。
 
第四:不要害怕冲突
冲突在所难免,不要苛刻的要求每次沟通都实现高效且和谐的沟通过程,有时摩擦才能碰撞出新火花,发现新思路。
如果在沟通中发现自己出现委屈、愤怒等负面情绪,可以适当停止沟通两三秒,稳定情绪后再沟通;
如果发现对方产生较大情绪,我们需要思考一下对方为什么愤怒,是方案的问题,还是那句话刺激到了对方。
为了推进对话,我们可以表达出对对方情绪的理解,在双方情绪较为平稳的情况下再继续沟通。
 
第五:适时调整,弹性沟通
没有完美方案,只有最好方案。
当进行跨部门沟通时,不要执着于单一做法上,让一切具有开放性,才能给双方以最大选择空间。
更换方式和立场不代表颜面尽失,这恰恰证明你在为双方利益着想,变通性强,具有成长型思维。

 

Number 04 . 

跨部门沟通的10条技巧

 

1. 了解对方:在跨部门团队中,了解对方部门的目标和热点问题,不仅可以提高自己的工作效率,还可以更好地了解其他领域。
2. 创造正面氛围:在跨部门团队中,要建立起一个积极、热情和信任的氛围,让每个人都充满动力。
3. 维护良好的关系:跨部门团队必须建立广泛的合作关系,建立信任和尊重。
4. 掌握沟通技巧:在跨部门团队中,掌握有效的沟通技巧,包括倾听、表达和理解等方面。
5. 共享信息:跨部门团队中,共享信息和知识可以更好地互相理解,克服不相关的困难。
6. 适度的问候:在跨部门团队中,问候其他团队成员是建立和维护关系的好方法,可以增强友好的氛围。
7. 关注目标:跨部门团队每个人都应该专注于目标、目标和目标,把个人利益置于其次。
8. 接受反馈:当与其他团队成员交流时,接受他们的反馈和建议,以更好地改进当前方法。
9. 保持积极:在跨部门团队中,保持积极的态度可以带来更多机遇和成功。
10. 持续改进:跨部门团队中,持续追求更高效的协作方式可以提高整个团队的业绩。

项目经理,沟通,项目经理沟通,跨部门沟通