7个管理思维——拉开普通和专业项目经理的差距

发布时间:2024-03-30


现代世界,时间是最宝贵的,所以凡是都会讲究效率。

在2011年,威廉·D·亨德森在他的论文《三代美国律师:通才、专才、项目经理》,对美国律师行业的发展进行了概括式的分析:“一代又一代的美国公司律师已经从万金油转变为专家,乃至在不久的将来将会过渡成为项目经理。”

它传达了一个理念:当一个人逐步将工作和生活中的事务“项目化”,也就是以项目的方式来处理和推进执行时,或许连他自己也没有意识到,他拥有了“项目管理思维”。

与律师的处理范围不同,项目经理事务繁杂,连PMBOK都规定了项目管理要有49个子过程,那还怎么能提升得了效率?其实只要有以下7个“项目管理思维”就能做到。

 

01  目标未动,策划先行

PMI对项目的定义是:项目的目标应该是创造出独特的产品、服务或成果。所以,项目管理思维通常会让人们在面对一件待解决的复杂事务时,先聚焦目标,思考清楚完成这件事产生出来什么样的产品、服务或成果才算达成了目标。

在通过 SMART 原则去构建一个清晰的目标的时候,别忘了后续一切的努力都是在向着这个目标而前进。仅仅有目标还不够,还要用目标来指导你的方向,成为评判你行为的依据。

项目管理的本质就是追求把策划的与实施的趋向于一致。把项目分为启动、计划、执行、监控与收尾五个阶段(过程)就是一个策划的过程,那么项目管理过程中,事先策划是做好一项工作的前提,也是避免返工,减少浪费时间的最为有效的手段。

 

02  谋定而后动

所谓“谋定而后动”,讲的就是先制定好计划,谋划周到后再行动。

计划可以是一个 Excel 表格,可以是一个贴上便签的看板,也可以是一张绘制精良的甘特图。总之,需要一个计划来为你勾勒出在未来完成这件事预期的进展和完成时间。

产品 Roadmap 是一个粗粒度的产品计划,工程进度表是一个详细的施工进展计划,商业培训课表是一个完成课程的培训计划。在一件待解决的事情面前,有意识地先去制定计划,是项目管理中很重要的一种思维方式。

计划不同于策划,计划更明确、更具体。计划大到人生的规划,小到月计划、周计划,日常工作安排,有计划的工作才能有条不紊,有计划的工作才能充分准备,周详安排,不至于忙乱出错,提升效率。

 

03  成本意识

做任何事情都需要花费成本的,即便是睡觉也要花费时间成本。

所以要将时间成本视为一种投资行为,也就是说你花掉了一个小时的时间,你是否创造了超过一个小时时间成本的价值。

比较两者之间的差距,会让你更加珍惜时间、节省时间。

 

04  三思而行,再思可矣

完成事情一定带着或多或少的,导致无法完成的因素,它们可能是时间进度、质量情况和成本耗费等等,综合起来就是项目经理需要考虑的风险因素。

风险很难掌控,因为涉及的层面、角度非常多,可以是宏观政策,如商业地产的投资项目,需要考虑国家和当地政策与环境的风险;可以是细微之处,如苹果发布会现场麦克风无声音或者翻页出问题;可以很复杂,一个大型的通信系统工程项目可能会涉及商务风险、技术方案风险、售后实施和服务风险;也可以很难以掌控,考察了很久的优质代言人突然被爆违法,品牌承担一定的损失。

拥有风险意识,可以在做事时能提前进行风险规避、应对措施和心理准备,提高达成目标的成功率和调整对于结果的心理预期。

项目目标管理中强调目标分解,与目标达成跟踪,不提倡反复测试或者临时方案的理念,而是直接针对目标制订计划和行动方案。所以,项目管理一定要三思而后行,一次性把事情做对、做好,这也事半功倍、提升工作效率的有效方法。

 

05  通观全局,不可执一而论

需要通过系统性的思考来综合认知完成这件事的整体概貌、阶段和步骤,然后将它们分解成一个个有产出成果的任务,并且在整个过程中可以随时地监控完成进展和状态。

系统性的思考有助于建立对于事务认知的整体观和全局观,从多维度动态地综合考虑问题。经过系统性的思考,将达成目标需要的工作进行分解,定义工作的范围,划分阶段和任务层级,让每个分解的任务呈现可监控的状态,并且有可交付的成果。

在项目管理专业领域,一般常用WBS来描述和呈现这一思维的过程和成果。

当利用WBS分解后,就可以统筹全局,筛选工作,将一些事物并行处理,这就需要项目经理练就一心多用的本领,类似《神雕侠侣》中周伯通的左右互博术,将其养成习惯。便是有效节省时间、提升工作效率的重要手段。

 

06  观览古戒,反复参考

项目管理普遍采用节点或里程碑评价的管理模式,这是一种过程监控管理的有效手段。

阶段进行总结与反思,能够有效提升工作质量,及时修正错误,为最终达成目标提供支持。更为重要的是,阶段总结能够使工作成果整理固化,形成知识沉淀,在后续工作或项目中形成便于引用与输出。

善于总结,可以沉淀工作经验和生活阅历。

以实践 Scrum 的敏捷研发项目为例,每一个研发的迭代周期结束时整个团队会召开 Sprint 回顾会议,用来总结在这次迭代中有哪些是团队做得好或者不好的地方,好的地方号召大家以此为榜样,在以后的工作中继续保持;不好的地方要吸取教训,避免以后再次发生,高效能完成工作的好思维。

 

07  以众人之力起事者,无不成也

解决一件复杂的事情,需要团结参与其中的所有人来共同努力。

首先要能明确团队成员之间基于任务的责任矩阵,让整个团队责权明晰;其次,完成自己任务的同时,还能协助团队里的其他人完成任务。同时,沟通的重要性不言而喻。

一群人相互之间想要做到有效沟通,通常要能达成三点:

01  能随时从团队其他成员那里获取我想要的信息;

02  提供的信息能随时传达到可能需要的团队其他成员那里去;

03  尽可能消除或减少信息在成员之间的中转。

项目沟通管理着重识别信息并及时将信息传递给有需要的人,做到精准表达与高效沟通,从而避免时间浪费在沟通上,拔升效能。

无论是在工作中还是生活中,面对问题时能够重复上述7个行为,并提炼形成个人思维习惯,就能切实地从中受益,更好管控项目。