EPC工程总承包项目管理体系之——“作业文件”制定要点与案例

发布时间:2024-05-23


随着工程总承包模式在工程建设领域的推广和深入,工程总承包业务规模迅速扩张,与传统业务管理模式不同,工程总承包业务的管理链条更长、深度更深、要求更高。为更好地实现对工程总承包业务的管理赋能,工程企业纷纷开始以项目管理为核心,着手构建适合企业自身特点的标准化工程总承包项目管理体系。

从目前工程总承包项目管理体系建设的总体情况来看,初级的项目管理体系建设从对工程总承包项目风险防控出发,重点解决工程总承包项目的监管体系;中级的项目管理体系建设在风险防控的基础上,注重项目均质履约,重视项目管理的标准化操作流程,确保项目履约的平均水平和交付质量;高级的项目管理体系在实现项目均质履约的基础上,更加注重降本创效,实现了对项目管理核心具体事项的标准化管理和业务指导,能够指导业务人员做好项目管理的核心具体事项,从而保障项目实现效益提升。

图1 工程总承包项目管理体系建设示意图

不难看出,工程总承包项目管理体系的建设并非一蹴而就,需要层层递进,从初始不懂业务以防控风险为主,到逐步熟悉业务实现标准化管理,均质履约,再到深入业务细化具体业务管理,实现项目降本创效。目前,绝大多数企业的管理体系建设尚未达到能够支撑项目创效的高级层面,这与业务发展的阶段息息相关,也与核心业务人才的培养息息相关。但是,构建工程总承包项目作业体系,编制核心业务作业文件,指导项目具体业务落地开展并做精做优,无疑是所有工程企业工程总承包项目管理体系建设的终极目标,也是工程总承包项目管理体系构建完善的“最后一块拼图”

图2 作业文件-工程总承包管理体系建设的“最后一块拼图”

一、什么是作业文件?

作业文件是为了使某一项具体工作规范化、标准化、程序化,而制定的详尽具体的实施细则

作业文件是支撑整个工程总承包项目管理体系落地的核心能够指导项目各项具体工作的开展,让每一个项目管理人员知道每一项项目工作应该怎么做,真正实现整个项目管理体系从监管到执行落地实施的闭环。

二、为什么要编制完善作业文件?

编制完善作业文件,能够帮助工程企业解决如下问题:

1、不知道怎么去拿项目,规避项目风险;

2、项目到手之后,不知道该怎么管,也不知道该怎么干;

3、总承包人员缺乏经验,缺少完成核心工作的思路和技能,拿到一项工作,不知道该怎么干;

4、过往的经验没有积累,每次碰到的问题都像是新问题,没有可以借鉴的经验,不知道怎么解决;

5、总承包人员业务能力提升慢,难培养等。

三、作业文件如何编制和完善?

1、分步编制和完善

工程总承包项目管理具体工作事项繁多,涉及近20个模块近300多项具体工作,要构建完整的作业体系,需要长时间的积累,并非一朝一夕之功,同时,企业工程总承包业务发展的阶段不同,管理的重点也不同。因此,建议工程企业可分步开展工程总承包项目管理作业文件的编制,即按照管理事项的紧急程度、重要程度明确分阶段编制的计划,紧急、重要的工作事项作业文件优先编制,紧急但不重要的次之,重要但不紧急的随后,不重要也不紧急的可以选择不编制或者随着业务管理需要的变化视情况考虑是否需要编制。

图3 高登项目管理梳理工程总承包项目管理作业文件清单(示例)

(注:示例为部分内容供参考,全部清单可联系高登项目管理获取)

图4 工程总承包项目管理作业文件分步编制原则

2、分类编制和完善

根据具体事项类型不同,也可将具体事项分为管理类事项和业务类事项,企业可根据自身实际情况进行分类后,分模块分类选择性的构建亟需的管理体系。如:联合体模式设计院牵头的项目,一般建议优先编制采购、施工环节管理类作业文件,因为大部分采购和施工具体业务管理由联合体成员方施工单位负责,只需监督管理好即可;同理,联合体模式施工单位牵头的项目,建议优先完善设计环节管理类作业文件,重点把控设计进度、限额等核心事项,具体设计业务则由联合体成员方设计单位负责。对于真正独立承接独立实施的工程总承包项目,完整的作业文件编制则势在必行。

3、合作编制和完善

为了更高效地构建工程总承包项目管理体系,满足企业工程总承包业务发展的迫切需要,高登项目管理结合多年体系建设经验,建议企业可采取共建的方式提高体系建设的效率,充分结合咨询公司在管理体系建设总体策划及管理类作业文件积累的行业先进经验,引入咨询公司开展管理体系总体策划,并主导编制管理类作业文件,同时指导企业分模块、分类、分步逐步编制完善业务类管理作业文件,实现理论与实践的充分结合,迅速为企业建立一套量身定制的工程总承包项目管理体系,助力企业工程总承包业务发展。

4、经验积累和迭代完善

为保证作业文件的质量,建议作业文件的编制由企业组织相关作业管理经验丰富的人员联合编制,充分融合具体业务管理的实践经验,同时在具体执行过程中不断积累和迭代更新,确保能够对相关工作持续高效赋能,体现作业文件的指导作用。