项目经理必须掌握的七大沟通方法!

发布时间:2023-12-01


对于一名项目经理来说,最关键的能力不是处理甘特图或者保证项目软件的正常工作,而是永恒的沟通技巧。


沟通能力的好坏至关重要。因为项目经理要与团队沟通、与领导沟通、与客户沟通、与所有相关方沟通......但在项目管理领域,实际情况是大部分工作人员依靠技术能力而不是管理或领导技能。


更具有讽刺意味的是尽管多数项目都严重依赖于技术,但这些工具并不总能让关键的沟通变得更容易。


对于公司来说,项目管理的实际作用正变得越来越重要,建立沟通技巧帮助团队发挥出更好的水平让该技能成为开发中的关键因素,仅仅注重技术的项目经理都知道沟通在项目管理中的重要性,不懂沟通的人有多吃亏,相信大部分人都已经知道了。那你会沟通吗?


盘点技能


我们先就这些问题自问自答:你自认为哪些关键的沟通长处成就了自己目前的成功和高效?你有哪些弱点和局限?列举出你所知道的你不擅长以及最易出错的领域。你尚未开发的沟通才能是什么?你相信你有什么潜在的能力和兴趣尚未展现和实现?


考虑你的听众


其实不是你,而是你的听众在沟通。一旦接收到你的信息,他们会进行“再创造”,所以你要为他们多加考虑。对项目经理们来说,最常见的听众包括项目成员、甲方客户及与公司事务相关的各方。


对项目经理们而言,其项目成员最希望能够清楚了解项目经理所推荐的行动路径,他们希望那些行动步骤是“有意义的”。而你和下属沟通的话,不管是以什么形式你都希望他们能迅速而轻松地理解。

那么,项目经理该如何修炼自己的沟通能力?详见以下方法。

01

明确目的

管理沟通的第一信条:一切都是为了说服。无论是写电子邮件或者与小组的成员聊天,以及进行一次重要展示,你都可能是在说服听众采取行动。


当你首次练习这一步骤时,把你的目的写下来或者大声说出来。这样做的目的是有意识地表达能帮助你发现你真正想说的事情。了解你能说服别人的各种方式并有意识地进行实践。

02

准备好信息

强烈建议,你要做到随时随地发布信息。那么,你应当准备什么信息呢?


通常,大多数项目经理把大部分沟通时间和精力花在以下几个事情上:

(1)项目组织文化:在这里我们如何做事。

(2)财务成果:我们做得怎样及你能得到什么。

(3)组织结构和层级:谁负责什么。

(4)时间管理:我们应当怎样使用时间并保持合理的进度。

(5)工作成就感的理解:对工作的认识——我在做什么,我为什么要做,对你意味着什么。


一旦确定了你需要发出哪些信息,你就要尽最大努力把每一条都做好。

03

建立信誉

建立信誉涉及使用适当的环境、适当的风格显示你的激情、你内心的诚意。要说服人们,你要投入智力与情感。不管你实际说什么都要对人们产生影响。人们能够记住的信息都是新奇的、具体的、充分讨论过的。他们能记住的故事是精心编织的、难忘的、触动感情的。


如果你正在面临一场危机,例如,车间地面起火了,一定要告诉大家。然而,当你想要动员大家并获得支持时,用商量的口吻或者提议共同参与的方法会有效得多。虽然共同参与是说服人们的最有效方法,但有时候,项目经理只需要吩咐、指导、检查,或扮演一个顾问角色。

04

出人意料

你的材料也许能轻易得到,包括每周简报、季度报表、营销报告及战略文件。但是,千万不要把这些文件作为附件发送出去。当你在演讲时,也不要陷入直接宣读电子表格上的数据或者幻灯片的页面内容这样的陷阱。


你需要把这些材料打造成引人注目的信息。要达到这种效果,你也许需要一个惊人的事实、一个打动人的统计数字、一个励志故事、一个强有力的象征或比喻。


高效的沟通者会用一些能引起共鸣的象征和比喻,使自己的观点得到非专业听众的接受。

05

准备、瞄准、发送

沟通渠道指的是你遇到的建立沟通的所有机会。一个渠道可以是内部的或是外部的(例如媒体),但也包括个人聚会、电子邮件、备忘录、通知板、会议、行业展览、公司停车场里的交谈、展示会等。


你需要挑选那些能够增强信息效果的渠道,并确保你充分发挥了所选渠道的潜力。所有渠道都有其优点和缺点。面对面的方式具有最大的潜在影响力,也是众多项目经理实践中最常用的方式。


要确保你所选的各个渠道能相互补充。与依赖于单一媒介(比如电邮或一次会议)相比,多种渠道的结合会有更大效果。不论选择什么渠道,要确保你的信息能到达你的目标人群。


还要记住,有些渠道比起其他渠道会让人觉得不太可信。就像一位首席沟通官说的,“如果你的渠道让人觉得不可信,你通过它所传达的信息也会让人觉得不可信。”

06

保持简单

有效的沟通者都是简约大师。他们知道如何识别信息当中的核心元素。许多有效的沟通者使用故事,以简单、易记的形式传达他们的想法。故事可以起到启迪、激励、吸引和联结的作用,帮助听众让信息形象化,具有很强的象征力和“粘附力”。

故事让理念更加具体,常常诉诸视觉感官,不断触动情感。简单易记的形式当中常包含多种理念。故事的最大价值就在于它的情感力量。

07

讲出真相

愿意说出真相的人不多,愿意听到真相的人也不多。讲出真相意味着要充分了解你的听众,能以最好的方式把真相告诉他们。接下来,开始行动吧!


先做个计划,把你的个人沟通计划看作是你的路线图。你知道自己想要去哪里,但是还需要到达那里的具体路线。这个计划就是你的沟通路线。它迫使你做长远考虑。


为什么要费力做这项工作?因为只有这样,你才会认清你的管理目标。要去了解你在沟通方面的优点和缺点,以及面临的挑战。制定一个评价战略来收集反馈,对你将要做的沟通工作要有所取舍,就不会手忙脚乱。


要认清你的沟通对象是谁,你想要告诉他们什么,而且你要如何与他们沟通。认真倾听来获取你所需的影响力。一句话,做好沟通。

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