用对工具、效率翻倍:项目经理必备的管理工具

发布时间:2023-12-09


作为项目的核心管理者,面对临时组建团队的各种协作问题、项目的各种突发事件,优秀的项目经理都善于借助一定的管理工具来更高效的解决项目上的各种状况,以确保项目目标的顺利达成。

结合项目经理的能力素质要求和PM理论,优秀的项目经理一般需同时具备2项核心能力,分别为目标达成能力、以及维持和强化组织的能力。

一、基于目标达成能力的管理工具
提高项目目标达成能力,项目经理需要学会将目标转化成行动计划的管理工具、将计划落实的管理工具。如WBS、项目责任分配矩阵、问题解决方法。

1WBS

WBS定义WBS是将项目目标通过一定的框架分解成一项项工作的方法,也是项目管理最核心的方法。
WBS的使用要点:
① WBS必须将项目所有的工作都分解出来,确保不遗漏任何必要的组成部分。
② 为确保所有的工作都分解到位,WBS必须确保相同层次的工作按照同一种分解方式进行分解,以方便能够检验工作的完整性。
③ WBS确定项目范围后,最终是为了落实工作,要求底层的工作必须具体明确且可以落实到责任单元,方便管理。

WBS示例:

 

2、项目责任分配矩阵
责任分配矩阵定义:明确地表明了每一项工作细目是由谁来负责、由谁来具体执行,并表明了每个角色在整个项目中的地位和作用以及相互之间的协同。责任分配矩阵的目的对项目的每一项任务分配责任者和落实责任。
责任分配矩阵的使用要点:
①确定工作分解结构中所有层次最低的工作包,将其填在责任矩阵的纵列中。
②确定所有项目参与者,填在责任矩阵的横向行中。
③针对每一个具体的工作包,指派个人或组织对其负责。
④针对每一个具体的工作包,指派其余的职责承担者。
⑤检查责任矩阵,确保所有的参与者都有责任分派;同时所有的工作包都已经确定了合适的责任承担人。
责任分配矩阵示例

3、问题解决方法
问题解决的方法包含逻辑树、流程图、差距分析、议题树等。此处以逻辑树为例介绍。
逻辑树定义:逻辑树就是将需要解决的问题进行树状分解,有逻辑地找出真正的原因以及解决方法的一种思考的工具。逻辑树由3个层级构成,第一个层级是问题,第二层级是为了解决问题而列举的原因、第三个层级是将第二层级的原因进一步分解。
逻辑树使用要点
逻辑树大致可以分为三种,分别是对整体的构成要素进行分解和整理的“what”树,用于找出问题原因的“why”树,寻找解决方法的“how”树。
使用逻辑树,需要注意以下三点:
① 保证不存在重复或遗漏,利用MECE原则,确保不重复不遗漏的找出问题的原因。
② 保证各层级的内容处于同样的水平;
③ 保证上下层级之间没有矛盾,确保下层的内容解决后可以确保上层的问题也能够解决。
逻辑树示例

 

二、基于维持和强化组织能力的管理工具

提升组织能力,需要通过一定的方法强化团队内部的沟通与合作,构筑成员间的信任,创造一个有利于信息共享和合作的环境。因此项目经理必须要掌握激励团队的方法,学会马斯洛需求管理的方法、利益相关方管理矩阵的方法
1、马斯洛需求管理工具
定义:马斯洛需求的阶段分别为生理需求、安全需求、社会需求、认可需求、自我实现需求。项目经理可以根据员工的需求阶段采取相应的激励方法。
实施要点:
① 把握员工处在哪个需求阶段,明确应该如何满足员工的需求;
② 在满足了低层次的需求之后,接下来就要满足员工更高层次的需求;
③ 一般来说,要提高员工的工作积极性,关键在于满足第三到第五阶段的精神需求。
不同阶段的需求及激励措施示例:

 

2利益相关方分析矩阵
定义:利益相关方分析矩阵可以帮助决策者了解各方的利益诉求、影响程度和可能反应,从而制定更加全面和有效的策略,实现项目或决策的成功实施。
实施要点:
①确定利益相关方:明确哪些个人、团体或组织与该决策或项目有利益关系。这可能包括股东、员工、政府、客户、供应商等。
②分析利益诉求:了解每个利益相关方的利益诉求至关重要的。这可能涉及到财务收益、非财务收益(如声誉、社会地位等)、参与决策权等。
③分析影响程度:评估决策或项目对每个利益相关方的影响程度。这可以包括经济影响(如收入、成本等)、社会影响(如就业机会、环境影响等)等。
④分析可能反应:预测每个利益相关方在面对决策或项目时的可能反应。这可能包括支持、反对、中立等态度,以及采取的行动(如合作、抵制等)。
⑤制定策略:根据以上分析,制定相应的策略。这可能包括沟通、协商、妥协等方式,以最大程度地满足各方利益诉求,降低负面影响,并获得各方的支持。

利益相关方管理矩阵示例:

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