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PM信息系统应用案例 某设计院在多项目环境下的资源与工时管理
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PM信息系统应用案例 某设计院在多项目环境下的资源与工时管理

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  导语:
  某设计院自2008年成立,主要从事水系规划、湖库综合治理工程设计项目、河道综合治理工程设计项目,为典型的知识密集型企业。该院把握住了水生态文明建设的时代机遇,紧紧围绕城市化进程中城乡水务一体化与水环境保护的市场需求,承接多个大型项目。由于业务发展太迅速,院里每个设计人员必须参与多个项目,但各专业间工作界定不清晰,项目间存在严重资源冲突。
 
 
01
管理痛点
 
  在多项目管理上存在的问题
  1)单个计划相对合理,但是多项目统筹不清晰,存在资源冲突,导致项目计划执行力差,项目例会并未形成有效对标。
  2)多头领导、多头指令的现象普遍存在,从协调方式上,目前更多的是采取个人的、行政式的协调方式。依靠院领导的权威以及行政权力,导致的结果是,一些院领导比较关心(院领导担任设总)的项目,资源配置好,工作相对容易开展,其他项目协调工作相对难度较大。
 
  在进度管理与资源管理存在的问题
  1)设计标准化与(工时)定额量化工作实施难以开展,项目任务等级与人力资源等级未匹配,造成人员忙闲不等,忙闲阶段不均,大材小用等情况,未形成科学的资源配置;难以实现高效劳动生产率,对进度、质量成果难以有效控制
  2)设计人员认为产值分配制度的激励作用不明显,设计人员与中高层领导完全以岗位系数来考核,太过单一,存在大锅饭与平均主义的通病,一定程度上影响了职工的积极性。
 
02
解决方案
 
  基于调研结果,高登团队提出引入PM信息系统来实现资源与任务之间的优化配置,达到多项目协同高效率工作的目的。
 
 
  建立角色资源库,对人才分类分级
  由于该院在人力资源上存在严重的资源争夺情况,可以基于信息系统通过角色构建企业资源池(资源库)。通过角色实现任务与资源分离,通过角色与技能等级,对人才进行分类分级管理,达到事先计划角色需求的目的,这是资源优化配置的基础。
 
 
  建立WBS,对项目任务分类分级,基于底层作业对角色要求,动态分派人才资源。
  该院原来在项目工作分派上无法事先定额量化管理,现可以通过对项目WBS任务分解后,基于底层作业明确每项工作所需的角色要求。
  各级主管在安排近期计划时,可以基于角色,在所负责专业内的作业可自主分配人力资源。再由PMO主要监控角色资源调配、每周发布工时报告、协调资源冲突、必要时调整项目管理优先级。配置遵循市场原则,即基于效益最大化与效率最大化。
 
 
  建立作业的分派、执行反馈管理流程
  该院在任务安排上总是无法跟踪进度,对执行过程无法掌控。通过引入信息化系统,对项目计划中的作业任务进一步细化,做流程管理。
  在任务分派时明确时间要求,紧急程度,重要性。项目成员可以在系统中自动接收分派任务。
  项目成员在反馈审核时可以进行质量评价,对问题及时做记录,并按周汇总。
 
 
  基于角色负荷分析上的资源调配
  该院因为缺乏对任务的跟踪手段,总是难以了解项目成员的工作安排是否饱满。
  在上述建立作业的流程管理后,可以通过角色资源工时分析来了解。如果存在某角色下一阶段还有没分配到资源的工时,该角色下资源中哪些是最匹配的,且有可用工时的。
 
  基于赢得值分析的绩效分析与评价
  该院想通过引进先进科学的绩效机制来改进产值分派制度,进一步解放设计人员的生产能力,可以在工时管理的基础上基于赢得值分析建立绩效分析与评价体系。基于专业的统计分析:系统可以根据项目的进展,自动统计各专业各阶段的计划工时、赢得值工时、实际工时。基于专业的工时分析:还可以对各专业下人员工时的投入明细进行分析,各作业分别由哪些人员完成,计划工时及实际投入工时都可列出。