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如何做好项目质量管理?
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如何做好项目质量管理?

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项目管理中有三大要素,分别是时间、质量、成本。在进行项目管理过程中,首先是三大要素的管理尤为重要。人们生活中最直观接触的两个概念是时间和钱,所以对于项目管理中的项目时间管理和项目成本管理都很容易理解和接受。

而对于质量,生活告诉我们,有了时间和钱以后再考虑生活品质,所以质量总被放在时间和钱以后才被关注。这种生活中的惯性思维导致了项目管理中的错误观念,项目管理三大要素的管理是不能区分先后和重要程度的,只有三大要素都管理成功,整个项目才可能取得成功。

可以概括的说,对项目的时间管理就是管进度,对项目的钱管理就是管成本和利润。那么,既然对项目的质量管理也如此重要,项目质量管理应该管什么呢?这就是本文想要给大家介绍的,项目质量管理包括项目质量方针和目标、项目质量管理计划、项目质量控制、项目质量保证、项目质量管理改进五大模块,做到这五项,项目质量管理就初具雏形了。

1.制定项目质量方针、质量目标

企业管理中会明确企业的使命、愿景、核心价值观、战略,企业的一切运营也要与这些顶层规划保持统一,包括项目质量管理工作。所以项目质量管理的第一步就是要明确项目质量方针和质量目标,以此来确保整个项目的各项工作是符合企业顶层规划要求的。

项目质量方针通常是一两句简明扼要的短语,俗称口号,应高度概括当前项目希望实现的愿景和效果,比如“树立行业标杆”、“成就精品质量”等等。项目质量方针在符合公司顶层规划要求的基础上,凸显本项目的特点,使人立刻能够感知到项目的重要性和大方向。

项目质量目标是针对项目内容制定的具体合格或成功标准。因项目复杂程度不同,项目质量目标可能会非常简单,也可能会非常复杂,涉及各方面数十项指标。但需要注意的是,项目质量目标的制定应关注项目整体,而不是聚焦于诸如产品质量这样的某个点。项目质量目标至少应覆盖项目时间、质量、成本三大要素的具体成功标准,还应结合企业顶层规划的要求,制定对应的其他成功标准。比如企业关注环保,项目目标则应包含本项目“节能减排”的量化指标。

项目质量方针和质量目标的成功制定,能够确保整个项目符合企业的发展规划,在实施过程中时刻指导项目各相关方的工作方向,促进项目成功。

2.策划项目质量管理计划

如果说项目质量方针和质量目标确定了项目大方向,那么项目质量管理计划就规定了整个项目中质量管理工作的全部细化工作。凡事预则立,不预则废,一份科学有效的计划,就是成功的一半。

通过项目质量管理计划的制定,可以将项目质量方针和质量目标的内容贯彻到整个项目中去。比如为了控制供应商符合质量目标里的质量标准,在项目质量管理计划中设定供应商准入评审,时间点定在采购开始前。那么通过这样的评审,就可以实现对这一质量目标的控制。所以,项目质量管理计划是整个项目质量管理的重中之重。

如何高效策划项目质量管理计划,要从以下几个方面如何入手。

首先,详细分析企业顶层规划、企业以往成功和失败经验、企业组织文化、现有流程、必须遵循的制度和标准。通过分析这些因素,可以快速掌握在项目质量管理过程中应该用什么方法完成什么工作,形成初步项目质量管理计划的框架。

然后,关注并梳理所有关键干系人的核心需求。项目质量管理成功的一条重要标准就是所有利益相关者的诉求得到满足,通过梳理干系人需求,可以确保项目质量计划不遗漏任何关键内容,进而获得最多的支持,有利于计划的实施。

最后,适当使用科学的工具手段。通过财务和非财务的分析工具,可以将一些抽象的项目质量指标转化为直观的量化指标,并有助于项目质量管理计划更准确全面。常用的工具有因果图、流程图、核查表、帕累托图、直方图、控制图、散点图等等。

3.实施项目质量控制

在项目启动以后,直至项目结束,根据项目质量管理计划所实施的各项具体质量管理工作,就是项目质量控制。项目质量控制主要包括发现问题、评估问题、处理问题、确认结果等工作。比如根据项目质量管理计划,在项目首件产品试制完成后,应开展首件鉴定工作。

在首件鉴定过程中,“发现”某外观尺寸不合格,“评估”该问题是因为设计忽略了一项客户需求指标,属于严重问题,“处理”意见是举一反三重新检查所有指标符合性,检查通过后重新试制首件,“确认”该问题以处理完成,并不会再次发生。这一整个过程都可以称为项目质量控制工作。

但是项目质量控制不是无限控制,而是必须基于项目质量管理计划来实施。在何处施加控制?评估问题可以分为哪些类型?处理问题用什么方法?都必须按照计划来实施。如果在实施项目质量控制时发现项目质量管理计划中没有规定的情况,应先完善改进项目质量管理计划,再遵照计划实施项目质量控制。

项目质量控制具有很多成熟的方法和工具,比如评审、抽样、统计、双五归零、FOCUS等等,这都是经过科学验证有效的项目质量控制方法论。在实施项目质量控制时应该充分应用这些科学方法论,避免随意想象,可以更加有效的控制好项目质量。

4.开展项目质量保证

上文提到项目质量管理计划没有规定的情况,这在项目实施过程中频繁发生的话,会严重影响项目各方面效果,拖慢项目进度,增加质量成本,降低项目质量。必须通过开展项目质量保证工作,来尽可能提高项目质量管理效率,减少意外发生概率。

所谓项目质量保证,就是通过审计质量要求和质量控制测量结果,确保采用合理的质量标准和操作性定义的过程。更通俗的解释,就是对针对项目质量工作开展内部审计、二方审计、和第三方审计工作。

项目质量管理是一个吃一堑,长一智的过程,为了避免吃同样的堑,必须反复用智来审计检查。此处的智来源于事业环境因素(政策、法律法规、标准)、组织环境因素(企业制度、企业流程、历史经验教训)、行业标杆经验(行业成功经验、咨询经验、专业审计经验)。将这些智的因素通过审计、过程分析等方法对项目质量管理工作进行检查,发现不合适的部位,形成整改意见,检查整改落实情况,不断促进项目质量管理的工作更加正确和高效,是降低项目质量成本的有效方法。

项目质量保证的开展时机,可以由企业顶层制度设置,也可以由项目质量管理计划设置,可以是定期定点开展的,也可以是不定期开展的,通常会在发生重大质量事故后开展全面的项目质量保证工作,虽然属于事后补救,但也有亡羊补牢的效果。随着项目质量管理水平的不断提升,项目质量保证工作将逐渐从事后补救转移到事前策划,以防范于未然的方式参与到项目质量管理当中。

5.持续改进项目质量管理

这是一项与项目质量保证工作相辅相成的工作,项目质量保证就是为了持续改进项目质量管理的水平,使项目质量管理为项目创造价值。二者不同之处在于项目质量保证是针对项目开展的工作,而持续改进项目质量管理是随时都要开展的工作。因为任何质量管理工作都是没有终点的,只有发展中的进行时。通过持续改进,才能使项目质量管理紧跟时代和企业发展,始终保持最适合的管理方法。

持续改进项目质量管理也是项目质量管理与企业质量管理沟通的重要通道,在持续改进项目质量管理的过程中,为旧项目总结经验教训,为新项目保驾护航,使企业更加深入理解项目,最终推进企业质量管理的不断发展和提高。

项目质量管理不像项目时间和成本管理,具有具体的指标和方法。项目质量管理讲究适配和发展,所以不应该试图制定一劳永逸的项目质量管理制度。在实践中,做到项目质量管理的五大基本模块,只是搭建了项目质量管理的基础框架。要想项目质量管理为企业项目管理创造价值,必须持续分析企业的实际情况,不断改进项目质量管理制度,使其跟随企业的发展而不断发展,才能始终保持适合企业的项目质量管理。