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项目进度管理必知的七大关键工作
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项目进度管理必知的七大关键工作

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项目管理是指项目管理者把各种系统、方法和人员结合在一起,在规定时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作。即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价,管理好项目范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险、采购等,并最终实现项目目标,让利益相关者满意。

在项目实施中,由于受到各种因素的影响,有的任务可能提前,有的可能延迟,某项任务的实际进度无论是快与慢,必定会对其后续的任务按时开始或结束造成影响,进而影响整个项目的工期。

因此,在项目管理过程中,进度管理显得尤为重要。

通常来说,项目进度管理的内容有3个:

(1)对可能影响进度的各种因素的控制。

(2)确定项目的进度是否发生了变化。

(3)对引起进度变化的因素进行控制。

在实际项目管理过程中,项目进度管理的基础工作是对项目进度进行跟踪,了解及掌握项目的实际进度,才能真正做到项目进度管理。

项目进度跟踪,需要注意几个关键点:

(1)制定项目进度计划,是重中之重

项目人员多了,又要了解项目进度,这就要求项目经理做出详细的计划,这个计划必须要明确任务,明确任务的负责人,明确任务的开始和结束时间。

在计划制定时,要尽可能地把任务细分,任务的先后关系定好。并通过对每一位参与员工的工作能力、工作效率等的把握来将任务放到人身上并定下来完成时间。

可以借助P6、Project等项目管理工具,甚至是Excel,无论用什么,这是推动团队能向一个目标努力最为必要的一件事。

(2)明确人员分工,制定与进度计划匹配的人力资源计划

这一步看似简单,却直接关系到整个项目能否正常完成。所以,在项目计划阶段,我们一定花足够多的时间做好项目进度计划,在分解项目任务时,颗粒度尽量细一些,确保分工到人,并确定好完成时间。

项目经理在项目管理软件中创建项目,然后再进行任务分解,确定每个任务的开始、结束时间,再将任务分配给负责人。

以下是计划工程师在P6软件中的分工和任务分解:

(3)优化作业逻辑关系(紧前、紧后),确定工作标准

项目计划从制定到结束,并不是一成不变的,要根据项目开展的情况进行优化。项目组成员间的作业流程,无论是通过邮件还是项目管理工具沟通,在项目启动会上一定要明确清楚。

(4)定期检查项目节点/里程碑

很多时候我们会同时负责多个项目,或是还有很多其他日常工作,如何确保项目正常运行,这需要我们时常检查项目节点/里程碑,及时发现项目中可能的风险。

(5)加强项目成员的沟通

跟进项目是需要细心和耐心,而且要经常与项目组成员沟通,把项目经理要的目标和要求时时传达下去,并让结果及时反馈上来。

项目执行过程中的沟通非常重要,要保项目进度的信息透明。如果甲已经做好某件事,需要乙做另外的事,如果没有沟通,乙可能压根就不知道,这样项目进度就会延误。

有些项目的项目组会定期召开项目进度会,和项目成员同步进展情况,并再次确认各项任务的截止时间。但如果项目组有用到项目管理工具协作和沟通的话,信息比较公开透明,项目进度会就没有必要太过频繁。当然,和关键干系人的沟通还是必不可少的,可以定期核对项目进度。

(6)掌握项目总体进度

经常会遇到这种情况,项目组在同一时间进行不同阶段的工作,这时对于工作进度的把握,尤其是总体进度的把握就比较困难。

如果项目经理使用项目管理工具把阶段划分的很清楚,并且阶段工作量也很明确,而且项目成员也对自己的工作量进行评估的话,那么使用项目管理工具可以很清楚的展示出来,如项目完成百分比、赢得值情况等。

(7)项目团队的激励

想让项目成员工作起来更有激情,只靠冷冰冰的管理制度是没有太大用处的。项目负责人要信任每一位成员,并实时注意成员的工作状态,适当增加成员在执行任务中的乐趣,做得好的一定要及时鼓励,培养成员的积极性和自我成就动机。整个团队有干劲了,项目的完成也就是水到渠成的事了。

项目进度管理是项目管理的一个重要环节,使用项目管理工具可以实时把控项目进度,甘特图显示项目的进度和具体任务清单。对未完成任务、已完成任务进行分类管理,对项目整体进度随时把控,最终完成项目交付。

 

END

作者|高登项目管理顾问,转载请留言联系小编。