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那些顺利推进的项目,都做好了这3件事
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那些顺利推进的项目,都做好了这3件事

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从知道什么是项目管理,到怎么管理一个项目、如何管理好一个项目,到方法论的形成,再到后面一系列项目对方法论的不断实践,每一次的升华,都是一次对项目管理过程的思考和总结,也是一次从量变到质变的过程。

结合这些年不同的项目经历,我提炼了项目管理的三部曲——明确目标、搭建环境、预测未来(见图1)。

图1  项目管理三部曲

第一部曲:明确目标

 
项目经理的一个核心价值,就是要带领团队实现项目目标。所以,项目经理要对目标非常执着。在项目启动之初,项目经理必须要花大量时间去分析和分解项目目标,了解老板及主要相关方对项目的期望。具体来说,可按4个步骤进行。
 

厘清规划

在接手一个项目时,项目经理不要急于马上去做计划,而应该是厘清规划。项目经理和老板当面沟通,了解老板的意图和真正期望,并与其他主要相关方沟通项目的整体规划。
 

分解目标

目标确定了,可能比较宏观,或比较笼统,如项目要在某某时间上线。这个时候要有组织地开展项目工作,项目经理就要把目标正确地分解成工作安排。

我的通常做法是,以终为始制订里程碑计划,并行和串行设计详细的每周计划。分解目标还有很重要的一点,就是可以重点识别和评估不确定性,即可能存在的风险。

 

盘点资源

整体计划出来之后,项目经理需要进一步确定人力资源情况。换句话说,这个目标确定、分解之后,团队是否有这个能力去达成。

盘点资源的过程,也是对相关方进行详细分析的过程。相关方的正向需求转化为目标,相关方的负面需求则转化为风险。在项目管理过程中,项目经理需要重点管理。

 

达成共识

这些工作准备好之后,项目经理召开项目启动会,和团队统一项目目标,并达成团队公约。

第二部曲:搭建环境

 

搭建环境是指根据项目的特点,搭建良好的受控环境。这样可以在执行和监控阶段,重点解决执行力的问题。

我们知道,拍电影有两个重要角色,即导演和演员。演员其实只要按照固定的剧本去演好自己的角色就行,但导演需要搭建一个台子,引导演员演好这出戏。

项目经理和导演的这个角色比较像,要根据老板及主要相关方的期望,明确项目目标并为大家设计一个适合项目管理的舞台,建立项目管理必需的原则、规矩、机制。那么作为项目经理,我是这么来搭建这个“台子”的。

 

立规则

通过召开晨会、双周会,推进项目信息可视化,建立问题反馈机制及版本体验规则,新组建的团队能够保持统一的节奏,快速度过磨合期。
 

明职责

根据系统模块和功能,通过职责分配矩阵,迅速划分清楚各自的职责,让团队成员能够快速在项目中找到自己的位置和角色,避免混乱沟通导致项目出现各种状况。同时,界定清楚职责更加有利于相互间的配合,其目的还是提升执行力。
 

统一目标

同步每日、每周的目标,让团队成员都清晰理解目标。关键里程碑节点重点确认,以此来确保验收节点的准达率。
 

构建闭环

构建闭环是培养团队的自驱力,包括建立并逐步完善适用于团队的研发流程;敏捷快速迭代,拥抱变化的需求变更流程;严格规范,却又灵活使用腾讯敏捷产品研发平台(TAPD)工具,不仅可以让工作状态更透明,还可以通过清晰的状态来驱动团队自运作。

通过搭建良好的受控环境,项目经理不仅可以更好地跟踪和控制项目,保障项目的进度,确保过程的准达率,还可以释放更多的精力,用来提升团队的管理能力,把团队整合成一个目标统一、团结协作、步调一致、执行力强的项目团队,并在整个项目过程中,确保团队的凝聚力和协同性。

第三部曲:预测未来

 

预测未来,即要预判项目可能的风险,做好风险管理,做事前诸葛亮。这是项目管理中的重中之重。结合在项目中预判的风险,我总结并提炼了4个维度——有意识、寻规律、思平衡、定机制,以此来提前思考未来可能发生的情况,预判风险,提前规避问题,为达成目标保驾护航。

 

有意识

项目管理过程中,最大的风险在于项目经理和团队成员没有风险意识,觉得只要做好项目计划,就万事大吉了。项目是需要计划来管着的,但计划并不代表就没有风险。因此,项目经理要在整个项目管理过程中保持高度的风险意识,做扁鹊大哥式的项目经理,提前做好风险管理。
 

寻规律

当有风险管理意识了,我们关键是要如何去识别项目风险。寻规律则是从分解目标和制订计划中,寻找依赖关系预判风险;借鉴其他项目发生过的问题,预测当前项目是否有可能发生问题;分析项目中曾经遇到的一系列问题,总结提炼规律,来规避相类似的风险。
 

思平衡

项目经理需要着重考虑项目四要素的平衡。项目在推进过程中,若某一要素有侧重,则可能会造成其他要素不平衡,从而可能引发风险。

例如,范围蔓延则必然会导致人力资源和时间方面的风险;若主要相关方没被识别出来,或项目经理没了解清楚某些相关方的期望,使得相关方的正向需求转为了负面需求,引发了风险,从而对项目造成了影响。

 

定机制

通过风险管理的四部曲,项目经理制订风险管理计划,那定机制就是与管理层建立必要的沟通机制,让风险可视化,同时管理相关方的预期。

在项目管理实践过程中,提炼项目管理方法论只是开始,并不是终点。明确目标、搭建环境、预测未来这三部曲,是我多年项目管理实践形成的普遍性解决方案,希望对其他互联网项目有一定的借鉴价值。