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如何认真地毁掉一个项目?
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如何认真地毁掉一个项目?

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管理项目是个复杂的过程,计划充当着这个过程的地图,该地图需要回答诸如图1所示的一系列问题。制订一份周密可行的计划是优秀项目经理的能力体现。遗憾的是,计划的管理过程经常失效。

图1  项目开始之前必须回答的问题

 

我们是过度乐观的

 
2003年,我主导的一个团队启动一项新技术的研发项目(暂且称为W项目)。我们向研究院和相关部委申请立项,在开始阶段我们所有人都很乐观,认为2年内可以顺利完成项目。

在高层组织的评审会上,有专家对我们的计划感到担忧。我们极力辩解,项目团队都认为这个专家简直是杞人忧天,甚至是成心找茬。因为他给出项目大概需要6年时间的估计,与我们在开始阶段取得的重大进展的直接体验相左。

我们动用高层做工作,项目最终获得了立项。

2010年,W项目在经历了种种磨难后终于结束!那时,我已经离开了原来的部门,几个主要项目成员也不再负责相关工作,研究院和相关部委对这个项目的热情在漫长的时间里消退,人们都不想再提这件事!

这个令人尴尬的项目经历让我终生难忘,也悟出了三点。

(1)外部专家的预测(姑且称其为外部意见)有着出奇的准确性,极具参考价值。

(2)我们是过度乐观的。

(3)当听到不同意见时,我们坚持了自己的意见(我将这一点称为非理性坚持)。

 

乐观主义是柄双刃剑

 
自信是指个体对自身成功应付特定情境的能力的估价。自信与否原本是描述人在社会适应中的一种自然心境,即人尝试用自己有限的经验去把握这个陌生世界时的那种忐忑不安的心理过程。但我们必须清楚,信心只是成功后的良性情绪,自信不是自大、自傲,过度自信则多是负面的。

在这里,我并非暗示乐观是不好的情绪。大多数最杰出的贡献都是建立在某些拥有大量乐观精神的人身上的,是他们克服了各种不可逾越的困难才取得如此成绩。没有了乐观精神,就没有对工作的坚持,也就很难取得进步。

大量的认知心理学研究发现,人是过度自信的,总是系统性地低估某类信息并高估其他信息,尤其对其自身知识的准确性过度自信,即对自己的信息赋予的权重大于事实上的权重。

在国内,中小型企业能够生存5年以上的概率是35%,但它们的创始人并不认为这些数据适用于自己。调查显示,创始人容易相信他们的事业正处于上升期:他们对“任何类似你们公司”的成功概率的平均估值为60%——几乎是正确数值的一倍。

当他们评估自己公司的胜算时,偏见就更为明显。有81%的创始人认为他们的胜算达到70%甚至更高,有33%的人甚至认为他们失败的概率为零。

我曾经多次询问企业创始人一个问题:企业取得的成绩在多大程度上取决于你在企业的作为?这明显是个简单的问题,人们很快就能回答出来,而且在我所抽取的小样本中,企业创始人认为自己与企业成功的关联度没有低于80%的。即使他们并不肯定此时自己是否成功,这些有胆量的人也都认为企业的命运掌握在自己手中。
 
国内一家企业的老总在飞机上偶遇另外一家企业老总,飞机落地之后,一个500人的部门已经被转手,并在几年后成为国内著名的并购失败案例。大型企业的领导有时会在投资巨大的并购上下很大赌注,他们错误地以为自己可以比该企业现任管理层更好地管理其资产。

MBA二年级的学生会高估获取工作机会的数量和开始的薪酬水平。大多数吸烟者认为,和其他吸烟者相比,他们染上与吸烟相关疾病的风险要小。大多数新婚夫妇认为他们的婚姻会持续一辈子,尽管他们对离婚状况统计数字一清二楚。

心理学研究表明,人们对于计划好的行动结果都会过于乐观,这远不止于项目问题。事实上,一些创业型企业的失败标志着市场需要更有能力的竞争者。每每看到此景,我想到了一个词——乐观主义烈士!他们对经济繁荣有益,但对投资者有害。

过度乐观是一种非理性误区,这样的项目比比皆是。一个实例是,我们每一个项目都会比计划周期更长、成本更高,貌似从未例外! 

在对软件项目进度与成本估算时,开发者对自己工作的估算比现实要乐观。大多数项目实际完成时间超过估算进度的25%~100%,少数的进度估算精确度达到了10%,能控制在5%之内的项目十分罕见。

1997年7月,爱丁堡规划中的新苏格兰议会大楼预计的最高预算是4000万英镑。到了1999年6月,建楼的预算就变成了1.09亿英镑。2000年4月,规划者将“成本上限”修改为1.95亿英镑。

到2001年11月,他们又将“最终成本”预估为2.41亿英镑。这个最终成本在2002年年末的时候又上涨了两次,成为2.946亿英镑。到 2003 年6月,预算又增加了3次,达到3.758亿英镑。这栋大楼最终在2004年建成,最终耗资约为4.31亿英镑。

2002年,针对改造厨房的美国有房者进行的一项调查发现,他们预估的厨房改造费用平均为1.8万美元,但实际上他们最后的平均花费是3.8万美元。

决策者的过度自信,是项目管理中最常见的非理性心理误区之一,其结果是项目分析往往并不能很好地完成,也常表现为对理性分析结果的漠视。

一个不容忽视的问题是,即使一个项目已经临近截止日期且不能如期完成任务,过度乐观还是会导致项目经理做出报告,声称这个项目会像计划中那样如期完成。