搞不定相关方？还干什么项目经理！
发布时间：2022-04-19
有个朋友和小编说，他们公司有一个项目被搞砸了，公司请来一位项目管理专家前来分析下原因，但专家发现整个项目就像雾里看花，“这个项目中，各个利益相关方的想法差了十万八千里，就项目的几个关键问题对主要利益相关方进行了访谈，结果发现他们的回答各不相同！”
专家解释：“在数据和信息不足的情况下给相关方不切实际的预期，项目经理可以在学习研究下”。
说人话就是：“和利益相关方沟通不到位，项目团队缺乏共识，项目经理可以换人做了。”
如果你按时按预算完成了项目倒还好，但如果出了岔子，在利益相关方的眼里你就是失败了，在项目过程中你是否有过这样的惨痛教训？
那么如何怎么确保自己心里想的和相关利益方想的一样，产生共识呢？首先是要了解每个人的预期是什么，为了得到一个清晰的预期，你需要每次都准确地回答这4个问题：
为了每次都能够回答这些问题，需要遵循以下3点：
01确定所有利益相关方
使用工具：团队头脑风暴
与团队进行头脑风暴，通过头脑风暴列出一个所有参与或会受到影响人的清单，头脑风暴是项目管理的一个重要工具，原因有两点：
1、当邀请团队成员参与头脑风暴时，他们获得了一个表达自己的机会，特别是讨论项目重要问题时，他们会有一种受到尊重和被需要的感觉，会使团队成员有做项目的荣誉感。
2、头脑风暴中可以了解项目中的每一个成员，项目管理的一个关键点就是绝对不要有盲区，你越努力去了解与项目相关的人，出问题概率就越小。
因此，通过团队头脑风暴花些时间在判断所有利益相关方上，不仅能让你对主要利益相关方、审批人、决策者等关键人物有准确的判断，同时也能降低项目失败的风险。
02确定主要利益相关方
使用工具：DANCE
项目的结果是否成功，主要是由主要利益相关方来判断的，这些人对项目给予的输入越多，你成功的胜算就越大，那么谁是主要利益相关方呢？
大多数项目经理都低估了这一步骤的重要性，往往只与一位客户、主办者或经理谈话就交差了，他们觉得自己已经对预期有了明确的认识。“他们想要的是这个，我们照着做吧。”但在现实世界中，预期往往是多元的，甚至是冲突的，因此每个项目绝不只有一个利益相关方。
多数人都会受到你所带领的项目影响——这个清单可能会包括项目的主要发起人、发起人的老板、发起人老板的老板、财务负责人（最关键的人物），主要部门的负责人等。
要从你的利益相关方清单中挑选出关键人物，你需要使用一个叫作D. A. N. C. E的工具，我们称之为“主要利益相关方的五道工具”。
前三类往往比较容易判断——做决策、审批或从项目中受益的人，一般就是指对项目预算或审批结果签字的这些人，一定要确保把每个人都列进清单中，不要出现遗漏导致盲区的产生。
相反，我们发现很少有项目经理把后两类人视为主要利益相关方——与项目结果有关联或为其带来能量的人。
这类人对项目的成功有着巨大的影响，但这种影响并不一定在最初就显现出来，他们也许不需要签字或审批，但影响仍是巨大的，他们与项目可谓有着“千丝万缕的联系”，因为他们最终将会从项目结果中受益或被影响。
如有可能，最好让他们从头到尾参与到项目中，这不仅可以平衡其他主要利益相关方甚至公司的意见，也因为他们拥有一定的话语权，能够影响其他人的看法。
需要了解第五类利益相关方——能够为项目带来正面或负面能量的人，你是否遇到过每次谈话都给人带来负能量的人？有时，这只是他们的性格和做事方式使然，你越希望他离开，他越会留下来，这时要采取一些必要的技巧。因为忽视并不能解决问题，你必须“引导”他们。
可以利用其他主要利益相关方来中和他们的负能量，引入一些正能量的人参与到项目中，有了他们的帮助，将会减少很多不必要的冲突，使你能够集中精力与更多利益相关方打交道。
03有效地对主要利益相关方访谈
使用工具：主要利益相关方访谈表
当你列出了所有主要利益相关方的清单，就要尽早地从他们那里得到尽可能多的输入，要彻底地对他们进行访谈，仔细倾听，原则就是“做好铺垫”，需要先听后说，仔细聆听不要打断对方，之后要敢于提问直到你对预期有了完全清晰的认识，前期你得到的信息越多，后面遇到的不确定性就越小。
当你发起项目前，是否对主要利益相关方做过正式的访谈？在和1000多名项目经理朋友沟通，只有25%的参与者给出了肯定的回答，而当我们向没有做访谈的人提问“为什么”时，答案往往大同小异。
其实只要稍做准备，你就能够给主要利益相关方留下可靠的印象，与他们预约见面时间时，要说明访谈的目的以及你的预期。
每个人，特别是主要利益相关方日程往往很紧，他们需要知道参加这件事的意义，需要我们鼓足勇气站出来，说明自己为什么要占用他们的时间。
只有了解了访谈的价值，他们才能够从繁忙的日程中抽出时间来回答你的问题。所以在你预约时，要提到访谈给他们带来的意义，比如：
“我知道这个项目对公司的目标至关重要，为了保证项目的成功，我希望能够从您那里获得尽可能多的信息。”“为了项目能够成功，我希望核实一下我完全理解您的预期。”“您对于项目的成功至关重要。”
同时准备几个关键的问题以便必要的时候来引导谈话的方向，明确在和主要利益相关方短暂的会面中要从他们那里得到什么信息，竖起耳朵仔细聆听就足够了，你的目标就是在项目开始前，充分了解每个主要利益相关方的独特视角及预期。
通过使用下面的主要利益相关方访谈工具，你能够很轻松地破解正确的图像。
在工具中，前面的很好理解，最后的“局限”如何说明呢？你要在这里填上项目的限制条件，根据项目管理学院将其分为六个区域，下面将会列举可能的局限区域。
6个区域范围：需要提供的产品、服务和结果的总量质量：项目特点满足需求的程度
资源：满足要求所需的人力、设备、服务或供给
预算：项目批准的预算
风险：某个不确定事件或条件一旦发生，将会对项目的结果产生影响
时间：产品、服务和结果需要提交的截止日期
局限条件就像是蜘蛛网上的线，当你碰到一条线时，整个网都会受到影响。作为项目经理，你有责任对项目的局限条件进行判断，并请主要利益相关方决定哪些是优先条件。
因为大家都很忙，常常有人问我们能不能简化访谈的流程，答案是肯定的，但要注意！虽然主要利益相关方访谈可以采取一对一或团体访谈的方式，但我们强烈建议一对一的访谈方式，这样可以让每个被访谈者注意力集中地进行充分思考。
然而，我们并不是每次都能够进行单独访谈，而一对一及团体访谈都有其利弊。
一对一访谈的好处在于单独谈话时，你能够了解对方真实的想法，被访谈对象也愿意开口交流，吐露他们对项目的真实预期，弊端是缺乏讨论带来的协同，而且会占用较多时间。
团体访谈的好处是能够比单独访谈更快地获得更多信息，而且如果方法得当，信息质量也比单独访谈更高，这就叫做“协同”，但团体访谈难度较大，每个人都想发言的时候时间往往很难把控，最终只会变成浪费时间。
团体访谈方法：
需要注意的是：项目会引来争论，利益相关方会对彼此以及你做事的方法、项目的细节、费用、资源、时间甚至是项目的价值提出各种问题，但是只要有效引导，可以就这些问题展开丰富的讨论，也可以达到我们的目的。
通过对利益相关方的沟通与了解，再使用工具作为帮衬，相信你的项目成功率一定会大幅度提升～UPUPUP！
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