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EPC总承包项目现场物资管理存在的问题及应对措施
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EPC总承包项目现场物资管理存在的问题及应对措施

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物资是工程项目顺利进行的前提,如果施工现场物资供应出现问题,项目进度便会受到制约,进而导致企业成本加大。本文通过调查发现,在实际操作过程中,多数EPC总承包项目中存在物资供应管理问题。因此,对EPC总承包项目中的物资进行精细化的科学管理成为亟待解决的一个问题,需对当前现场物资管理中存在的问题进行剖析,找到根本原因并采取有效方法解决问题。

 

一、相关概念简述

(一)EPC总承包项目

EPC(Engineering Procurement Construction),即:设计、采购、建造一体化。它是将设计、采购、施工等工作综合起来,以分包方式分包给总承包企业,总承包商对工程的安全、质量、进度和成本全面负责。EPC工程总承包的适用范围较广,包括国有企事业单位的大中型工程项目、市政工程项目(学校、道路)、专业工程项目(园林绿化)等。

 

(二)现场物资管理

所谓现场物资管理,简而言之就是在工程项目建设过程中由项目物资管理部门在项目现场对各种物资设备进行规划、保管、存储、出库以及核算等一系列管理活动。其在EPC总承包项目中具有举足轻重的作用。因为物资是EPC总承包项目顺利进行的前提,且成本为总成本的50%~60%。企业以利益为重,所以想要获取更多利益,实现持续发展,就需将现场物资精细化管理当作入手点。

现场物资管理具有以下几方面的作用:一是降低项目成本,使企业获得更多经济效益;二是做好物资防护,避免或减少物资保管带来的损失;三是降低物资的消耗量;四是帮助企业树立良好形象。

 

二、EPC总项目现场物资管理中存在的问题

(一)管理制度执行不规范

多数企业能够意识到管理制度对工程项目管理具有重要意义,希望通过制订有关现场物资管理制度,约束工作人员的行为,实现降低物资成本。但通过实际走访调查,多数企业的管理制度的执行存在形式化问题。具体而言,EPC总项目较为特殊,涉及工程交接,为保证项目进度,工作人员常常无法将管理制度实质内容执行到位。

 

(二)管理机制不灵活

管理机制不灵活也是现阶段EPC项目实际物资管理运营中的常见问题之一。具体表现为:公司总部采购与项目现场采购界限不清,职责不明,现场缺乏物资需向公司总部申请,导致物资供应与项目进度脱节严重,项目进度因此受到不良影响;或是没有有效的管理机制,缺乏物资全权由现场采购,不利于管控,造成成本的增加。

 

(三)人员素质参差不齐,执行力不足

现场物资管理人员于现场物资管理而言有着重要作用,其素质的高低直接对现场物资管理质量造成影响。而在项目迅速扩张的背景下,管理人员的素质出现较大差异,导致现场物资管理直接受到影响。例如,部分管理人员缺乏责任心,企业制定的管理制度无法对相关管理人员形成激励、约束,使得物资采购管理部分职能无法有效履行。具体表现为:工作中不按规章制度办事,发现问题后不及时进行解决、协调供应商服务力度不够等。

 

(四)质量控制不到位

现场物资管理人员有责任与义务对到货物资进行检验,确保物资数量及质量符合要求。而在当前EPC总项目现场物资管理中,存在对分承包商采购物资质量管理、监控不到位的问题,导致项目工程总体质量受到了影响。具体表现为分承包商为获取更多利益选择以次充好。

 

(五)对分承包商管控不到位

现场物资管理科学化、精细化并非一日之功,也并非总承包商说一句话就能实现的事儿,而是需要长期进行管理、控制。而在当前的EPC总项目现场物资管理中,存在分承包商管控上的缺位。具体表现为:分承包商不愿意听总承包商的指挥、分承包商虚报物资需用计划、分承包商未对现场设备进行防护等。

 

三、应对措施

(一)建立完善的管理制度及流程

就现场物资管理工作而言,包括四个方面的内容:一是到货验收,二是开箱检验,三是仓储维护,四是物资出库。因此,在落实科学精准的现场物资管理时,企业可基于工作人员的职责与义务、现场物资管理工作内容,建立完善、科学的管理制度及流程。就到货验收而言,企业可制定《EPC总承包项目现场物资管理——到货验收细则》,并在细则中明确工作流程及职责。例如,物资到货时,需对物资数量、质量进行检验,数量检验包括漏项或批次不够,质量检验包括材质、物资标识、是否破损等。

 

(二)完善管理体制,细化考核

总部集中采购与现场采购应当进行明确分工,使现场物资管理具有灵活性。因为现场施工难免会出现一些意外,如果欠缺物资只能向总部申请则需要花费大量时间,会导致项目工程进度受到影响,进而降低企业的经济效益。而通过总部集中采购与现场采购的明确分工,可有效解决这一问题。此外,企业还可以书面协议方式确认现场采购物资范围和制度、流程,使其具有紧急物资采购权,以在物资供应不足时及时购进特殊物资,满足物资供应需求。

 

(三)抓好到货验收工作

到货验收工作是现场物资管理中的重要内容,因此,企业需将到货验收工作抓好,从而借助这一措施对物资质量进行有效控制。而在开展到货验收工作时,企业需将物资采购合同、技术协议当作验收依据,并基于此制定相关条款、数据、验收标准等,随后要求现场管理人员与供货商进行交流沟通,以确保其可稳定供货。在物资到达现场后,管理人员需依据验收标准进行仔细核对检查,在保证货物实际质量与标准吻合后再卸货。检查内容包括包装物标记、物资数量、物资规格型号、主要结构尺寸、安装尺寸、设备外观质量、设备及其附件备品备件附属机具数量等。同时,管理人员需将开箱检验记录表做好,并确保开张过程具有影像记录,以实现责任到个人。在确保物资无误后,各方需在货清单、开箱检验记录表上签署自己姓名,并对其进行认真保存。

 

(四)规范分承包商物资管理行为,定期检查

在分承包商物资管理方面,企业可采取按计划领料、定期检查的方法解决。具体而言,企业需基于分承包商交回的生产计划进行物资划分,按阶段进行物资发放,即:预制阶段与安装阶段分别领用不同材料,做到按需领用。为避免分承包商受利益蛊惑铤而走险贩卖总承包物资引入低劣产品,企业还可定期安排工作人员对工程项目情况、物资情况进行检查。

 

(五)加强材料管控

材料成本占项目总成本的40%~50%,企业想要降低工程成本,应从加强材料管控入手。具体而言,企业需严格按照材料控制工程师审批后的领料单发放材料,尽可能确保发放用量在余量范围内。在对项目进行分承包时,企业需与分承包商签订协议,明确超额用料费用由分承包商承担。在项目完工后,总部物资管理部门应进一步开展承包商工程用料的核对工作,如若发现分承包商存在超额用料的问题,便可将超额部分的费用从工程款中扣除。

 

四、搭建和规范管理平台,提高管理水平

(一)搭建管理平台,做好管理策略规划

管理平台对于任何环节而言都是很重要的,即便是现场物资管理也是如此。因此,企业需重视管理平台的搭建,并采用有效措施进行管理。具体而言,企业应根据现场物资管理需要进行岗位设置,明确所需人员岗位的职责与义务等。在物资管理人员到岗后,企业可开展岗前培训,对相关知识及技巧进行讲授,提升物资管理人员的业务能力。企业还需定期组织在职员工进行业务知识的学习,同时不断提高自身素质,使其可基于项目特点将操作细节捋清,并通过与其他工作人员共同合作为工程物资供应提供保障,进而为工程项目顺利交工奠定良好基础。

 

(二)细化管理人员动态量化考核,增强责任意识

物资管理人员在现场物资管理工作中发挥着重要作用。如果物资管理人员职业道德、业务素质较高,有着较强的责任意识,现场物资管理水平就自然会得到提高。因此,企业可通过细化管理人员动态量化考核增强工作人员的责任意识。具体而言,企业可基于物资管理人员实际情况建立绩效考核评价体系,采用相应手段对其工作进行考核评价。通过建立考核体系,逐项分解考核指标,实现对每位物资管理人员考核评价的全覆盖,并对最终结果进行通报。

 

(三)实现与设计、采购环节的有机融合

现场物资管理作为EPC项目管理中的一项内容,其看似独立,但却与设计、采购、施工有着密切联系。为实现对物资的有序控制,有效提高物资管理水平,企业需将现场物资管理与设计、采购等工作进行有机融合。如此,才可借助物资管理为EPC项目的顺利交工提供保障,才可降低物资成本,从而为企业的持续发展提供保障。

 

(四)到货物资全程标识,确保质量可追索性管理

到货物资全程标识的目的在于实现物资质量的可追溯,以便更好地控制其质量,真正做到责任到人。

通常情况下,物资管理人员需在物资明显部位进行相关信息的标注,例如名称、材质、规则型号、色标等。因此,企业应从实际出发制定《标识管理办法》《项目色标卡》等规程与指导性实施方案。具体而言,企业需要求工作人员从以下几个方面入手:一是做好标识,物资到场后对货物规则、尺寸、色标等信息进行后边,确保无误后将其放入仓库,并在明显位置进行物资规则、名称、材质的标注;二是维护标识,定期做好现有标识的维护;三是集中标识,其目的是避免物资误用,同时工作人员需对特殊材质的材料进行单独存放、防腐、领料。

 

(五)采用新媒体手段,实现信息化管理

随着时代的发展,新媒体技术成为各大行业的“常客”,在推动信息化管理的同时减轻了物资管理人员的负担、实现了物资管理的全程监控。因此,企业需将新媒体手段利用起来。例如,企业利用二维码,实现信息化管理。因为二维码的特点是读取速度快、容错性强、保密性高,所以用于物资管理工作中可以进一步提高其管理效能,实现现场物资的全过程管控,从而为EPC项目顺利交工奠定基础。具体而言,企业需建立系统平台开发部门,由技术人员专门针对二维码的应用建立起相应管理系统,并在系统中设置物资仓库、物资质量追踪功能,对物资入库、盘点、复核等工作进行串联。同时,基于二维码的一对一和信息标记功能,管理人员简单通过二维码识别就可以及时更新相关物资信息,并通过二维码简便易行的实现物资信息共享,从而提高管理信息的更新效率和利用率。例如,企业借助二维码信息管理系统可以对物资存放方式进行规范;可借助二维码记录物资到货的相关信息,包括到货时间、检验人员、使用单位等;可借助二维码进行信息快速录入,在减少工作量的同时大大提升信息录入效率、准确性。由此可见,新媒体手段的有效运用可推动实现物资管理信息化,为提升物资管理质量提供保障。

 

五、结语

综上所述,现场物资管理在项目工程中占据十分重要的位置,发挥着重要作用,所以企业需高度重视现场物资管理工作。就目前情况而言,多数企业还存在现场物资管理不够科学、精细的问题,导致项目进度受到影响和制约。因此,企业需采用相关手段实现现场物资管理精细化、科学化。例如,企业应建立健全管理制度及流程,规范物资管理人员的行为,为现场物资管理工作的顺利开展提供保障;健全完善管理体制,细化考核,以解决现场物资管理与物资供应脱节的问题;严格抓好到货验收工作,实现责任到个人;规范分承包商物资管理行为,并进行定期检查;加强材料管控,有效降低项目成本。同时,企业还需搭建和规范管理平台,提高现场物资管理水平。只有如此才可实现现场物资管理精细化、科学化,才能确保EPC总承包项目的顺利交工。