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高登原创|国有企业采购模式创新及实施要点
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高登原创|国有企业采购模式创新及实施要点

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通过采购模式的不断改革保证采购成本受控、保证采购供应稳定、提高企业利润,推动采购业务由操作型向管理型转变,以从根本上提升物资供应管理效率和水平,一直是大型国有企业实现降本增效的重点内容。

 

2019年-2020年开始,陆续出台的《国有企业采购操作规范》及《国有企业采购管理规范》针对国有企业的采购模式在原有的分散采购基础上,进一步明确了集中采购、框架采购。国有企业采购过程中如何选择和使用不同的采购模式,本文将结合前述2个相关规定及当前企业操作实践进行分析,以供企业采购管理参考。

 

一、分散采购(传统采购)

分散采购也是传统采购,往往以部门为单位,采购部门根据需求部门提出的计划采购,一单一询、一单一签、一单一结。

随着企业业务发展和采购量的激增,这种传统采购模式逐渐暴露出其自身的弱点:

(1)采购人员每天忙于询价、比价、谈判、签约和结算等具体业务,重复性工作量大、工作效率低。

(2)采购工作很难看到需求单位的一段时期的总需求,进而无法从总的采购规模和范围的角度去节省采购成本,充分挖掘市场机会。

(3)这种采购方式使采购方与供应方始终处于一种动荡不定的临时性关系之中,很难保证供应的稳定和服务质量,从而最终难以保证物资供应的稳定,一旦遇到供应紧张、运输紧张等特殊情况,物资供应就有被中断的危险,而为了保证供应,企业只好增加库存,这必然带来物资和资金的浪费,增加采购成本。

针对一单一谈、分散采购的种种弊端,企业逐步探索实施集中采购及其实现形式,以提高企业在市场中的资源掌握能力和议价能力,提高工作效率。

 

二、集中采购

1、概念

集中采购指同一企业内部或同一企业集团内部的采购管理集中化的趋势,即通过对同一类材料进行集中化采购来降低采购成本。

 

2、标准规定

2020年《国有企业采购管理规范》对集中采购的规定如下:

(1)企业集中采购管理应包括采购需求集中、供应商集中和组织管理集中。

(2)企业可依据行业和企业特点规定集中采购模式:企业开展区域或专业集中采购时,采购实体应定期发布区域或专业采购物资供应定价规则,确保供应物资低于市场平均价格;企业内各需求实体同集中采购单位签订供货合同,按照市场规则开展物资供应。

(3)需求实体经授权可直接组织集中采购。采购文件应按照潜在供应商供应能力、市场竞争度、采购金额等多方面因素科学合理划分标包每个标包的成交人原则上只有唯一的供应商;唯一供应商难以满足合同需求时,经批准可确定不止一名供应商,但应明确合同份额分配的方法。多个标包的集中采购,采购实体可根据需要在采购文件中约定允许一个供应商为全部标包的成交人,也可限制同一供应商的成交金额或数量。

集中采购包括以下几种典型模式的应用:集中定价、分开采购;集中订货、分开收货付款;集中订货、分开收货、集中付款;集中采购后调拨等运作模式。

 

3、标准解析及企业实践:

(1)集中采购适用条件

①企业集团或跨国公司中能够形成一定规模优势的大宗、批量且标准化程度高的同类货物或服务,比如大批量的生产原材料或战略物资储备等。

②企业采购中的内部关联项目,比如某工程项目中涉及通信系统工程,同时也包含通信设备采购,应打包委托集中采购。关联项目采购不同类别、标准化要求不高,但要求有一定工程或技术属性相关的项目。

(2)集中采购实施流程如下:

①制定目录

②分类实施

③确定方式:

集中采购可以通过招标集中采购,也可以通过谈判或询比等竞争性方式集中采购,直接采购方式没有竞争性,标准将其排除在组合之外。

④分段实施:

集中采购可在一阶段内完成,也可以在两阶段或多阶段完成。

其签订的合同是本约合同。

(3)集中采购特点

①集中采购不适用于小额分散、采购频次较高的全局性资源采购,该类采购可以选用竞争谈判等方式通过定点服务和协议供货的合同方式。确定定点协作单位或供应商,在满足规模效应的同时提高采购的时效性。

②批次集中采购和关联集中采购都属于集中采购,但是采购中应当注意适用条件的区别,批次集中采购的主要目的是降低合同成本,关联集中采购主要目的是降低管理成本。当管理成本的增加超过合同的节约成本,应采用关联集中采购的方式。

(4)企业实践及实施弊端

集中采购相比分散采购一定程度上提高采购管理的效率、降低采购成本。但实际执行过程中,大部分企业的集中采购是一种采购主体的集中,只是在不同时点由多个企业采购变成总部来采购,采购业务的实质分散并没有根本改变。以钢材为例,总部集中采购钢材有上百万吨的需求量,但是不同的企业提报的不同规格数量、技术要求的钢材订单,只是操作主体的集中过程,采购依旧按一单一谈的采购模式按时点开展。这没有发挥采购的规模效益,与供应商的关系依然是临时性的、不稳定的。

 

三、框架协议采购

1、概念:

框架协议采购的目的和着眼点是通过有序的竞争,实现供应链上企业与供应商之间的合作,把供应商的资源整合为企业的资源,实际上就是整合企业外部资源的过程,从而提高企业的自身竞争能力。通过严格的甄选机制,最终确定的主力供应商在行业内具有很强的实力地位和竞争优势,与传统采购模式下“小而众”的供应商相比,能够为企业提供更优品质与更低价格的产品与服务。

在框架协议采购模式下,企业能够与供应商就未来一定时期内的物资需求和供应价格事先达成共识,可以降低企业的采购风险。即使未来出现因外部因素导致的市场价格大幅变动等极端状况,企业和供应商也会基于事先达成的共识,特别是事先约定的价格协调机制,而共同面对风险和寻求解决方法,从而有效降低供需双方单方面面对市场价格波动的风险。

 

2、标准规定

2020年《国有企业采购管理规范》对框架采购的规定如下:

(1)框架协议采购管理内容:采购实体应制定封闭式或开放式两种不同模式的框架协议采购管理制度;管理制度应包括管理模式、目录管理、程序规则、合同范本、确定成交人份额办法、共享范围、绩效考核管理等内容。

(2)框架协议采购可采取两种不同管理模式:“统谈、统签、统付”,由采购实体统一采购后,向需求实体供应;“统谈、统签、分付”,由需求实体依照框架协议的实质内容,与供应商直接签订供货或服务合同。

(3)签订实施合同:采购实体应依据制度规定签订框架协议及其实施合同。当框架协议采购合同有多个成交人时,采购实体应对供应商的份额作出原则规定,需求实体按照综合效益最优的原则同框架协议中最适合的供应商签订合同。

(4)协议成果共享:在同一集团内,已有采购实体采用竞争方式签订框架协议并有效执行的,其他采购实体采购同类采购项目,可不再重新组织竞争采购,直接共享该框架协议结果;协议成果共享范围可通过企业制度或采购文件予以规定。

 

3、政策解析及企业实践:

(1)框架协议采购的适用条件

①对采购“标的”的需求预计将在某一特定时期内不定期出现或重复出现;不定期是指不清楚需要的程度、时间和数量,及采购频次。示例:法律、评估、会计、审计等鉴证咨询服务。

②市场竞争激烈的需要定期或重复采购但数量不定的商品类采购。示例:不止一个来源“标的”的采购:如电力供应。

不止一个供应来源“标的”的采购;也适合估计今后可能会紧急需要“标的”的采购。示例:紧急需要“标的”的采购:如药品,避免使用单源直接采购而导致价格过高或质量低劣的。

(2)框架协议采购组织形式与其他采购组织形式相比,主要有以下特点:

一是适用范围不同。框架协议采购适用于多频次、小额度采购,不适用于单一项目采购。集中采购时效性差,不适用采购频次高的采购;框架协议主要针对重复采购和紧急采购。

二是目标效应不同。集中采购的目标效应主要是降低合同成本;框架协议的目标效应主要是降低交易成本。

三是合同性质不同。集中采购订立的合同签订后成立并生效,供应商风险较小;框架协议订立的协议是预约合同,供应商有一定风险。

四是程序不同。框架协议采购具有明显的两阶段特征,第一阶段由集中采购机构或者主管预算单位通过公开征集程序,确定入围供应商并订立框架协议

框架协议可以有封闭式框架协议和开放式框架协议:

封闭式框架协议采购,强调通过公开竞争订立框架协议,除经框架协议约定的补充征集程序外,不能随意增加协议供应商。开放式框架协议采购,由征集人先明确采购需求和付费标准等条件,凡是愿意接受协议条件的供应商都可以申请加入。

第二阶段由采购人或者服务对象按照框架协议约定规则,在入围供应商范围内确定成交供应商并订立采购合同。

五是供应商范围不同。采用其他采购方式的,一个采购包只能确定一名中标(成交)供应商,而框架协议采购可以产生一名或多名入围供应商。

 

采购模式对比分析

区别

框架协议采购

集中采购

分散采购

特点

适合长期合作,优势互补,可实现以下目标:稳定的合作关系、质量有保证

可以充分发挥规模效益、降低采购成本

灵活

缺点

对供应商能力有较高要求

需要进行大量的需求整合工作

规模效益差、交易成本高

适用范围

多频次、小额度采购的重复采购、紧急采购

①大宗、批量且标准化程度高的同类货物或服务

②企业采购中的内部关联项目

所有业务

实施条件

限定在规定的业务范围内、有具备条件的供应商、双方均有战略合作意愿

公司内部整合项目需求。供应商具有集中采购所要求的的供货及服务能力

/

对供应商要求

满足评价要求

满足评价要求

/

采购

方式

招标,谈判或询比等竞争性方式

招标,谈判或询比等竞争性方式

/

 

 

 

参考资料:

1.中国物流与采购联合会,《国有企业采购管理规范》,T/CFLP0027-2020

2.中国物流与采购联合会,《国有企业采购操作规范》,T/CFLP0016-2019

3.宋情情,《大型石化工程项目采购管理优化探讨》,山东化工,2022年