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高效工作的时间管理黄金法则
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高效工作的时间管理黄金法则

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  对于项目经理来说,每天需要处理的事情千头万绪,是不是总感觉时间不够用呢?既然一天24个小时改变不了,那么我们只能通过时间管理,让自己变得更有效率。小登上次分享的《高效工作的“武功秘籍”》很多读者表示很喜欢,本期继续给大家分享几个关于时间管理的黄金法则。
 
  一、从时间列表到任务列表
  从小我们就被教育,做事要有计划,于是,我们试着早起将当日计划写得满满当当。然而如果每天都需要如此严谨地对待工作和生活,怕是多数人都坚持不下来,不仅每天列计划是个很耗时间的事情,而且对于项目经理来说,每天都有很多临时工作需要处理,要完全按照时间列表来执行几乎没可能,所以要学会从时间列表改为任务列表。尝试着把需要完成的工作罗列出来,做完一个划掉一个。
  高效建议:要摆脱“打乱仗”的工作状态,就要及时记录需要处理的工作,每日的任务列出。想到什么事情要做,及时的将这项任务记在某张便签(或手机便签)上即可。就一两分钟时间,无需事无巨细,也无需作额外的标记和说明,且随时可以增添,完成一件则划掉一件。千万别小看这一步,它会清晰地告诉你一天内究竟干了多少事,有没有虚度。
 
  二、找到自己的高效时段
  我们的大脑活跃程度和精力的聚焦程度在每天的不同时段是有很大差异的,每个人都有自己的高效时间段,你应该先找出自己的高效时间段,这很容易,将同一任务放在不同时间段做下简单测试下就能知晓。
  高效建议:明了自己的高效时间段以后,尽量试着把每日最烧脑或最难处理的工作任务放到这一时间段来完成,以获得最大的时间投入回报率。
 
  三、遵循2/8定律
  每天都会有一些突发和亟待解决的问题,如果你发现自己天天都在处理这些紧急但是不重要的事情,那表示你的时间管理并不理想。项目经理需要学会花最多时间在做最重要的事,而不是最紧急的事情上。
  高效建议:将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,合理的去分配时间。
 
  四、合理利用碎片时间
  除去每天用来处理重要任务的大块时间外,我们其实还有许多被割裂开来的碎片时间。它们就犹如做完衣服剩下的下脚料一样,已经无法再用来做成一件完整的衣服,于是,经常被弃之如敝履,比如等人的10分钟,下班前等着打卡的5分钟等。这些下脚料并非全无用处,我们有一些大块时间才能完成的重要任务,也有一些只需碎片时间就能完成的小任务。
  高效建议:利用碎片化的时间做碎片化的事,例如你可以利用在地铁上、公交车上、厕所内的时间,或是在每项任务之间的间隙,来完成一些碎片任务,例如碎片阅读等,这样就能将时间最大化地利用起来。
 
  五、远离“噪音”干扰
  在日常的工作进行时中,明明工作任务尚未完成,为何你总是会忍不住刷刷微博,看看微信群,翻翻朋友圈?作为一个有好奇心的正常人类,我们很难对“叮咚”的声音充耳不闻,我们很难对闪着小光点的黑屏手机视而不见,我们有红点强迫症,我们有信息恐慌。
  这都没有问题,因为这些都属正常现象,但这种即时获取的快乐很容易刺激你的多巴胺的分泌,让你无法停止。接下来这幕你就很熟悉,不知不觉过了两个小时,除了得到些明星八卦外,啥也没干成。
  高效建议:当你准备开始做一件需要整块时间来完成的工作任务时,请将你的手机拿开,这么做的目的就是让自己保持专注,避免好不容易聚拢的思绪被突然扯断或者分散注意力。
 
  六、降低切换频率
  很多人喜欢在某个时间段同时干两件事,这无可厚非,对于数量不多的多线程处理对于有能力的人来说,易如反掌。但部分人有个很坏的习惯,他们喜欢频繁切换。比如手边放着两本书,先翻开A书看一点,再翻开B书看一点,回头再看点A书,再看点B书……如此循环往复,频繁切换,他们的头就像摇头电扇一般,一直处于转来转去中。频繁切换的最大坏处在于隐性损耗。
  试着回忆在你专心工作之时,被突如其来的事情打断,当你半小时后重新回到电脑前,普通人至少需要5分钟时间的整理才能将脑细胞的触点恢复到之前的活跃状态,这5分钟就是损耗,切换越频繁,损耗就越大。
  高效建议:欲速则不达,尤其在对珍贵的整块时间进行利用之时,与其让切换间隙的损耗白白流失,不如集中力量将一个任务完成后,再去处理另外一件任务。
 
  七、时间挤挤还是有的
  时间的高效利用来源于有效管理,而管理的首要条件就是原材料。既然原材料的总量不可增加,调整不同任务之间的时间分配就变得非常关键。很多重要任务不仅需要工作效率,大量的时间基数也必不可少。
  当我们在准备工作的时候,曾一度怀疑自己是否还能分出这份精力。我的时间早已满满当当,身兼数职的我如何再分身出另一个我?但是只要你有心,依然可以把时间“造”出来。首先你可以用上下班的时间,进行工作的梳理、安排,接着午休的时间也可以抽出一部分,通过阅读来提升自我,晚上睡前也可以抽出半小时对今天的工作进行总结,这样你会发现自己在工作的时候效率会很高。
  高效建议:当一只瓶子被石子塞满,你依然能往里加沙,当它被沙填满,你依然能往里加水。时间就像乳沟,挤挤,真的都会有。
  以上七条时间管理的黄金法则,不仅对于项目经理很有效,其实对于所有的职场人士也是同样适用的。学会时间管理,高效的工作,你也可以做到!