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让“锁在柜子里”的岗位说明书真正发挥作用
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让“锁在柜子里”的岗位说明书真正发挥作用

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  企业编制岗位说明书是一项基本的人力资源管理工作,然而在企业中,岗位说明书到底有没有真正发挥它应有的作用呢?大部分企业的岗位说明书编完以后就被“锁在柜子里”,员工没有看,老板不重视,甚至有的连HR 都忘记了这回事。
  岗位说明书的编写是一项耗时耗力的工程,但为什么花了这么大的力气编制完成,最后却没有人关注呢?说得直白一点,就是岗位说明书在编制过程中脱离了自身的本质需求。
 
  岗位说明书的由来和组成
  明晰职责、界定范围是人力资源管理活动的切入点,编制岗位说明书的前提,就是岗位分析。通过岗位分析使任职人了解岗位的主要信息,对工作的目标、职责和所需要的知识技能形成共识,并使岗位工作的目标、职责以及岗位任职人需要掌握的知识技能与组织的发展目标相联系。
 
 
  岗位说明书以企业的组织架构和部门职责为依据,是企业在进行岗位分析的基础上,编制的指导企业员工工作的说明性文件,是表明企业期望员工做些什么、规定员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇,它是一张对岗位客观描述的画像。
  岗位说明书一般由岗位基本信息、岗位职责、岗位权限、工作协作关系、岗位关系、岗位胜任力资格、工作环境与工作时间特征等其它项组成。
 
 
  岗位说明书的应有作用
  ①作为招聘和内部选拔的依据。快速甄别新员工是否符合公司要求,在招聘新员工、新员工上岗初期及转正评估时,对照岗位说明书,可快速判断新员工是否符合岗位要求。同时,在内部选拔时,用来评估被选拔者是否符合新的岗位要求。
  ②作为定薪、调薪的依据。以岗位职责、复杂度、风险与环境作为重要依据来评价确定员工的岗位薪酬,可充分体现薪酬的内在公平性和激励原则,提升员工满意度。
  ③作为开展培训需求调研和培训效果评估的依据。培训部门可以岗位说明书为参照,来全面评估员工的实际能力和工作表现,员工的现实水平与标准之间的差距即是培训的真实需求。同理,以岗位说明书作为标准对培训进行效果评估,不仅能够量化培训的实际效用,还能促进培训内容的实际转化。
  ④作为企业进行绩效管理的重要工具。绩效即完成工作职责的程度,绩效指标从根本上来源于工作职责。
 
  岗位说明书为什么没有发挥真正的作用?
  ①在编制岗位说明书的时,企业老总不够重视,人力资源部组织不到位,一种情况是由职能部门自行编制完成,人力资源部没有进行规范、修订;另一种情况是由人力资源部编制,职能部门没有深度参与,岗位说明书与实际工作情况脱节。这两种情况都不合理,最终导致岗位说明书不规范、不科学,没有达到成为招聘、培训、薪酬、绩效参考依据的标准。
  ②公司业务发展较快,岗位变动频繁,岗位说明书没有能及时更新,造成岗位说明书与真实情况相差甚远,不能匹配,久久不更新,自然被“锁在柜子里”。
  ③大部分岗位说明书只是简单地对岗位基本信息、岗位职责、任职资格等要素进行罗列,没有明确地指出工作要求和标准,没有阐明岗位间的关系,对于新员工来说,只能看到职责,不知道如何才算达标、企业关注的是哪些核心价值,使得岗位说明书难以直接有效地作为企业绩效管理的重要工具。
 
  怎样改变大部分岗位说明书的现有命运
  ①岗位说明书在编制的时候要下工夫,企业需要充分重视,应先确定岗位说明书模板并组织撰写培训,再由各职能部门编写提交,人力资源部组织修改,最终领导审核定稿。
  ②定期组织审视、更新岗位说明书。需要明确的是当组织或业务发生变化时,都应该及时更新岗位说明书,例如组织结构发生变化、建立新的部门/岗位、岗位新增工作内容、新技术新工艺导入等情况,岗位说明书必然需要对应更改。
  ③以工作目标和工作内容为中心,结合工作实际与工作流程,明确与其他岗位间的内在联系,在编写岗位职责的同时,指明相应的工作标准和工作成果,尽量量化数据。下图为保洁岗位说明书职责描述示例:
 
这样不仅使员工能更清晰了解该如何开展工作,也能更直接地作为绩效管理的工具。
 
  总结
  岗位说明书是企业人力资源管理中一项重要基础性文件,涵盖工作任务、工作关系、工作标准、任职条件等多项内容,是实现“责、权、利”三者之间的合理匹配的基本依据,是招聘、培训、薪酬、绩效的基本依据,应充分重视岗位说明书的编制,真正地让其发挥作用,更好地帮助企业实现发展目标,而不是“锁在柜子里”。