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想要成果被认可,做好汇报很重要!
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想要成果被认可,做好汇报很重要!

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  你是否经历过这样的情景:接手一项工作后,历经千辛万苦甚至加班加点把工作成果熬了出来。自己满心欢喜的拿着它去给领导或客户进行展示汇报,但由于种种原因自己将汇报搞砸了,最后领导不满意、客户不采纳,之前的所有付出在这一刻都付诸东流。这种犹如世界杯错失临门一脚的感觉是最让人痛惜和遗憾的。那么我们如何避免这样的情况发生,答案只有一个:用一场打动人心的汇报获取他们的认可和赞赏。
  好的成果汇报应包含两个方面的内容:一是组织和构建完整且足以让人信服的陈述报告,二是掌握汇报的技术要领和建议技巧以打动汇报对象。
 
  一、让人采信的陈述报告
  陈述报告必须是完整的、清晰的、令人信服的,以向汇报对象传达观点和理念。
  (一)结构清晰、简单明了的报告结构
  1.报告思路要清晰
  陈述报告的思路要清晰反映汇报者的思维过程,汇报者要让汇报对象了解其逻辑思路,并且用通俗易懂的语言将信息传达给汇报对象,使汇报对象能跟着汇报者的逻辑走。
  2.图表信息要简单
  图表越复杂,传递信息的效果就越差,尽量保证一个图表只传递一个信息。图形比文字更直观,但是最重要的一点是简单为妙,不要让视觉冲击了你想表达的信息。
  3.编辑排版要统一
  有了好的报告内容,没有好的编辑排版,那么展示的效果也将会大打折扣。编辑排版是最基础的,但也往往是人们不屑于去做而容易忽视的。在编辑排版方面不要求你做的多么专业和精致,但起码应该格式统一、整齐。
 
  (二)技巧排布、画龙点睛的报告内容
  1.从结论开始
  从结论出发即采用“归纳推理”而非“演绎推理”,有以下优点:①开门见山亮出结论,可以避免因繁琐的展示过程而失去听众;②如果一开始亮出的结论汇报对象已经认同,那么详细的事实数据可以不再细述。
  掌握流程的重点就是,用简洁的语言做简洁的分析,每部分做一个结论,然后应用所积累的多个小结论,导出自己认为绝对正确的整体结论,再以此结论提出有证据做支撑的建议。一开始先报告自己做过的事前工作,以化解对方的质疑,再以此为基础,简要地得出最后的结论。
  2.一个明确的建议
  给汇报对象提出的建议,一个就够了,给多个建议使人犹豫不决;同时,提出的建议要明确,不明确的建议毫无意义。另外,提出建议后要跟踪其实施情况,以确保该建议得到有效执行。
  3.以事实为依据
  通过实地访谈得到详细的信息和数据,再以这些数据信息为根本,适时加以说明,将事实摆在对方眼前。
  4.说明充分条件和必要条件
  汇报时,要注意整体的起承转合,不要过之也不要不及,同时还必须满足说明的必要条件和充分条件。必要条件就是必须这么做,充分条件是这么做更好。
 
  二、打动人心的建议技巧
  要让汇报对象接受解决成果需要与汇报对象之间建立起信息交流和彼此信任的桥梁。
  (一)做好汇报前的准备工作
  1.将演示文稿熟记于心
  演示文稿等道具为汇报提供了很大的方便,但是不能本末倒置,只在道具上用心、追求视觉上的流畅,而忽略了实质内容的逻辑。在汇报前一定要预演、预演、再预演,将演示文稿熟记于心,确保完完整整地传达出我们的信息。
  2.预先打招呼
  一份好的陈述报告不应包含让听众不甚了解的内容。在把汇报对象的所有相关人员召集进会议室之前,要把他所发现的内容让他们先过一遍。在陈述报告前,听一听主要决策人对报告的评论,并将他们的意见融入其中。预先打招呼有助于成果拥护者达成共识,有助于协调汇报对象团体中不同“派别”的分歧,有助于对结论进行检查。
  预先打招呼可以避免令人惊奇的情况出现。主要决策者提及的一些问题常常是汇报者在研究中忽略、但很有可能改变整个结论的关键因素;在大型报告会议之前,事先与汇报对象沟通,讨论有关结论,这会使汇报对象更容易接受提案,用“一对一的方式”与汇报对象交流比在正式场合容易得多;若有人对某个建议提出异议,可以在正式会议前与他协商,并妥善处理,从而确保在关键时刻他会站在汇报者的一边。
  3.根据汇报对象量体裁衣
  要使陈述报告取得成功,那么就必须了解听众,了解他们的背景和偏好,学习他们的语言(他们的思维过程及一些行话)。一个好的框架结构,是可以根据汇报对象的反映灵活自如地调整陈述报告的内容。千万不要拘泥于报告之中,否则,一旦有情况发生,就很难及时调整。
  4.遵循24小时法则
  所谓24小时法则,即在汇报到来的24小时之前完成资料细节的修改和资料的打印、装订等工作,在汇报前24小时内你需要做的只是预演报告、考虑会议中汇报对象可能会提出的问题及解决对策、充分休息以养足精神。
 
  (二)打动人心的汇报技巧
  1.站在对方的立场
  汇报的时候,不能只是照着自己想说的顺序提出建议,而应该根据对方能理解的顺序发言,否则可能因为汇报对象无法理解而中止。
  2.高效的信息传递表达
  在世界知名的咨询公司麦肯锡中流行着这样一种汇报方式:电梯测验。所谓电梯测验即在30秒内清晰准确地向汇报对象解释清楚解决成果。这是因为汇报对象并没有时间去了解整个案例的所有细节,所以在尽量短的时间内使得汇报对象对成果有充分了解和透彻理解。在汇报解决成果时,先做好充足的准备,对项目理解透彻,提炼中心思想,在有限的时间内把项目最核心、最关键的内容讲清楚。如果做不到,则宁愿推迟汇报时间,等能做到时再汇报。
  3.时刻关注对方的反应
  在汇报过程中会发生各种各样的情况,对于这些情况,汇报的对象会有各式各样的反应。及时关注汇报对象的反应,快速的分析导致这些反应的原因,调整汇报的有关事项,将使你的汇报一帆风顺。
  4.收集现场声音
  汇报现场,我们的汇报对象会提出各种各样的问题、建议等,对于这些现场声音,我们应完整搜集并反复的分析,以使我们的成果趋于完善。常见的收集方式便是做好汇报记录,可以是文字的,条件允许也可以录音。
  5.互动式的陈述:
  在汇报过程中尽可能多的设置互动环节,让对方积极参与其中,使对方形成代入感,而不是一板一眼地陈述报告。