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(原创)矩阵模式下项目管理常见问题与企业自我改善方法
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(原创)矩阵模式下项目管理常见问题与企业自我改善方法

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矩阵管理模式下,项目管理会存在多头管理、职责界面不清、多项目资源冲突等很多的问题,在不借助专业项目管理咨询公司的前提下,企业可以采取哪些措施来解决项目管理的问题?

什么是矩阵管理模式

矩阵管理是一种组织结构的管理模式,由专门从事某项工作的工作小组形式发展而来。矩阵管理结构中的人员分别来自不同的部门,有着不同技能、不同知识和不同背景,大家为了某个特定的任务(项目)而共同工作。

矩阵管理模式按照项目进行组织,加强了不同部门之间的配合信息交流,克服了直线职能结构中各部门相互脱节的现象。它同时机动灵活,可随项目的开始与结束进行组织或给予解散。一个人还可以同时参加几个项目小组,这样大大提高了人员的利用率。此外,由于职能人员直接参与项目,而且在重要决策问题上有发言权,增加了参与者的责任感和积极性。

由于以上管理优势,矩阵管理模式成为当前绝大部分企业项目管理的开展形式。

矩阵模式下企业项目管理常见的问题

1、跨部门工作界面职责不清

矩阵模式下,项目几乎涵盖公司所有业务部门,跨部门工作接口不清,职责不明确是几乎每个公司存在的问题。

2、项目和职能工作的界面不清

项目开展过程中,哪些是项目经理的责任,哪些是职能部门的责任?是不是所有项目相关的工作都是项目经理的事情?因为项目界面和部门界面的不清晰,工作中沟通成本增加很多。

3、资源冲突严重、协调困难

矩阵模式下多项目并行,大部分情况下,一人兼多个项目,公司建立项目优先级排序机制以解决资源冲突问题,但往往因为项目计划反复多变而流于形式。

4、项目成本核算困难

矩阵模式下项目成本包含哪些科目,哪些应该计入项目成本,哪些应该职能分摊,没有明确的依据,导致项目成本难以全面预算,项目效益难以评估。

以上企业项目管理的问题反应在项目上表现出问题如下所示:

矩阵模式下项目管理的问题如果要从根本上解决需要做系统的规划,甚至会涉及到企业组织结构及流程的梳理,如果不借助外部咨询将很难推动。

项目管理的能力改善,组织层面是保障,人员是基础,项目是核心,因此如果企业不想借助外部资源,想借助企业自己的资源做出改善,可以从项目层面入手做出改善。从事项目管理工作或学习项目管理知识体系的都知道项目管理中计划与控制是核心,因此借助项目计划模板的优化可以很大程度上解决以上问题。

企业典型项目WBS及计划模板建设

什么是典型项目WBS与计划模板?

典型项目WBS是指选择企业某一类典型项目,借助WBS的分解方法,将该类项目交付所需完成的工作分层展示出来,为项目实施及管控提供依据。结合高登过往咨询经验,装备制造、汽车、研发、系统集成等,几乎所有矩阵模式下企业项目管理推进过程中都开展了典型项目WBS与计划模板建设!

典型项目WBS与计划模板该如何建设来解决项目管理的问题?涉及到典型项目WBS与计划模板的构成要素。

典型项目WBS与计划模板建设有哪些注意事项?

注意事项1:典型项目WBS与计划模板的分层建设

注意事项2:典型项目WBS与计划模板的细化程度

企业初期开展典型项目WBS与计划模板建设,总是希望计划分解的越细致越好,典型项目WBS与计划模板分解的越细致,意味着管理的越细致,但管理都有成本,因此,典型项目WBS与计划模板并不是越细越好。

有几个检验标准可供参考:①管控的界面清晰;②交付物清晰;③可以清晰识别所需的资源;④如果涉及到预算,预算可以很好的分解。

注意事项3:典型项目WBS与计划模板建设遵循PDCA循环的原则

典型项目WBS与模板建设初期一定不要追崇完美主义,先集合工作涉及到的相关部门人员,充分发挥大家的智慧编制一个初稿,然后随着项目的实践,不断优化,不断PDCA才能得到一个可以落地的计划模板。