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原创:如何让项目会议更高效?
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原创:如何让项目会议更高效?

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项目会议已经成为项目经理的一项重要工作内容,它为项目团队成员提供了交换和分享项目信息与观点的手段。但在实际项目工作过程中,经常会听到项目成员抱怨项目会议多,时间长,会议没有结论等。如何去安排和进行有效的项目会议,才能让团队不会对会议抵触呢?

1

明确会议的目的:会议需要解决什么问题

项目工作中,开会对每个项目成员是非常常见的,而且是必须要处理的事情。但项目成员绝大部分挺讨厌项目会议,讨厌的并不是开会这种形式,而是厌恶没有目的或目的不明确、无任何准备、事情议而不决、无任何实效,冗长的会议,诸如此类会议完全没有必要召开,浪费时间和精力,并影响团队成员的积极性。

基于项目会议的情况,可将项目的有效会议分为两大类:决策型会议、讨论型会议。前者必须输出一个明确的决定,如项目评审会、预算审批会,而后者则可能是召集一些人一起讨论问题,共享信息,如晨会、头脑风暴、项目沟通会等。

所以会议发起人在会议发起之前,一定要明确会议的目的,这次会议最终希望输出的结果是什么,是一个决定,还是一系列可行的方案,或者,是需要与会人员关于项目达成某种共识。

2

会前制定好会议计划和规则,并将计划和规则通知相关与会人员

明确开会时间、地点、议题、谁出席、谁主持、谁记录,各部门派来的人必须能拍板,定意见,参与方不是代表个人,是代表部门来决策的,不是来打酱油的。同时还需明确会议相关规则(如不迟到、不早退、会议期间不玩手机、不交头接耳、没人发言时间等要求)。

会议发起人还需提前把会议的背景与目的,议程,希望达成的结果等材料抄送参加会议的各方。会议主持者要预先设想可能的冲突和对抗,想到解决的办法(建议事先和关键同事沟通好,再开会)。

3

按时开始会议,根据会议计划进行会议议程

会议提前30分钟再次提醒相关人员,尽可能让大家提前5分钟到场。会议主持者安排人员在会议开始前10分钟将相关会议的目的,目标,议题的含义和议程纸板文件放置在会议室对应的与会人员位置,供与会人员更快的进入状态,做好准备,带着会议主题,带着问题进行会议。

会议正式开始后,会议主持者说明会议的目的,目标,议题的含义和议程以及会议需遵循的规则,每个人发言的时长等(如在规定的时间与会人未能发表完全部观点,可后续在补充),之后让每个人轮流表达自己的观点,充分表达自己的想法,避免那些不想开口的人,又悄无声息的把问题带回去。然后针对不同意见的要点,引导大家求同存异,达成共识。

会议中会议主持者或关键决策人要主导会议的走向,能在关键的时候或收或放,打断没有重点的废话或过度的发散,或是让关键的人出来充分的表达观点,或是随时把需要加入的关键人员从外面拽进会议。要善于把握会议重要决策的关键时刻和形成决议的关键时刻。尽一切可能把会议引导向高效决策的方向。

会议中严禁交头接耳或开小会,一经发现要毫不犹豫的禁止。头脑风暴一类的会议,经常会出现发散性问题,导致最后没有结论,如发现讨论的议题在发散,会议主持者或关键人要及时组织问题的发散,将议题拉回来。如果出现几次会议由于发散而没有结论,很容易把让团队成员对会议产生反感和抗拒情绪,再也不想参与开会了。

开会的关键往往在最后十分钟,这时会议记录者必须将初步的会议纪要让所有与会者过目,同时会议纪要中的每一项都应明确写出对应的负责人员以及完成时间等,让大家认可,会议纪要最好一结束就发送给与会人员,会议纪要需保证在会议结束后24小时之内分发给与会人员。根据会议纪要,就要形成会后贯彻执行的任务单,这点不允许存在模糊的争议空间,否则等于白开了。

4

准时结束会议

会议开始时可根据会议计划的时间设定一个时间提醒(可以指定会议中某个参与者来进行时间提醒,也可设置铃声提醒),距离会议结束10分钟,可提醒一次,会议时间结束,无论是否讲完,都必须结束会议。

项目会议是必需的,但又不能太多。如果什么事都要开会来解决,就说明工作制度不健全。

5

会后跟踪执行状态

会议的价值在议后速决,决后速行,决议内容、执行人、执行日期要清清楚楚纪录明白,根据决议形成行动方案,并有专人跟踪量化落实情况,形成闭环。

6

总结

关于如何让项目会议更高效,还有很多重要的环节,比如会议时间的选择等等也对项目会议有影响,这里就不一一例举了。

高效的项目会议应该做到以下几点:

凡是会议,必有主题;

凡是主题,必有议程;

凡是议程,必有决议;

凡是决议,必有跟踪;

凡是追踪,必有结果;

凡是结果,必有责任;

凡是责任,必有奖罚;

凡是奖罚,必须透明。

项目经理须记住,好的项目会议本身并不是沟通的终点。项目经理必须通过增加他们对结果的承诺水平,使团队成员遵从他们的承诺。