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原创:996?007?NO!提高项目管理效率才是王道!
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原创:996?007?NO!提高项目管理效率才是王道!

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工作效率=工作总量÷工作时间,这个公式想必大家都知道。从这个公式来看,在工作总量一定的基础上,要想提高工作效率只能缩短工作时间;而在工作时间一定的基础上,要想提高工作效率只能减少工作量。此二种情况,后者相比前者在实际工作中几乎是不可能出现的。

因为在实际工作中工作任务一般是明确的,由此产生的工作量一般也都是相对稳定的,当然采取先进技术、取巧手段等也不是能降低工作量。所以从这个角度来讲,996和007都是违背效率公式的。

对于项目管理工作者,精简、高效、实用才是大家追求至高管理境界。但这又与实际项目工作情况往往不符。比如工期紧张、进度吃紧的时候,作为项目管理者为了顺利交付往往采取的一种通用做法就是要求项目成员加班加点,这时996、007就凸显出了它的价值。在这种情况下,项目管理者往往不再关注效率,而是单纯的只看进度,只要项目往前推就行。

但情况真的是这样吗?前面我们说的这种做法往往是初级项目管理者的惯用做法,真正的高级项目管理者在这种情况下恰恰更关注效率。

还是以刚刚的例子为例,除了加班加点以外稍微有经验的管理者都知道还可以通过加资源、优化项目实施方案等手段达到目的。就拿隧道工程来讲,如果采用人工掘进的方式,就是你再怎么加班加点,掘进进度也不会很理想;但如果换用挖掘机甚至盾构机作业,那么掘进进度将大幅度提升。

从经营管理的角度出发,在大家熟悉的阿米巴经营模式中,其核算报表中有一项很关键的数据,叫做单位时间附加值。其计算公式为:单位时间附加值=经营利润÷投入总工作时间。所以,对于项目管理者来讲,提高项目管理效率降低项目管理工作时间可以获得更高的单位时间附加值。

那么我们如何提升项目的管理效率呢?笔者个人认为可以从以下几个方面入手:

1

制定高效的项目计划

好的项目计划是项目成功实施的基础,制定高效的项目计划无疑是保障项目管理效率的前提。高效的项目计划可以从以下几个方面着手:

(1)高效的项目计划应该符合5W2H法则:即明确项目计划为什么做(明确项目计划的目的)?谁去做(明确项目计划责任主体)?做什么(明确项目计划内容)?在哪里做(明确项目计划边界范围、实施环境)?什么时候做(明确项目计划时间节点)?怎么做(明确项目计划实施步骤、方案)?做到什么程度(明确项目计划验收考核标准)?

(2)制度分项计划优先级,确保从做紧急、最有价值的任务做起。

(3)理清各分项计划之间的接口关系,保障各分项计划之间的协同合作。

(4)预测项目计划风险,合理提出风险应急预案,为计划实施做两手准备。

(5)如有条件,进行计划过程预演,让计划更贴合实际。

2

保障项目计划高效执行

项目计划制定完成之后,若没有强有力的执行,项目计划就是几张废纸。在计划执行过程中应注意以下几个方面:

(1)按计划执行,切忌自由发挥。

(2)执行过程中进一步明确任务范围,防止跑偏,范围蔓延。

(3)严把质量关,做好项目进度与质量的平衡。

(4)高效沟通,信息共享,随时了解项目最新动态。

(5)赏罚分明,对项目成员工作及时反馈。

3

做好项目计划检查与纠偏

当项目团队按照项目计划开展执行工作后,项目经理必须定期进行项目计划执行状况检查。检查的目的在于督促项目成员按照计划执行,在于让项目计划保质保量如期完成。

而且检查就一定要有结果,不能不了了之。没有结果的检查,对于项目成员而言就是走过场,久而久之就失去了督促执行的作用。一旦发现计划偏离,应及时分析原因,找出症结所在,对标调整。计划的纠偏最好早发现早采取措施,切勿抱有只要不超范围、不失控就不应对的侥幸心态。

检查后,应就偏离的项目工作制定纠偏调整方案,及时更新项目计划,确保项目计划能反映出项目的最新最真实的状态。同时,项目经理一定要与项目成员进行沟通,告诉他哪些地方做的好,如何继续保持;哪些地方做的不好,建议应该如何去调整。必要时,召开项目会议,商讨处置方案。帮助项目成员成长,督促计划执行才是管理者最重要的工作。

4

做好项目总结

首先我们要明确一个概念,项目总结是否就是项目复盘?我们都了解项目复盘的重要性,它可以帮助我们重塑项目执行思路,再现项目实施过程,从而发现项目管理过程中自身的不足,吸取项目教训,丰富自身管理经验,提升管理水平。相比项目复盘,项目总结的区别在于,项目总结不仅要总结“自己的优劣势”,还要总结“项目实施过程中各利益相关方甚至竞争对手的优劣势”。

此外,项目总结不一定非得到项目结束后再做,可以日日做,月月做,从而实现小总结,小成长;大总结,大成长。

做到以上几点,便可以做到以计划为准绳,以执行为保障,以检查为督促,以总结为提升,不断发现问题,不断优化,进而提升项目管理效率。