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项目经理如何搞定不同性格的相关方?
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项目经理如何搞定不同性格的相关方?

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1978年,由塞缪尔·休斯顿博士(Dr. Samuel R.Houston)、杜德利·所罗门博士(Dr. Dudley Solomon)和布鲁斯·哈比(Bruce M. Hubby)领导40余位行为科学家完成行为特质动态衡量系统(Professional Dyna -Metric Programs,PDP)理论研发,并创办了PDP研究机构。

该理论根据个人行为特质、活力、动能、压力、精力及能量变动情况,将人群分为五种类型:支配型(老虎)、外向型(孔雀)、耐心型(考拉)、精准型(猫头鹰)、整合型(变色龙),如图1所示。五种类型的人在生活与工作中呈现出不同的性格特点。在项目管理工作中,项目经理如能正确把握相关方的所属类型,了解其性格特点,可以提升沟通效率,高效达成沟通目标。

图1 五种类型的相关方

支配型

支配型相关方是权威的领导者。这种类型的人偏重结果导向、喜欢积极争取,善于面对风险和挑战,而且总是对事情起主导作用。他们善于抓住事情的关键,敢于竞争、敢于承担责任,具有很强的冒险精神;善于解决复杂的问题,分析能力强,习惯用自己的方式解决问题。这种类型的相关方在沟通过程中,不太会关注个体感受,常常会因为目的性过强而忽略其他因素,最终可能会影响目标达成。

那么,项目经理如何与支配型的人沟通呢?

首先,支配型的人极其自信,对于不自信的人他们常常表现出藐视与不屑的态度,所以在与这种类型的人沟通时,项目经理要表现得非常自信,克服心理上的“畏惧感”,否则他们会质疑项目经理的权威性,对沟通内容表示不信服。

其次,支配型的人喜欢直奔结果,当项目出现问题时,项目经理与其沟通应抓住主要矛盾与根本问题,无须强调太多细枝末节,因为过多的解释反而会让他们觉得项目经理在推脱责任。

最后,项目经理在沟通时要将有价值的事情作为重点,简明扼要地阐述信息,提供两三套解决方案,且针对每套解决方案分析其利弊与价值点。

值得注意的是,在长时间与支配型相关方接触后,不难发现他们性格直爽,对事不对人,所以即使与他们发生激烈的争执,事情过后也不必耿耿于怀、放在心上,因为这种类型的人脾气来得快走得也快。作为项目经理只要有扎实的理论与数据做支撑,面对威严的支配型相关方,就可以不卑不亢、思路清晰、有理有据,事半功倍。

外向型

外向型相关方是有效的沟通者。他们通常比较积极乐观,善于表达,喜欢分享自己的观点和想法,倾向于主动与他人交往,影响并说服他人。同时,他们喜欢营造轻松的氛围,善于鼓励和激励他人,思维活跃、创意比较多。这种类型的人在沟通时,面部表情特别丰富,语言连贯有说服力,天生就有好奇心,害怕沉闷,思维方式比较跳跃。而且,外向型相关方倾听力不足,特别是听到别人的观点与自己不同时,他们会急于表达自己的观点,甚至有时会打断别人的话语。

因此,项目经理与外向型相关方沟通时,首先,要重视其人。对外向型相关方的关注度应该放在首位,及时认同并肯定他们,谨慎批评,不要当众立即反驳他们的观点,沟通时应尽量婉转,避免言语刺激,沟通方式要轻松自然,可采用说服、体贴的方式。沟通过程中,项目经理要注意面部表情管理,言语间要给足他们面子。否则即使他们表面勉强接受,但是出于内心的不舒服,也会在其他问题上找平衡。

其次,选择适当时机给予外向型相关方表现的机会。由于他们热衷于人前表达,所以在适当时机可以给他们提供露脸或展现自我的机会,增加其对项目的重视程度和认同感,为后续工作顺利开展铺平道路。

最后,需要特别强调的是,这种类型的人待人热情,有时出于职业习惯或为了赢得好感,会轻易应允一些事情,也极有可能未经确认凭感觉回答问题,所以与外向型相关方沟通确认的事情,需要进行多方确认,切不可单凭他们“一面之词”妄下结论。

耐心型

耐心型相关方是耐心的合作者。此类人性格温和、敦厚,行事稳健,有过人的耐力,与之相处不易发生冲突。这种类型的人具有恒心和毅力,能够通过持续的努力达到目标。他们比较在意组织和人员的稳定性,喜欢和谐的团队氛围。但是,他们很难坚持自己的观点或迅速做出决定,因为他们不喜欢面对意见不合的局面,更不愿意处理争执,而且很敏感,这使他们在集体环境中能够左右逢源。

因此,项目经理在与耐心型相关方沟通时应注意以下几点。

(1)耐心型相关方慢热,适应环境需要一定的时间,喜欢和谐稳定的氛围,不喜欢冲突的环境。项目实施过程中,与他们沟通要多注意时机、环境、节奏,留给他们思考的时间。如果项目经理不认可他们的思路或方案,一定要用比较委婉的方式提出来,切勿直截了当,这样会给他们带来心理压力。务实是耐心型相关方的人格特点,夸大与务虚的言辞,会让他们觉得缺乏安全感,所以真诚是首要的前提。

(2)对于要求耐心型相关方完成的事项,应按计划盯紧,由于其拖沓的性格可能会耽误项目进程,应明确给出工作完成和截止的时间,并在截止日期到来前,适当给予友善的提醒,以确保工作如期完成。

(3)耐心型相关方较为腼腆,在人多的场合则更为低调,尽量帮助他们规避在公开场合表达与展现,如果非要其在公开场合表达,应提前与他们做好沟通,帮其做好充分的准备并建立自信,这是最为重要的一点。

精准型

精准型相关方是追求精准的专家。他们特别注重事物的细节,做事情讲究公开、公平、公正,追求完美,注重专业,对工作要求比较高。同时,他们对自己和团队的要求也会比较高,遵从规则,在乎规范化的行政程序、制度,做事小心谨慎,一般不会轻易犯错,因为他们经常对事物进行不断的监督和检查,具有很强的风险防范意识。

精准型的人是严谨的代名词,项目经理在与其沟通时,应保持逻辑严谨、逐层递进并辅以数据作为支撑,尽量避免要求精准型相关方做出立即的决断。因为他们出于谨慎,一般需要较长时间的全面思考,才能给出答复。

对此种类型的相关方来说,与他们沟通时不适合使用空洞理想的语言,过于热情浮夸的辞藻与语调会令他们产生反感。项目经理对他们提出的问题或意见,须经过缜密的思考,再与其进一步沟通确认。

此外,精准型相关方对于某些问题可能存在过度谨慎与死抓细节的情况,往往会因某个细节而纠结良久、畏首畏尾,项目经理应适当提醒他们抓主要问题,考虑项目时间、成本与建设目标的平衡,不能因细枝末节问题而耽误项目进度。

整合型

整合型相关方是灵活的多面手。此种类型的人适应能力非常强,在新的环境或理念冲击的时候,他们调整适应得非常快,具有很强的整合能力,是天生的谈判者和协调者,具有外交家的倾向,说话得体、计划事情比较周详,倾向站在中立的立场,所以与这样的人沟通很轻松,不用太多讲究沟通技巧。当然,他们既定的目标较容易受到影响和动摇。

整合型的人适应性很强,善于整合内外资源、兼容并蓄,通常以合理化、中庸之道来待人处事。项目经理与这种类型的人沟通时要注意跟他们保持同步,这样相处得比较融洽。项目经理应将沟通内容进行分类,不同沟通内容采用不同的沟通策略,沟通方式与方法避免单一。而且,项目经理要考虑周全,可以从其身边的人了解他们的做事风格。

此外,由于整合型的人多变的性格与中庸的处世之道,他们不会轻易做出承诺,说话会留有余地,一般不会独立承担某项责任,所以与他们确认工作事项或签署重要文件时,应加入多级或多人共同确认,帮助其分摊责任,推动工作进行。

结语

在项目执行过程中,项目经理的重点工作主要体现在沟通、协调与平衡方面。项目经理面对五种类型的相关方以何种策略完成沟通、协调、平衡,非常考验项目经理的能力。

尤其是相关方常常具有两种或多种行为特质,甚至有可能同一个人在不同时间、不同事件表现出不同的行为特质。所以,项目经理要灵活掌握PDP理论,仔细分析各种类型相关方的特质,才能在与各相关方沟通中游刃有余, 迅速达成项目目标。