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项目经理都在用的最简单的高效工作方法
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项目经理都在用的最简单的高效工作方法

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在工作中,您是否也经常遇到这样的场景?

专心工作的时候,经常被别人打断。本来是在做事情A ,又不得不转向去处理事情B,甚至转向事情C。

事情做到一半,想去上厕所、想接开水、想吃零食、想刷一遍朋友圈、想刷艺术微博/抖音/小红书

说好的今晚把报告赶完呢?等会儿,京东上在做活动,我先去买几包纸。满200减100唉,还不剁手?我控制不住我记几啊。

你看,本来正在集中精力做一件事情,做得好好的,却被各种内在或外在的因素打断。

面对这种困境,有没有什么比较好的解决办法呢?答案:番茄工作法。

什么是番茄工作法?

大家如果对时间管理感兴趣的话,那么番茄工作法你一定听过,该方法是由弗朗西斯科·西里洛发明于1992年,在厨房发现番茄钟,并和自己打赌,只学10分钟,不受干扰,由此展开学习的方法。

该方法很简单,只需要记住两点:1.一次只能做一件事。2.把番茄钟拧上25分钟,在这25分钟内排除所有干扰。只做眼前事。

怎样使用番茄工作法?

步骤1——列出“今日待办”清单

拿出一张纸,在纸的顶端写下标题“今日待办”,想想你今天需要完成的活动,把它们全部记录下来,不要考虑重要程度,不要考虑优先级,也不要写出具体做法,只需要写活动完成后的状态。例如:

写邮件给领导

工位整洁

表格统计并打印

给女朋友打电话

你可以将几项小的活动合并到一起作为一个番茄钟的任务,将它们写在同一行。

上面列出的是“今日待办”清单,另外,你还需要列出“活动清单”表格。二者的区别在于:

“今日待办”是你在今天对自己的承诺,只让你看到今天可以达到的目标,所选出的活动应当具有可行性;如果某件事你今天不打算做,就别填进去。

“活动清单”里的内容和数量没有限制,一些锦上添花的事情也可以加进去,不用担心其重要程度。

因此,每天早上,你需要从“活动清单”中选取部分活动,将其纳入“今日待办”,这项策略可以保证你做正确的事情,并全心全意地投入。

步骤2——一个番茄钟,只做一件事

仅仅列出工作清单是不够的,关键在于选择。在当下,你决定进行一项活动,等于隐含着决定不去做其他的事情。将重要的活动放在第一位,并全力以赴,会有一种脚踏实地的安全感。

需要强调的是:在25分钟的番茄钟里,你只能做一件事。或者说,这25分钟是不可分割的,这被称为番茄的“原子性”。但在番茄钟之间,你完全可以重新思考,重新选择。

步骤3——休息5分钟

可以喝水、上厕所、散步、看窗外。

但一定不要刷微博、逛淘宝、刷朋友圈等。因为这种参与性较强的“休息”方式,难以在5分钟结束时刹车;而且很有可能管不住自己,无法及时回到工作状态。更重要的是,它们往往起不到放松的作用,无法让你恢复状态。

另外,这五分钟里,不要看邮件,也不要看新闻,仅仅看一下邮件的主题和新闻的标题应该很放松了吧?然而并不是,你可以试试。如果真要做这些事,可以专门给它们提供一个番茄钟。

步骤4——记录和总结

也许你在工作上花了很多功夫,但是完成的有效活动却很少。为什么呢?可能是因为你胜利完成的25分钟时间段太少。

结束了一天的工作之后,专门对番茄钟做一个每日回顾吧,这样才能持续改善,你也可以把它写到日记里。

该怎样处理中断

现在你已经知道了,在番茄钟内,不应该切换活动,也不应该停止当前活动。

但我们会面临一个重大的问题:中断。面对无法控制的中断和干扰,该怎么处理?

首先,需要接受的是:中断是常态,因为新的需求总是会不断冒出来。

其次,我们需要将中断进行分类:(有以下两种形式)

第一种是自己造成的“内部中断”。是直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事情。

第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你咨询问题或寻求你的帮助,并且等你答复。

最后,我们来分析一下,该怎么处理这两种中断(我需要把它们单独列成一大段)。

内部中断的处理:接受、记录并继续

刚开始番茄钟的时候,会经常遇到这样的情况:开启一个番茄钟,开始专注于一件事情,然后突然饿了;又想起有个电话要打;忍不住逛逛网站;收到邮件后想第一时间回复;甚至还有其他很多随心所欲的事情,这些事情其实跟工作没有太大关系。

面对这种情况,最佳的做法是:首先接受它,然后记录它,然后立即继续你手头的工作,避免真的被打断。

我没有马上打电话,而是把这件事情在“今日待办”的表格下方记录下来(把这件事放在表格里,而不是放在脑子里)。我没有马上去接开水,而是在番茄钟之间的休息时间做这件事。对,就这么做。

对于内部中断,不要太屈服于它的诱惑。

外部中断的处理:具体情况,具体分析

外部中断具有互动性,因为有人正在等你答复。你总不能跟他说:“我正在进行番茄钟呢,等会儿再说”。那也太二了。

如果是回复邮件,发邮件的人不会期待你在25分钟内就回信。你可以专门设置一个或多个番茄钟进行邮件的阅读和回复。

《Getting Things Done》这本书中提到过:如果外部中断可以在两分钟之内完成,那就立刻完成。这么做是因为:两分钟基本上是一道时间分界线。在这个分界线内,你对某些情况进行归档保存所花费的时间,远远超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。如果这个中断的处理只需花费两分钟,处理完后,继续番茄钟;如果处理中断的时间过长,处理完后,要重新开启一个新的番茄钟,别忘了番茄钟具有原子性。

如果有人找你面谈,在不影响结果的前提下,可以请求对方尽量推迟。在对方接受的范围内,尽量往后排,用稍后的番茄钟重新计划这个中断,而不要在当时直接处理。像下面这种句型是经常可以派上用场的:

“要不等一会儿吧?我这边还有点事情没处理完”。

“很急吗?不急的话,我一会儿再回你”

外部中断策略总结:

(1)告知:“我手头有事,正忙。”

(2)协商:“周五再帮你做,行吗?”

(3)计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。

(4)答复:按照承诺回电或答复,不然的话,下次别人就没法信任你了。

谨记:不管是内部中断还是外部中断,请写下来并从新调整番茄钟,不要让它占脑子。

最后一段

番茄工作法的最终目标:成为一个自律、高效、专注的人,并学会克制。

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