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一个项目经理的自述:资源永远少,时间永远不够,需求永远变化!
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一个项目经理的自述:资源永远少,时间永远不够,需求永远变化!

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“资源永远是少的,时间永远是不够的,需求永远是变化的,客户永远是不成熟的。”这话虽然有些夸张,但的确体现了项目经理的真实工作状态。很多项目经理都是技术出身,但懂技术不一定能做好项目管理。

做项目真的很辛苦,常年出差在外,经常没日没夜也没有周末,整天围着项目转。项目经理不仅是个脑力活,更是累人的体力活。

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全方位管理

作为项目经理,我的工作重点分为8个方面:

1.整合管理

为了保证项目有效、有序进行,需要做好项目的整合管理和总体计划的制订和执行,并对变更进行管理和控制。

2.范围管理

为了保证项目繁杂的内容和各个功能得到切实落实,做好范围管理,实施过程中将对范围进行明确、核实,并控制范围的变更。

3.进度管理

为了保证按时完成任务,将加强对项目的进度管理,对所有活动进行定义并对活动进行排序,明确每个活动的历时估算,编制详细的进度计划,并在实施过程中对进度计划的变更进行控制。

4.成本管理

同时,需要明确资源和成本,控制成本并及时配备相应资源。

5.质量管理

为了保证产品质量,加强质量管理,将编制质量计划,配备质量管理人员,采取质量保证措施,并进行相应的质量控制。

6.资源管理

为了保证项目能够稳定进行,明确项目组织结构,明确项目组成员的角色与职责,应配备有足够经验和能力的人员参与本项目,并保持实施队伍的稳定性。同时,将对实施人员给予适当的培训。实施人员将了解并掌握本项目的情况、具有相当的专业技能。

7.沟通管理

由于参与建设的组织和人员众多,将加强沟通管理,编制沟通计划,明确沟通的机制、渠道、相关人员、时间和频率,及时报告项目进展情况。

8.风险管理

由于项目风险大,将加强风险管理,识别风险,对风险进行定性和定量分析,制定应对措施,并对风险进行监控。

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计划很关键

通常,一个项目分为五个阶段,启动阶段、计划阶段、执行阶段、监控阶段和收尾阶段。

启动阶段:明确客户需求,确定团队。销售人员与客户签单后,项目就开始启动。我会与客户面谈,进一步了解客户需求,如公司每天的业务量,员工的软件应用水平等。明确客户需求后,我开始着手项目的组建工作,如项目需要哪方面的业务专家、技术专家,项目所需要的设备储备如何等。

计划阶段:这是项目成败的关键。开始计划项目的时间、进度、成本、质量、团队管理、采购计划、沟通方式及风险计划等。

销售合同规定项目应在40天内实施完成;可是我知道,最少需要60天才能完成。我制订了对内和对外两个计划,安排了详细的进度计划:前10天内分析设计系统;中间40天开发并设计一部分系统,最后10天为安装调试阶段。

进度安排好后,我开始确定项目人选,包括一位懂金融业务的业务专家,一位技术经理,3名系统分析员和几名开发人员,并明确人员分工。成本方面,我核算的成本是2万元/人(包括设备折旧费用、管理费用和各种交际费用等),9个人两个月的成本预计是36万元。由于信息化处理所需要的柯达扫描仪需要从香港购买,我制订了详尽的采购计划。此外,还制订了沟通计划等各种辅助计划。

执行阶段:控制项目进度,随时发现问题、解决问题。这个阶段沟通很重要,通常要关注每个项目成员的工作日志或周报,随时发现问题,沟通解决。比如进度晚了,我会提醒大家注意时间控制,某个程序员这个月报销的费用超支了500元,我也会提醒他多加注意。

监控阶段:与客户沟通要保持顺畅,我会请业务科吃饭,聊聊项目进展和遇到的问题,取得客户理解和支持。

在这个项目中,很多时候,我的一天是这样度过的。

AM9:00,开始工作,花5分钟时间看看项目组成员新发的项目日志。如果有必要,用15分钟给大家开个会,沟通遇到的最新问题。

AM9:30,内部重点沟通。和业务专家就下阶段工作和客户需求进行详细沟通,大约用半小时。

AM10:00,向主管领导汇报工作。

AM10:30,与负责公司项目的销售人员沟通,最近客户配合不太积极,工作拖拉,请销售出面协调一下。

AM11:00~12:00,检查部分编码工作,上网浏览信息。

中午与项目组成员一起吃饭,大家聊聊彼此的工作和生活。

PM1:00,询问采购部门扫描仪何时到货,如果迟迟不到位,该怎么办?

PM2:00~4:30,开评审会,用半小时讲解设计,包括具体的模块和技术应用,总结最近的设计问题,搜集大家的意见和建议。最终,评审通过。

PM4:30~5:30,整理会议纪要,与各部门确认,并安排跟踪。

在这个项目中,我也负责一部分开发工作,但并不是我的工作重点。我的大部分时间都用在与项目组成员或其他部门的沟通上,协调、整合各方资源,达成项目目标。

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项目经理的4种基本素质及8大管理技能

4种素质

1.品德素质。项目经理对外与供应商、客户打交道,对内需要跨部门整合资源,诚信的品德是基础。

2.能力素质。项目经理需要具备较强的综合管理能力。

3.知识结构。如今的项目经理不再仅仅是个技术专家、在办公室画画图就可以,而要具备一般的管理知识,如市场营销、资源管理等;项目管理专业知识;应用领域知识,如IT、金融、房地产等行业知识。

4.身体素质。没有一天只工作8个小时的项目经理。项目管理工作经常赶周期,赶进度,工作起来没日没夜,业内戏称“体力活”,需要具备良好的身体素质。

8大技能

1.项目管理与专业知识技能。项目经理需要制订项目计划、控制项目成本、确保项目质量,需要具备项目管理专业知识。

2.人际关系技能。这是项目经理面临的最大挑战,项目经理对上需要向老板汇报进展,对下需要向项目成员分配任务,对外要与供应商、承包商打交道,耳听八方,眼观六路,需要具备良好的人际关系技能。

3.情境领导技能。项目经理需要不断激励项目员工,努力冲锋陷阵。管理因人而异,需要针对项目组不同成员、不同需求,在不同情境下因需而变。

4.谈判与沟通的技能。无论是与客户还是员工相处,项目经理85%的时间都在谈判、沟通。

5.客户关系与咨询技能。现在的项目经理不仅是技术专家,需要走到客户端,根据客户需求,为客户量身定做项目方案。

6.商业头脑和财务技能。企业目标是通过项目管理实现的,项目经理需要把项目放在整个企业战略中考虑。

7.解决问题和处理冲突的技能。每天项目经理都会碰到无穷无尽的问题,如安全事故,成本超支等,作为项目经理,需要具备较强的应变能力及化解冲突的能力。

8.创新技能。很多项目都是独特的,这往往需要项目经理具备创新能力。

领导团队,多快好省地实现项目目标,这是项目经理发展的关键。

4

项目经理如何发展

作为团队的领导者,项目经理需要不断“造势”,让整个团队鼓足干劲,形成你追我赶、力争上游的氛围。

鼓舞团队的士气(Morale)有激情,使成员们愿意打仗,有不达目的不罢休的高昂士气。

提高团队的效率(Productivity),使成员们会打仗,合理设置项目周期,项目一做就对。

领导团队,多快好省地实现项目目标,兼顾范围、进度、成本、质量,这是项目经理发展的关键。

多——指项目工作范围。项目经理要把项目规模范围界定清楚。

快——指项目工期,尽快完成项目任务是多数人面临的挑战,通常项目完成时间进度越快越好,按规定时间完成是基本标准。

好——项目交付结果质量,项目经理不能因为成本压力、时间期限而牺牲质量,要保证项目技术性能特征和质量。

省——项目成本,在保质保量的前提下,项目消耗费用也是重要指标。

一个业务项目就是一个舞台,给项目经理一个充分展示才华的机会。通常,项目经理的晋升之路可以沿着:项目成员→项目经理→项目总监→运营总监,在技术和专业岗位上不断得到提升。由于项目经理出色的管理能力和过硬的技术背景,不少项目经理往往可以转到业务部门,成为统筹大局的运营总监。

来源|施工技术,如有侵权请联系删除

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