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如何有效的做好工程采购、分包及合同管理?
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如何有效的做好工程采购、分包及合同管理?

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采购管理的重要性

 

工程行业的采购,狭义的采购是指建筑工程材料、工程设备的采购;广义上还包括工程(建设)项目实施单位的采购、工程项目服务等的采购。

目前很多管理规范的企业都设置了专业的采购管理部门,有些企业的采购管理部门既做狭义的采购、也做广义的采购。有些企业将工程(建设)项目实施单位的采购、工程项目服务等放在工程(项目)管理部门里面。不管其采购的组织机构如何设置,其管理的职能是一样的。

本文站在广义的工程采购的视角,和大家探讨有关工程采购。采购是工程项目成本控制的源头,工程项目大部分的成本是在采购阶段确定和实际消耗掉的。

2

采购的方式

 

一般来说,所有的采购都采取公开招标、邀请招标(《招投标法》规定的招标形式)的方式确定。当然也有采取非招标形式采购的,包括:1.谈判采购;2.询比采购;3.竞价采购;4.直接采购;5.框架协议采购。(《招标采购代理服务规范》规定的非招标形式)。

为什么采购要以招投标的方式进行呢?而不是直接指定对应的单位呢? 

第一,这是基于我国的建筑市场法制化、规范化管理的要求。

最新的《中华人民共和国招标投标法》(2017年12月28日起施行)第三条明确规定:

在中华人民共和国境内进行下列工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购,必须进行招标:

(一)大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目;

(二)全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目;

(三)使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。

前款所列项目的具体范围和规模标准,由国务院发展改革部门会同国务院有关部门制订,报国务院批准。

法律或者国务院对必须进行招标的其他项目的范围有规定的,依照其规定。

第二,通过招标,可以使工程造价更加趋于合理、便于发包方有效控制;

第三,从发包方视角看,可以选择到合适的或自己想要的合作单位;

第四,招投标制有利于规范价格行为,遵循公开、公平、公正的原则,有利于采购从业人员的廉政廉洁,可以有效遏制建筑领域中的腐败现象。

业主在选择对工程项目进行发包的时候,一般采取公开招标的方式;工程总承包方在选择工程分包单位时(施工单位、设备材料供应商),一般会根据采购金额大小采取邀请招标或非招标形式。当然还有些特定的具有唯一性、专利性的供应商采购还可采取单一来源采购等方式确定分包单位。

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采购的管理

 

采购的管理分两个层面:一是公司管理层面,二是实施操作层面。

1、公司管理层面

(1)首先要建立采购管理体系,作为指导采购工作的规范性文件,其中涉及到采购的流程、职责分工、合格供应商库的建立、长名单的选择、短名单的确定、招投标程序等内容。

(2)企业层面要需要构建合格供应商库。

为什么要建立采购合格供应商库?合格供应商库的建立是工程采购管理的基础性工作,是为了保证采购行为的合法、合理性。以工程总承包项目采购为例,在实际操作中,大多会选择邀请招标的方式。我国《招标投标法》第十七条规定:招标人采用邀请招标方式的,应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。

而在选择投标方的时候,为了避免暗箱操作、符合国家的相关审计要求,同时也为了保障发包方的利益。在选择的时候,需要对投标方的制造能力、装备、人力、业绩、信誉等进行审核,而这些工作可以通过建立合格供应商库解决,从而提高快速选择合适、合格供应商的工作效率。

合格供应商库的建立,必须严格进行资格预审、考察等,如遇发包方指定的和/或首次合作的,也要严格进行资格预审、考察,审核合格的方可纳入。合格供应商的管理是动态的,有配套的淘汰机制,在业务活动实践中发现有新的适宜的合格供应商,应及时补充,每个工程项目结束后,要对施工单位、设备材料供应商进行评价;发现有信誉、能力下降的原合格供应商,应从合格供应商名单中删除。

(3)“长名单”的选择。合格供应商库建立后,在实施某一项施工分包、设备材料采购工作时,可以快速的在库里面选择对应的合格供应商。

(4)邀请招标的对象,也即俗称的“短名单”,必须来源于“长名单”,供应商长名单通常可能达到十几或几十个,而短名单一般为三到五家。

通过以上合格供应商库的管理,可以减少不必要的支出和采购管理部门的工作量,提高采购效率。

(5)招标的程序一定要合法。在采购过程中公司的招投标委员会、纪委等还需要全过程参与监督,以保证整个招投标过程的合法性,同时也规避了公司的风险。该走的程序、该有的资料,必须要有对应的文字记录,避免低级错误的出现,这也是审计规范的需要。

2、实施操作层面

2.1 设备材料采购

(1)在采购工作实施过程中,采购人员除了要熟悉整个招投标流程外,还要适当的了解设备材料规格、技术要求、行业规范等等,否则他很难将技术要求传达给供应商。

(2)对于重大设备材料,采购人员还要做好现场的监造及检查工作,以保证质量、到货期。

(3)材料到场后,要做好四方(分别是业主方、监理方、总包方、分包方)签证交接等工作。

(4)关键设备的安装、调试。采购人员与技术人员要做好与设备厂家的沟通问题,必要时应要求设备厂家免费上门指导维护;过程中,现场施工经理要配合做好设备的复核及监督工作。

2.2 施工分包采购

(1)重点做好分包招标标底价的编制。工程经济人员要熟悉和了解项目所在地的工程建设标准定额。工程分包招标标底属于公司机密,要做好保密工作。

(2)招标文件编制完成后,必须组织进行评审,以便于准确的把握相关技术和商务招标条件,避免错漏项。笔者参加过很多项目的招标、评标工作,很多招标文件漏洞百出,导致分包方报价不均衡、不合理,也不利于准确的通过评标选择合适的分包商。

(3)确定合适的合同计价方式。是采用固定总价、固定单价还是混合计价方式等。需要根据自身的管控能力以及项目的特点来选择。

4

采购合同的管理

 

比较成熟的公司,都会形成标准化的合同文本,一般按照标准合同文本来进行合同的签约。

1、合同谈判要注意分技术谈判和商务谈判,要注意双赢、合理的工期、合理的费用等原则。

2、合同评审要注意各个部门都要参与,市场经营、工程(项目)管理、技术、质量安全、财务、法务等,都应该站在各自的视角进行评审,并提出意见。

3、合同实施要注意变更、签证和索赔管理。所有的变更、签证一定要走公司的审批流程;合同索赔分为工期索赔、款项索赔,索赔也有很多技巧,有句话叫“索而不赔”,后续有机会再和大家深入探讨。

4、注意在合同中约定进度里程碑节点,根据节点付款。同时设立对分包商奖罚的条款,一般奖罚对等,如提前一天奖励多少、延迟一天处罚多少,最多多少金额封顶。在实施过程中项目部要注意文档资料的收集整理,为奖罚做好资料准备。

5、还要注意在合同中对QHSE条款进行约定,做好现场的防护措施及文明施工的管理要求;以及对现场人员的违章处罚措施等,都需要在合同中约定,否则现场总包方对施工分包方人员违章处罚没有依据。

以上是笔者在工程采购、分包及合同管理的实际工作中的一些感悟,希望对大家的工作有所帮助。