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如何保障企业业务流程的落地实施?
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如何保障企业业务流程的落地实施?

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流程管理可以大大提高企业的运行效率,让企业的各级管理者和操作者知道“如何正确地做事”,很多企业都进行过自身业务流程的梳理优化,然而在流程落地实施的环节却常常碰到问题,今天笔者就通过咨询项目的实践来谈谈如何保障企业业务流程的落地实施。

流程落地实施的思路:执行+持续改进

当企业自身或者联合第三方咨询机构完成流程的梳理和优化后,要做的第一件事就是流程发布,一旦流程发布,首先应该按照流程无条件执行,流程就是标准。华为公司在实行IPD流程改革的时候,任正非就曾提出“先僵化,后优化,再固化”的管理改革创新理念,这里的“先僵化”并不是真正的“僵化”,核心思想是先坚定地执行和落实,而后再优化。无条件执行说起来容易做起来难,要真正做到,还需要企业管理者注意不仅要强化责任、纪律意识,更要以身作则,尊重流程。

除了执行,还要参照PDCA模型,持续优化。企业在推行流程落地的过程中,可以设置一定的试点运行期,在试点运行期间充分的暴露问题,不断修订和完善流程。

同时,企业内外部环境在不断变化,如果业务指导规范还停留在过去的状态,就会与实际业务越来越远,业务人员对流程会持怀疑态度,给流程管理带来灾难。《超越再造》“流程的胜利”中提到的,以流程为中心是一场持续的革命,要与不断变化中的企业环境的要求相协调,仅仅是一次的改进,即使是显著的改进,也没有多大价值,所以一定要保证业务流程的持续改进。

流程落地的四大保障措施

1

组织保障

建立组织层面的支撑,实行分级管理,流程想要落地就一定要强化责任。首先,流程离不开必要的组织结构的支撑,业务流程再造需要组织结构做出对应的调整,组织结构的调整应该以主营业务为线索,并加强组织中横向流程连贯。

其次要设置流程管理团队,肩负起监督公司业务流程运行情况、推动和协调公司业务流程的持续改进等职责。

下图为某公司的组织结构调整和流程管理团队设置。其中将所有业务流程管理者组成了一个业务流程管理团队,设置流程管理总监,流程管理总监直接向总经理汇报,企业赋予相应的自主管理权。不同的业务流程设置专门的流程经理一职,业务流程经理可以由部门经理兼任,负责推动该类流程执行,以及组织该类流程的持续改进和修订。

2

考核体系的保障

有考核,有激励,才能达到理想的流程落地效果。首先设置流程业绩指标(PPI,流程业绩指标是反映某一业务流程运行效率的指标,用来对流程进行监控,一个业务流程可以设置多个流程指标。比如产品发货流程,就可以设置缺发错发比率、运输周期满足率等指标。记录流程业绩指标,通过指标可以看出该流程的执行情况。

其次,对流程执行者设置关键绩效指标(KPI,通过KPI及其考核标准的设定,使员工明确流程中的工作标准和要求,加入到员工的月度或年度绩效考核中,引导员工按标准完成流程中的相关工作。

3

信息化系统保障

业务流程能在信息化系统上实现运行的,才说明流程可以真正地固化下来。

需要注意的是信息化建设不能与流程管理脱节,需要推进以流程为导向的信息化建设,让信息化为业务流程运营提供支持。同时要注重信息化平台的选择,结合本公司的实际情况选择相应的平台,要考虑到后期方便修改,自身具有运维能力,将各模块业务流程固化于信息系统中,并将各信息系统之间用接口相连接,真正做到无缝连接,提升运营效率。

4

流程文化保障

任何的管理方法或工具箱落地生根,必须与公司文化有机结合起来,所以流程文化是重要的保障。加强公司流程文化的打造,可以聚焦以下几点:

①公司总经理重视并示范,大力支持流程的落地推动;

②客户意识的打造,强调端到端的流程,让员工明白流程的最终目的是为客户创造价值,一切以客户为中心;

③加强跨部门的合作和团队精神,明确自身岗位在流程中职责的同时,加强配合、沟通和协作;

④能力的提升,流程并不能解决所有的问题,纵然有流程,但肩负流程活动的人的能力也同样重要,各个岗位要注重加强能力的不断提升,更大程度地创效。

以上要点可以结合流程培训、组织月度学习交流会、开发与流程管理相关的系列主题文化活动、先进事迹表彰等活动开展,打造流程文化,文化一旦形成,相信流程落地也将真正达到。