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丁荣贵教授:以项目化方式为疫情防控提供科学管理手段
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丁荣贵教授:以项目化方式为疫情防控提供科学管理手段

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战疫情·管理学者有话说 

山东大学管理学院 丁荣贵教授


 

《以项目化方式为疫情防控提供科学管理手段》

  在本次新冠肺炎疫情防控过程中,人们容易重视医学专家的作用、容易重视政府官员的作用、容易重视民众精神的作用。但是,如果科学管理的作用没有得到应有的重视,医学专家可能会因为干扰太多而不能把有限的精力集中到其擅长的专业领域、热情的民众可能会因为惊慌失措而造形成“乌合之众”现象、社会资源可能会因无序调配而低效地耗散、政府机构可能会因为权限不清而贻误时机、官员可能会因为无从着力而备受指责,人们主观上的奉献精神在客观上会造成低效的“积极怠工”现象甚至是次生灾害。

政府的机构设置和职能分工主体上是面向平稳社会的,当疫情突然爆发后,需要迅速重构,职能和权力边界需要打破、角色责任需要重新分配,这种日常运行中行之有效的条块分工方式反而会使整个社会陷入“盲乱”状态,要解决这些问题,完善国家治理体系、完善医疗保障制度等“远水”解不了“近渴”,实行项目化管理则是行之有效的科学管理方式。

项目化管理是指根据疫情发展而启动一个个目标明确的项目,建立临时性管理规则,并由临时性的项目负责人来统筹负责完成的管理方式。

其主要做法和作用包括以下几点:

 1 

建立流程化的项目化管理系统

管理责任范围不清而造成管理角色缺位、错位和不到位是疫情防控过程中常见的、也是直接危害最大的混乱现象,根据不同场景,以流程而不是职能分工来调动资源和分配角色是项目化管理的特点。

各职能部门都为动态的流程服务而不是为稳定的职能服务,官职不分大小只按角色分工,这样可以打破官本位和习惯的上下级指挥链条,实现“让听得见炮声的人指挥炮火”。

以明确的流程图代替常规的文字性的通告和各种协调会议,人们能够直观、迅速理解自己的工作责任、工作状态,从而避免因工作接口不清而造成的扯皮现象、因指挥链条不清的层层上报而贻误时机现象。流程图就像作战地图,直观、明确、透明,而且容易针对事态的发展进行调整并容易看清调整后的影响。

流程图中的每一项活动都分配到不同的部门或人员,形成任务-责任人之间的责任矩阵,简洁明了、责任明确、配合机制清晰。从国家部门到省、市、街道有不同详细程度的流程和责任矩阵,而项目负责人就是流程执行的负责人,也是目标达成的负责人。在不同项目之间需要设立协调机制和协调人,以打通流程之间的联结。

 2 

建立启动和终止机制

项目化管理是临时性管理,有明确的起止时间。建立有效的启动和终止机制,不仅能够及时有效开展疫情处置工作,也可以公平对待和保护我们的官员。

党培养一位干部不容易,如果因科学管理方式的缺失而让一些官员承担责任不仅不公平也于事无补。发布和终止疫情的通知,官员需要做出很多超出其职能权限以外的决定。层层上报,不仅耽误时间,到高层后同样面临权限范围的事情。

这种金字塔式的结构在平时很有效,但在有疫情时需要建立超扁平的应急启动机制,不仅要授予他们足够的决策权限,也要给他们足够的安全感。这种机制不仅需要组建由多领域专家组成的各种应急委员会,还需要利用大数据建立疫情防控“兵棋推演”系统。

这种系统至少要包括两大部分:

一是反映疫情(受感染人群)、舆情(社会民众)、责任(处置人员)等与“人”有关的复杂社会网络分析系统;

二是反映物资资源、防控状态、防控措施等与“事”有关的系统动力学网络系统。这两个系统的互动关系将能够反映疫情防控系统的演化情况,根据这个系统与应急委员会的互动,才能够作出疫情防控和终止的决策。在目前没有完善智能化推演系统前,可以采用计算机辅助的人工“兵棋推演”方式。

 3 

 建立项目化的激励机制

疫情防控期间,很容易出现激情式的“头疼医头、脚疼医脚”的激励机制。疫情终将过去,针对疫情防控开展的管理具有时效性,在项目化管理结束时,有一部分工作机制可以纳入常规管理,另一部分则是下不为例。

项目化管理期间的主动或被动奉献是必然的,在项目化结束后应该给予这些相关方和公众一个交代,不要“占了便宜不认账”,以避免不合理的长期奉献,这样才能在下一次应急时能够再次激活人们的公众和奉献意识。

项目化管理期间行政体系的打破和项目化结束之后行政体系的恢复与改进需要综合考虑,有些适合应急期间的人才、指挥风格等在日常工作中可能会产生弊大于利的后果,应建立针对特定目标任务的一次性奖罚机制和对未来激励的荣誉认可机制,避免走向极端而对稳定有效的行政体系造成破坏。

疫情防控应急响应是一个特殊的系统工程,在这个系统中有冲锋在前的前台英雄也有提供有效敏捷后援的后台英雄。对两者之间激情式激励和激励力度的极度失衡将会使人们生成投机心理、不安全心理和新的社会不公平现象,会对后续的社会日常运行造成不利影响。



疫情防控只是处在VUCA(易变性、不确定性、复杂性和模糊性)的社会环境下的一种形态,随着突发事件的频发(如战争、地震、火灾、台风、海啸、骚乱等),项目化管理机制将成为政府日常管理的重要补充和国家治理的重要组成部分。