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【原创】如何降低采购成本,找到与供应商双赢的办法?
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【原创】如何降低采购成本,找到与供应商双赢的办法?

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采购成本占企业经营成本中很大的一部分,一般在40%~75%之间,目前有研究表明,每降低采购成本1%,对企业利润增长的贡献平均在10%以上,所以控制采购成本对企业很重要。那么企业相关采购人员应如何进行采购成本控制与管理呢?

第一,要熟知在采购活动中有哪些成本构成了采购成本,并充分掌握采购活动的“5R”原则

采购成本主要由商品价值、物流费用、维护费用及与采购相关的内部管理费用等组成。通过采购成本的主要组成我们可以看出有些成本是看得见的,即比较容易分析出来或者可以直接从财务报表中得出的成本(比如商品价值);有些是看不见的,即较难分析或易被忽略的(比如物流费用、维护费用及与采购相关的内部管理费用等),所以将此两类成本划分为“显性成本”和“隐形成本”。

采购活动的“5R”原则主要指在采购活动中要遵守最适当的总成本(Right cost)、最适当的时间(Right time)、最适当的质量(Right quality)、最适当的数量(Right quantity)、最适当的地方(Right place)的原则,就是在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处买回所需数量商品的活动。采购必须要围绕“价”、“质”、“量”、“地”、“时”等基本要素来展开工作。

第二,要对供应商的商品成本的构成结构进行分析,并能识别出供应商对该商品的定价方法

公司或项目在采购某件商品或零部件时,应大体分析影响该商品或零部件供应价格的主要因素,主要从内在因素及外在因素的影响进行分析,内部因素即商品的成本结构构成,其主要受生产要素的成本影响,如原材料、劳动力价格、商品技术要求、商品质量要求、生产技术水平等;外部因素即商品的市场机构,其主要受经济、社会政治及技术发展水平的影响,具体有宏观经济条件、供应市场的竞争情况、技术发展水平及法规制约等。

这里需要注意的是商品的市场结构会强烈影响成本结构,而某一供应商的成本结构不会对市场结构产生影响,有些商品的价格几乎完全取决于成本结构(比如家具),而另一些则全部依赖于市场(比如石油、各类矿石等)。

当对供应商品或零部件的成本结构清晰后,再结合供应商的特点、商品的特性及市场的需求识别出供应商对该商品的定价方法,以便能准确判定供应商的报价是否合理。供应商的定价方法主要有以下几种:

1.   成本加成定价法:当卖方市场或供不应求的情况下可行;

2.   目标利润定价法:以利润为依据制定卖价,通过盈亏平衡分析确定;

3.   采购商理解价值定价法:消费品尤其是名牌商品,工业品如设备的备件;

4.   竞争定价法:用于寡头垄断市场;

5.   投标定价法:用于拍卖行、政府采购,也用于工业企业如建筑承包、大型设备制造,以及非生产用原材料(办公用品、服务)的大宗采购。

第三、要求供应商提供产品或零部件的报价清单明细表,并对报价清单进行分析,识别出报价清单中不合理的单项,以便在价格谈判阶段要求供应商降价

在实际采购中,目前仍有很多供应商仅提供报价总额,不提供具体的报价明细表,怎么样得到“采购的产品的价格明细表”呢?主要有以下方式:

1.   报价是要求供应商附上成本结构,否则不予考虑;

2.   向供应商主管索要;

3.   告知其他供应商已提供成本结构;

4.   如果得不到全部资料,至少要知道直接物料与直接人工费用的比例;

5.   从同行业中探听;

6.   从成本模型估算。

当拿到具体的报价清单明细表后,具体应该分析哪些内容呢?分析的内容主要有:

1.   报价的项目是否齐全?

2.   成本结构是否合理?

3.   是否有恶意低价?

4.   是否有现金折扣/数量折扣?

5.   费用摊销(工装模具等)是否符合约定?

6.   付款期是否明确?

7.   交货期是否明确?

8.   最小订货量是否有要求?

9.   交货状态是什么?

10. 是否有质量担保?

11. 报价有效期是多少?

12. 是否是最终报价?

对供应商的报价清单进行分析主要能产生如下几点效益:

1.   事先能判断供应商的报价内容有没有错误,避免造成将来交货的一些纠纷,确保供应商所附带的任何条件均可以使我们能接受;

2.   将不同的报价基础加以统一,以利于将来比价议价工作;

3.   培养采购人员的成本分析能力,避免按照总价来谈判产生价格的一种缺失。

第四、掌握一些降低采购成本的策略

1.   做好需求分析

所谓需求分析就是要根据企业的需求历史、或者生产计划等进行统计分析,找出他们的需求规律,根据需求规律预测下一个时期的需求商品和需求量,从根本上弄清楚他们需求什么、需求多少,什么时候需要的问题。

采购部门根据需求分析为依据,结合需求变化和订货提前量的大小、精准确定订货点、订货批量、最高库存水平等,能兼顾满足库存需求和库存成本控制,从而确保采购物资适合、适量、适时、尽可能的降低采购成本。

2.   实施集中采购或联合采购

集中采购是指企业或集团企业内部的集中化采购;而联合采购是指同一城市或同一地区的一些企业对于某些原材料的采购实施联合采购、分别付款事宜的方式来扩大物资的采购量。

实施集中采购或联合采购,首先,可以最大限度地压低采购价格,降低采购成本,做到“少花钱,多办事”;其次,由于企业的需求量大,可以直接从厂家订货,减少了中间环节,降低了采购、运输价格;再次,可以避免采购过程中人力上的浪费,从而提升采购效率,降低采购成本的目的;最后,可以尽可能的避免库存,减少资金浪费,从而达到降低采购成本的目的。

3.   引入JIT(准时化)采购模式

JIT采购也称准时化采购,基本思想是供应商在用户需要的时候、将合适的商品类型、合适的数量、合适的质量送到用户需求的地点。它是一种直接面向需求的采购模式,其直接送到需求点。但JIT(准时化)采购设置了比较高的标准:

  • 零库存,即用户要多少,就供应多少,不会产生库存;

  • 领废品,即能最大限度限制废品流动造成的损失;

  • 最大节约,即用户满意需求,就不用采购,可避免超储积压造成的浪费。

实施JIT(准时化)采购可以减少大量的活动,比如订货、修改订货、收货、入库以及转运等等活动,节省了大量的时间、精力、资金,消除了浪费,提高了物资供应的质和效率,有效降低了采购成本。

总而言之,采购是企业经营活动的重要组成部分,也是企业有效降低经营成本的一个关键路径。企业要追求采购过程的经济效益最大化,就要不断降低采购成本,以最小的成本去获取最大的效益,所以要更新采购观念,采用先进的采购技术和科学的管理方法,努力追求采购的科学化、高效化,最终实现经济效益的最大化。

 

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作者|高登项目管理顾问,转载请留言联系小编,转载时请标清作者及来源