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项目进度这样管控最有效!
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项目进度这样管控最有效!

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进度、成本、范围是项目成功的基本要素,对项目的成败起着至关重要的作用。如果时间增加,势必会增加项目的成本;时间不够,可能导致项目范围的减少。
 
另外,根据当前项目管理专家对失败项目的研究,我们可以发现:工期超出计划,几乎是每个失败项目都存在的问题。因此,有效实施项目进度控制,是项目成功的重要保障,是每一位项目经理非常重视的工作。
01  计划控制

 
计划是行动的指导,是行动成功的关键所在。能100%按照计划执行,是每一个项目经理的理想,而实际情况是项目往往受各种因素的干扰,计划在不断地根据实际情况发生变化。项目经理要对计划进行控制,落脚点在监督各分项计划的实施上。
 

分项计划的策划
 
一个项目往往会涉及多个相关方,每个相关方承担的职责不一样;项目持续时间较长,每个时间段各相关方工作内容也有区别。因此,项目要通过多级计划来管理,到分项实施计划时,往往通过滚动计划、渐进明细、迭代开发等方式展开。项目经理会周期性地进行任务分工,这个周期视项目情况而定,有的以周为单位,有的以月为单位。
 
项目经理在进行任务分工时,必须明确工作的阶段性目标,这个目标以项目基准计划为依据,以阶段性交付物为导向,并且明确各分项关键点。
 
分项计划的制订
 
各分项项目负责人在滚动制订分项计划时,必须执行项目经理的阶段性目标要求,同时将工作细化到分项项目可测量的交付物,形成一份具有操作性的计划。计划可以不限固定形式,根据各部门业务工作流程即可。
 
分项计划检查
 
检查交付物:项目经理定期检查各分项项目负责人交付物的完成情况,必要时,检查其分项计划及执行情况。
 
检查关键路径工作:关注关键路径上的事项是否按照计划进行,它关系到项目是否如期完成。
 
检查关键人物工作:对于任务较重、能力较弱、执行力较差的人物,他们的工作可加大检查频次,对其协助、指导、督促,避免出现到期任务完不成的风险。
 
对标基准计划:项目经理汇总分项计划完成情况后,与基准计划对标,评估项目绩效,并与项目组成员共同制定纠偏的措施。
 
计划更新
 
达成共识的更新计划要及时发布,发送给项目组成员,同时发送给掌控项目进度需求的人员,必要时,发送给能够有效监督或者协助项目成员完成任务的相关方。

 

02
资源控制

 

项目不能如期完成,有很大一部分原因是资源问题,采购资源未到位、人力资源不足、生产资源冲突等,再完美的计划,没有资源落地,都是空谈。因此,项目经理在项目执行过程中,需要关注各部分的资源负荷情况。
 
掌握各部分资源负荷情况后,才能展开资源协调,进行资源平衡的基本原则是“向关键路径要时间,向非关键路径要资源”。争取资源是一个博弈的过程,向职能部门要人,向生产单位要资源等,没有资源不能成为项目进度延后的理由。

 

03
风险控制

 

制定一套项目风险防范的体系,具体包含:风险识别、风险确认、风险应对等方面的完整内容。这部分工作一般由公司级项目管理体系来进行定义和规范。
 
在项目启动初期,要充分识别影响项目进度的风险,在项目执行过程中,不断对风险进行监控和更新,及时采取风险应对措施。强调各分项负责人要主动识别与汇报,预防为主,避免在风险发生时再处理。

 

04
建立沟通管理制度
 
沟通是掌握各方信息,进行项目决策和项目协调的基础。实现有效进度控制对于沟通的要求,主要有以下几点。
 
(1)及时与立项部门和项目客户进行沟通,了解其对于项目的期望与特殊要求,以保证项目的各项工作都是在项目范围内开展,范围发生变化时,项目计划及时作出相应调整,项目的进度满足各方需求。

 

(2)明确各方的沟通需求,使得各相关方及时得到相应的信息,例如,项目例会制度,分项计划汇报制度,项目进度汇报制度,项目组信息交流平台等。强调主动沟通,以提早准备好配合的工作,免得影响项目的进展。

充分发挥项目组成员的作用,使之参与问题解决,如项目偏差的处理,风险的预防等。

项目进度的好坏,计划是基础,资源是载体,沟通是媒介,大家齐心协力才是关键!