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面对需求频繁,优秀项目经理这样干!
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面对需求频繁,优秀项目经理这样干!

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圈子作为项目经理,领导经常性叮嘱“一定要尊重客户,尽量满足客户需求”,一开始项目比较顺利,也按照原计划轨道正常进行,客户相当满意,但到了后期,客户开始了频繁的需求变更,给项目团队增加了不少额外工作。

 

甚至最后直接跳过圈子找到团队其他成员下达需求,导致信息不对称,引起很多问题产生,最后项目成败。

领导不满意,认为圈子不坚守自己的原则,项目失败了圈子有80%的责任。

项目组成员不满意,觉得圈子没有做好项目管理,导致客户频繁下达需求,大家都不清楚项目目标到底是什么了。

客户也不满意,虽然下了需求,但是客户不承认都是自己下达的,认为需求对接时和圈子沟通过,这也是圈子的问题。

 
 
 
 
 

最后,锅——身为项目经理的圈子背了,但不仅项目失败,更失去了领导及项目成员信任,所以圈子到底该怎么做呢?

 

01

项目应该以需求为核心吗?

 

一个项目是否能够成功,对需求的准确把握在成功因素中要占上60%的比例。如果需求出现偏差很容易导致项目失败,项目开发过程中能够与客户建立有效快速的沟通,是项目成功的关键,所以我们要对客户的感知做乘法。

 

在项目中,我们通常会发现,及时确定了节点交付,确定了沟通时间,客户还是会和我们提出他的“想法”,所以我们要明确来分辨什么是“想法”以及什么是“需求”。

 

提出想法的客户,对整个项目的进度是比较在意的,他们愿意参加到这个项目跟进中,那作为项目经理就需要多提高这类客户的参与度,增加与客户的“互动环节”。

 

比如积极的和客户交流、互动,让他们明显感知你所带领的团队是在努力的完成任务,并能在关键时刻给予充分的支持,在这个过程中判断如果是客户的“想法”居多,则稳定住客户,通过专业性和充分沟通来维持原有项目计划不变。

 

如果是明确“需求”,那么则需要做到以下几项:

 

01

 
 

首先需求必须获得客户的确认,通过需求调研与分析后获得的用户需求说明书,以及项目中的需求变更都必须得到客户的签字确认。确认的内容包括项目的目标、范围以及项目需求功能点。

02

 
 

注意维护需求调研记录以及需求跟踪表。由于需求调研人不够专业,而项目经理以及需求分析负责人对这一过程还欠缺足够的重视,同时没有好的工具或流程来监控这一过程,使得需求调研记录没有发挥更大的作用。

03

 
 

需求跟踪也非常重要,毕竟,任何项目的需求都不是固定不变的,需求随时会发生变更。

 

02

如何有效的处理需求变更问题?

 

1、合同约束。

 

需求变更给项目带来的影响有目共睹,在与客户签订合同时,可以增加一些相关条款,如:限定客户提出需求变更的时间,规定何种情况的变更可以接受、拒绝或部分接受,还可以规定发生需求变更时必须执行变更管理流程。不能忽视合同的约束力。

 

2、建立变更审批流程。

 

项目中,人们往往不愿意为小的需求变更去执行正规的需求管理过程,认为降低效率,浪费时间。正是这种观念才使需求变更变得不可控,最终导致项目的失败。因此,小的需求变更也要经过正规的需求管理流程,否则会积少成多,积重难返。

 

明确需求变更审批环节、审批人员、审批事项、审批流程。凡未履行审批程序的变更,一律是无效变更不予受理。

 

3、分级管理变更。

 

项目中“客户永远是对的”和“客户是上帝”并不完全正确,因为客户所要求的可能并不能实现,而且任何新需求的变更和增加除了影响项目的正常进行以外,还影响到客户的成本投入收益。

 

当客户坚持变更新需求时,可以建议客户将新需求按重要和紧迫程度划分档次,作为需求变更评估的一项依据。向客户正式提交一份需求变更计划,注明变更引起的时间、成本、工期代价和增加工作量等。

 

4、安排专职人员负责变更管理。

 

如果没有专职人员,项目中其他人员可能因为工作原因不能随时与客户沟通。因此,需要安排一名专职的需求变更人员,负责与客户及时交流,跟踪和汇报需求变更完成进度和情况。

 

同时,可以成立项目变更控制小组,负责裁定接受哪些变更,小组由项目所涉及的多方人员共同组成,应该包括客户方和开发方的决策人员在内。

 

5、告诉客户变更的代价。

 

要让客户认识到变更都是有代价的,例如:进度延迟、费用增加、效率下降等问题,也可以从项目现阶段的情况出发,和客户分析新增需求带来的影响,比如:

 

1) 本次的交付时间节点非常紧张‘

2) 之前需求已经确认,整体的框架搭建完成,如果需求变更意味着要重新走一遍。

3) 需求反复将无法保证项目的时间,同事效率下降很明显。

4) 目前这个项目版本可以满足使用和约定的亮点体现,如果追求xx更多,无法交付的风险成本提高,万一真的发生对我们双方都不利。

 

在需求管理中,尽可能的判断客户的需求是否合理,如果不合理尽可能去通过沟通的方式给客户需求去做一些减法,而想要做好减法,首先做好的就是根本原因分析,掌握客户新增需求的真实目的,然后识别项目风险,研究对策,对症下药。

 

03

面对需求产生的问题,团队信任很重要

 

因为需求遇到问题是不可避免的,这些问题不仅来自于外部,也可以来自于内部。比如案例中项目经理圈子的团队,会发生客户直接找团队其他项目成员沟通的问题,这样不仅是信息不对称的问题,更多是“团队信任和协作”问题没有培养好。

 

团队组建简单,团队建设难。团队的建设不是靠简单激励就能完成的,需要项目经理了解团队所长,规避团队所短,要对项目成员“全员摸底”,了解清楚每个成员目前在项目中存在的优势和问题,同时也需要做到自我反思,可以让团队来指正自身不足,比如匿名问卷调查(一般可以向公司HR申请协助完成),当然这个前提是真正的匿名。

 

而当发现团队存在问题时,有成员形成木桶短板时,项目经理有义务去协调资源帮助其成长,这样也会让团队更加有凝聚力。

 

在整个项目中,信任是第一位,当把信任的基石打好了,就算项目遇到需求问题,项目成员也会知道项目经理带领他们完成,而不会变成一盘散沙。

 

04

说在最后

 

在实际工作中,不同公司、不同项目、都会有不同版本的需求管理流程,项目经理因地制宜适时而变,在既定的环境下制定符合自己项目的需求变更流程,灵活运用,才能更好的管理需求,更好的实现项目目标。

 

-THE END-