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项目范围蔓延的原因及应对之策
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项目范围蔓延的原因及应对之策

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项目范围蔓延会无情地消耗项目资源,影响范围内的工作的有效完成,还会导致诸如团队加班、PM背锅等情况出现…

 

几乎没有PM喜欢范围蔓延,但这一情况却又不可避免。今天就和大家聊一聊范围蔓延的原因及如何应对。

 

NO.1 范围蔓延的两大原因:镀金和爬行

在实际工作中,范围蔓延往往出自相关方的良好愿望,如客户要求采用不断出现的新技术,或者项目团队希望讨好客户等。 

举个例子,PM小王在为客户做一个信息管理系统,便于流程审批。这时有组员提出,可以增加一个短信功能让客户用起来更方便,且实现难度也不大。为客户着想的小王就同意了这个请求。

 

在客户刚使用该功能的时候,非常惊喜,他们也没想到还能这么便捷。可是好景不长,一次有一个重要的流程需要客户审批,可客户没有收到短信,结果造成了很差的影响。客户很生气:你们这怎么做的,质量就不能把把关?!小王也是哑巴吃黄连。后来项目延期了三个月,才勉强交付。

 

显然,这位项目经理做了原本不需要做的事情。在项目中,随意增加哪怕是一小件工作,都会消耗项目资源,都可能给整个项目带来不小的干扰。任何未经批准的项目范围变更都是不允许的。小王的这种情况叫做“镀金”即客户没有要求而项目团队主动增加的范围。除了讨好客户的原因外,秀才艺、配置强迫症也是造成“镀金”的原因,就是一定要给客户做完美才行。

 

任何动作都会消耗资源,可做可不做的事情就不要做。

 

与“镀金”对应的另一种情况叫“爬行”,即由于客户增加或改需求,项目经理被动接受而造成的范围蔓延。客户可能认为让项目团队多做一些事情会增加项目的价值,但往往会降低项目的价值。 

 

例如,你可能会碰到这样的客户,“我知道我们之前已经商量好了,但是我们应当最优化支持平台,再加上XX版。”

 

这其实也是一种范围蔓延。别看其中所提及的版本听起来只是比你原计划的版本强一点点而已,但是这种范围蔓延会耗费大量的时间和资源。在项目中,最狡猾、最不易发现的一种范围蔓延就是伪装成“改进方案”或“优化方案”的蔓延为减少这种隐秘的范围蔓延,项目经理和团队应当明确每一步计划所包含的范围。至于那些计划之外的部分,可以当作是需求变更,走整体变更流程。

 

NO.2 避免范围蔓延的七个Tips

在项目执行过程中,必须做好项目范围内的工作,并且只能做项目范围内的工作。既不能少做,也不能多做。少做了,项目产品的功能无法全部实现;多做了,会浪费资源,产生巨大的机会成本。

 

下面这7个Tips有助于防止范围蔓延: 

1、透彻理解相关方的需求。需求变更往往就是在需求分析时所埋的坑。

2、对项目的所有要求都要记录在案,形成规范的项目文档,让需求变更能有据可查、有理可依。

3、严格按项目管理方法编制范围计划,做到专业的项目管理。

4、制定并遵守项目范围管理计划

5、不接受口头的变更申请,变更要走整体变更控制流程。

6、坚持规范的综合评审。相关方也许会因为必须接受综合评审,而放弃某个拍脑袋的不合理需求。

7、强调完工时间和预算的重要性。如果要追加工作,就只有取消另外的工作。

 

NO.3
 关于“拥抱变化”

有人说,在VUCA的时代需求会根据市场经常变化,所以,项目团队要学会“拥抱变化”。

 

拥抱变化是我们应该追求的,但拥抱变化不等于范围蔓延。作为项目经理,在多变的需求环境中,要有意识的去管理需求变更对团队产生的影响,而不是阻止或者放任需求的变化,从而导致范围蔓延。

 

在项目团队中,项目经理要尽早识别出范围的微妙变化,越早识别对项目的健康越有利。另外,在研发领域可以尽量运用灵活的框架,使变更的代价降到最小。