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项目经理如何做到有效复盘?
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项目经理如何做到有效复盘?

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一天到晚都在忙,却不知道在忙些什么,好像什么都有了,又好像总是缺一点什么,到底如何做才能突破?

 

答案是:复盘。个人学会复盘,可以加快个人成长速度,团队学会复盘,可以提升团队协同作战能力,同时让团队形成互相学习、分享知识与技能的氛围,组织学会复盘,可以持续优化,激发创新。

 

今天将从2个方向和大家聊聊项目经理如何做到有效复盘:

 

01 项目复盘4步走

 

一个完整的复盘包括四个步骤:回顾目标、评估结果、分析原因、总结规律。

 

1、目标回顾

 

回顾目标是客观地把目标再拿出来看一遍,可以检验当初定的目标是否存在问题,也可以试着让团队成员来回顾,看是否每个人都对项目目标足够清晰。

 

项目整体目标是什么?绩效目标是什么?

我们预先制订的计划是什么?

客户需求是什么?风险识别与措施是?

 

当我们分析完成目标后,就会发现有些目标是明确的,有些并不明确甚至是可以发现一些问题。

 
 

 

2、评估结果

 

将项目产生的数据结果呈现在复盘中,让每个团队成员都明确知道,评估结果的目的不是为了发现目前存在的问题。

 

实际上发生了什么事?结果和目标一致吗?

与目标相比,哪些地方做得好?哪些未达预期?

在做项目过程中,是否新添加了预期没有的项目目标?

 

当我们列出目标之后,就要进行结果对比,这里会出现5种可能情况:达到预定目标、超越预定目标、结果不如约定目标、过程中新增了其他目标、过程中放弃了原有目标,根据目标结果进行对比,可以让我们找到问题所在。

 
 

 

3、分析原因

 

分析原因是复盘的最重要环节,也是制定改进措施的关键。分析原因可以根据各关键节点的得失,思考并设计不同的优化方法。

 

实际状况与预期有无差异?

如果有,为什么会发生这些差异?

是哪些因素造成了我们没有达到预期目标?

失败的根本原因是什么?

如果没有失败,成功的关键因素是什么?

 
 

 

在分析原因中,可以就某个点、某件事慢慢进行剖析,这里有几个角度供参考:

 

  • 比如为什么有这种情绪?发生了什么?为什么发生?

  • 我的判断是什么?我为什么会有这种判断?

  • 这种判断是一时的还是一种固有的模式?怎么做,才能避免?

  • 做了不错的成绩,其中的关键点是什么?有哪些优势?是否存在偶然性?

  • 横向+纵向对比往期结果、同行业其他公司结果,发现差一点找出原因。

  • 哪些是自己努力带来的?哪些是外在环境造成的?

  • 在整个项目过程,哪些因素可控?是否做到了最好?哪些不可控?有没有提前沟通?提前了解?给别人留出发挥空间了吗?给别人提供及时帮助了吗?

 

在分析中,是用今天的眼光和能力去审视昨天的做法,从昨天的行为中学到对未来有用的信息,所以尽量要做到客观,不要给自己留情面。

 

4、总结规律

 

 

因为每一个事物与事物之间都存在普遍的联系,都有一定的规律可以遵循,遵循规律办事会让我们事半功倍。

 

我们从过程中学到了什么新东西?

如果有人要进行同样的行动,我会给他什么建议?

接下来我们该做些什么?

哪些是我们可直接行动的?

 
 
 

 

02 日、月、年如何复盘?

 

01
日复盘
 

 

每天过完之后,可以问问自己,今天到底发生了什么,过得怎么样,遇到了什么人,沟通了哪些重要事项,做了什么事,情绪怎么样,是否得到反馈……这是每日复盘。

 

在做日盘的时候,有几点注意事项:

 

1、记录≈复盘

 

记录,是在帮你找感觉,回顾的过程,就像一个像素模糊的照片,慢慢变得清晰起来的过程。

 

2、确定一个固定的复盘时间

 

把一件事情固定下来的好处是,到某个点你就会自动去做这件事。就像到点了就吃饭,你会形成一种固定的节奏。

 

3、复盘日记VS复盘日志

 

有人5分钟就可以写完复盘,有人要花1个小时、2个小时才能完成每日复盘,前者叫复盘日志,后者叫复盘日记。复盘日志主要是清单式,列出一些要点和关键点,不会长篇大论,相当于内容提要,方便你在繁忙的工作节奏中使用。

 

4、对标复盘

 

复盘是行动导向的,也就是说,复盘是为了更好地行动,如果你复盘之后不去行动,那复盘也就失去了意义。

 

所以,我们要时常去对标,从每一天的生活中跳出来,去看自己的目标是什么,去看自己目标达成得如何,去看自己每天落实得如何,差距在哪里,如何调整,下一步具体的行动等等。

 

02
周复盘
 

 

相对于日复盘,周复盘的跨度更大,所以在日复盘的基础上,每周复盘的内容可以增加以下几个方面:

 

1、 本周主要事件回顾

 

回顾过去的这一周,主要发生了什么事,有哪些重大的收获,取得了哪些重要的进步,跟什么人,有什么重要的谈话,遇到哪些问题与挑战,工作项目的进展情况等等。

 

2、工作经验总结

 

这一周发生了很多事,你也总结出了很多原则、方法论和行动指南,针对某一个问题该如何解决,针对某一种会议该如何举办,针对某一类事情该如何判断和选择,你总有自己的应对措施,那么它们是什么,从这一周的实践来看,它们是否足够的有效,是否需要进一步的调整?

 

复盘到最后,你要找到一句话,用这句话作为你的行动指南,作为你的方法论,作为你的原则和价值观,然后再去践行出来。

 

就像达利欧在《原则》当中所指出的,“最重要的事情是总结出你自己的原则,最好将其写下来,尤其是在你与其他人共事的情况下。”

 

提炼的标准最好是:自己的语言,够具体,一句话,记得住,用得上,这句话要求有触发效应,能够在一个场景当中有效的指引自己,当你一想到这句话,就会让自己的行为有所改变。

 

3、价值观梳理

 

人是意义的动物,事情只是人追求意义的一个载体。如果仅仅陷于对事情的追逐当中,人就会慢慢丧失前进的动力。

 

因此,每周的复盘当中,可以去回顾和梳理自己的使命、愿景与价值观。以下一些问题可以帮你更好的思考这些主题:

 

你对什么东西最感兴趣、最有热情?

什么东西对你来说最重要?你的优势和核心能力在哪里?

你所服务的对象是谁?你想带给他们什么?

 

4、下周计划

 

根据上一周的整体进展,安排好下一周的主要工作计划。可以按照你的角色、目标、任务来分解你需要做的事情,并把最重要的事情放在最优先的位置,不贪多求大,少就是多。

 

03
月复盘
 

 

月复盘相当于一个连接器,一边连着日复盘和周复盘,一边连着年复盘。所以,月度的检视,其结果会是一个信号,提示我们可能存在的风险并需要及时予以跟进和调整。

 

月复盘的主要内容有这几个方面:

 

1、 梳理月度大事记

2、找出做得最好的一件事以及最待改进的一件事

 

过往的一个月,哪件事做得最好、最让自己满意、收获最大,为什么?这件事带给你的惊喜或者体验是什么?你是怎么做成的?可以将做得最好的一件事作为你的成就事件进行拆解,总结其中的要点、方法、原则以及套路。

 

相反,也需要找出一件最需要改进的事情,为什么是这件事,自己对此耿耿于怀的原因在哪里?这件事对于自己的影响可能是什么?

 

3、找出收获最大的一个点

4、 检视各个项目的推进情况

5、 检视自己的情绪状态和内在状态

6、检视月度目标落地进度

7、 梳理项目中遇到的问题和风险

 

过去一个月暴露了哪些问题,这些问题是新问题还是老问题,为什么它们会出现或持续存在,从这些问题中看到自己哪些固有的模式,这些模式带给自己可能的风险是什么?

 

为了解决这些问题和风险,过往曾经做过哪些努力,过去的一个月又做了哪些努力?如果不解决这些问题和风险,结果可能是什么?

 

8、 寻找发力点

 

通过过往一个月的表现,摸索自己的优势是什么,自己的发力点应该定位在哪里?

 

9、寻求反馈

 

可以找一个自己信得过并且对方也能够责善(劝勉从善)的人作为你的教练,在一个相对安全的范围内寻求对方的反馈。

 

10、制定接下来的行动计划

 

下个月的重点工作是什么,最有可能取得突破的点在哪里,什么地方需要加强,什么地方需要暂时放缓,可以新启动或暂停哪些事情,据此罗列出一个初步的行动计划。

 

04
年复盘
 

 

年复盘,需要通过对过去、现在、未来三个维度的全方位梳理,找出定位、发力点,并制定出新的年度战略与行动计划。

 

这个过程,有时需要借助一些问题来思考,帮助我们进行更好地梳理。

 

  • 我在过往这一年的关键成就事件有哪些? 

  • 在过去这一年,我最深刻/痛/的领悟或者经验是什么?(一个点足矣)如何用这个领悟和经验去指导未来的行动? 

  • 如果现在是过往这一年的1月1日,我会怎么过这一年?(比如在有些事上你会怎么处理?) 

  • 说说你的过去:这么多年你的关键成长事件,这么多年你的成长心得和收获?

 

回到自己的终极目标,展望当一切都完成的时候,你想要的一切都已经拥有的时候,你会做什么,你在哪里?你的优势是什么?你在未来一年要做的最重要的一件事是什么?

 

03 说在最后

 

如果你感到迷茫,看不清本质,给自己点时间来思考复盘,想清楚问题的根源和解决办法,看似慢,实际上快。

 

通过持续的复盘,不断去看自己、看生活,慢慢地,我们看的能力会提升,这种提升依靠的不仅仅是知识的积累、广博的见闻,而是心力的提升,只有不断复盘,才能不断进步。