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提升项目经理谈话能力的十个实用技巧
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提升项目经理谈话能力的十个实用技巧

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谈话是每个人一生的功课。曾经有科学家想做个统计,人这一辈子和别人说过的话,是一个天文数字。想一想沟通是主要工作内容的项目经理,这个数字至少要乘3。不过,最后科学家只用了一个词概括说话的数量:数不清。

话的数量数不清,但话的质量还是能判断出来的,会不会说话,早已成为评判一个人情商高低的指标之一。项目经理要向上汇报、向下传达……每个相关方都会在心中评判你的情商,或者说你这个人是否能相处。

下面这十个技巧一定会对项目经理有所帮助!

 

1.聚焦当下,避免思想走神

职场交流往往有一个习惯,容易在交谈过程中因某件事情而引发想法的迁移。当你与他人沟通时,往往会因此引发自我联想、经验的触发,注意力因此会从谈话上转到自己的念头上,这时对方的话实际上是没有听进去的。

也有些人会因为事情比较多,在一个谈话进行的同时,脑子里还在转着七八件其他的事情,比如,一会儿这个会完了,我要去看看老板在不在,我有一个想法太好了,一定要记住,一会儿要问一下……

无论发生哪种情况,项目经理的注意力在这时都已经发生了迁移,这样的结果会使谈话效率低下。规避这种情况的办法只有一个:处在当下,活在当下的情境中,抱着好奇心与对方交流,不要操心这之外的事情,那些都与谈话无关,当下最重要的是你面前的这个人。如果不能做到,说明你还有更重要的事情去做,还不如立刻中止这个谈话。

 

2.不要做指点迷津的导师

项目经理接触的人和事不少,经验自然也会随之增长,也会越愿意分享自己的经验,好期待能够给他人带来帮助,但忽略了交谈的对方并不是这样想的,他需要有一个人和他好好谈谈,却并不需要你教给他什么。

想在交谈中表达自己的观点,那就用探询的口气,远比那种高高在上的、过来人的、不可辩驳的、掷地有声的口气更容易引发大家的共鸣。因为那样的表达可以迅速关闭谈话的大门。

你还需要注意,每一次谈话其实都是一个独特的学习机会,你的学习来源是发自内心的交流。比尔·伊奈说:“每一个你将要见到的人都有独一无二的东西。”

 

3.否定开头可不好

谈话中引起对方注意的最好方法是说“不”:“你的观点不对、你的意见我不同意、我反对你的意见……”长期的教育使我们相信事情是二元论的,尤其是面对重大事件时,每个人都觉得自己手握唯一正确的观点。容易习惯性地先否定对方,以证明自己观点的正确性。

殊不知,这种表达意见的方式会使谈话走向争论、对抗、辩论,最终可能会以不愉快的一拍两散收场。如果你想表达自己的立场,那就直接表达自己的意见,完全没有必要否定他人的想法。

 

4.开放式提问不限定是/不是

封闭式的提问会让答案限定在很小的范围内,而开放式问题最大的优势在于能够打开我们的谈话,让更多的想法、思考与意见获得表达,可以用5W1H的方式来做开放式提问。

比如,在婚礼现场采访新娘:“你现在感觉到幸福吗?”答案只有“是”或“不是”。如果我们这样问:“是什么让你笑得这么开心?这种感觉是什么样子的?还有呢?”效果显然不同。开放式的问题更容易让对方描绘具体的情境,获得更深入交谈的可能性。

 

5.引导谈话内容,思如泉涌

 
一个好的谈话进行的过程中,好的想法是“涌”出来的。回想一下,曾经开过的、对你影响深刻的头脑风暴会议,肯定会想到现场强烈想脱口而出的想法。因为那时的关注焦点一直在要讨论的话题上,交换意见后,思维就像放飞一样,联想很远,大量的想法都从脑海中迸发出来。

但注意这是围绕当下谈话的思维联想,不是拓宽思维。

“涌”的关键在于,当他人发言的时候,你要关注谈话本身,而不是关注一会儿轮到自己发言的时候如何措辞。让一切顺势而为就好,因为每个人都是生而不同的,当你不需要和别人找寻观点不同的时候,就是差异的开始。

 

6.不知为不知,是知也

夸夸其谈者一定不是一个受欢迎的谈话者,可能有的项目经理希望自己的话被大家重视,所以增添很多一知半解的内容。但说多错多,更容易贻笑大方,降低威信度。

其实最好的办法是在谈话过程中谨言慎行。如果不知道、不了解,那就直接说出来,正好是一个很好的学习机会。

 

7.没有真正的感同身受

曾经发生过一件事,当一个项目经理和笔者说起在某个项目上遇到一位会颠倒黑白的客户时,笔者顺势提起了曾经遇到过类似的人,然后开始讲发生了什么事情,自己又在从中扮演了什么角色,当时遇到了哪些困难,后来怎么交涉的等。

一番谈话之后,才发现笔者说了很多,而关心却很少,甚至他这个项目最后怎么样笔者都没有搞清楚。

任何人的经历都是独一无二的,当谈起个人经历时,我们需要做的是认真听,不要急着和自己做比较,也别着急把自己的经历分享给他人,对于他人来讲,那是没有什么意义的。因为你就是你,他就是他,生活轨迹完全不同,才有了大家交流的必要和可能性。没有必要通过谈话,证明你有多能干或者你有多痛苦,甚至通过谈话推销自己。

 

8.非重要的话,不要重复说

“重要的事情说三遍”,这没有错,但大家细想,这个梗出圈多数出现在有趣的事情上,但凡遇到重要的事情,虽然也会再三强调,但这是建立在成员都了解这件事重要性的基础上。如果项目经理在谈话时,不断重复不是那么重要且没有趣的话,恐怕大家对你的看法会有所改变。

大家会觉得你是一个很强势、咄咄逼人、不那么容易打交道的人。在家里、工作中,这样的交流方式会让其他人远离你,谁也不愿意和一个不断强调事情重要性的人在一起。

 

9.简明扼要,不说废话

很少有人能做到这一点,多数人容易犯祥林嫂的错误,事无巨细地把事情陈述给对方。我们谈话中尽量做到简明扼要,那些无关紧要的细节越少越好,其实大家真的不关心那些细节,他们更关心要做成什么样、能够产生什么样的结果。留出时间给大家做更深入的交流与探讨,更有助于这些效果的达成。

 

10.认真倾听

柯维博士曾经说:“我们大多数人不是为了理解而倾听,而是为了回应倾听。”

在会议室里,项目经理们有多少的倾听是为了理解对方的立场与观点,而不是为了抓住对方发言的漏洞给他反击?让他们按照自己的想法来,如果面对面坐在一起,却只是为了表达自己的观点、让自己成为会议的中心与焦点,恰恰与谈话的性质背道而驰了。

项目经理要像孩子一样抱有一颗好奇心,发现、聆听、探询每个人的观点,深深地知道每个人背后对项目的想法,才能更好地把握团队成员的情绪,毕竟项目不是项目经理一个人完成的。