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项目经理如何开好项目启动会?
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项目经理如何开好项目启动会?

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  等线项目启动会是项目的正式开始的标志,俗话说好的开始等于成功的一半,启动会开的好与不好,很大程度影响着一个项目的顺利推进,因此组织一场高质量的启动会至关重要。为保证项目启动会的成功召开,项目经理应该如何做呢,接下来请随小编往下看。
 
  STEP1:明确启动会的目标
  如果将项目启动会的召开作为一个小的项目,我们首先要明确项目的目标是什么,项目启动会成功的界定标准是什么?这样我们才能有的放矢,围绕目标开展工作来达成目标。因此为顺利召开项目启动会,我们首先需要明确启动会召开的目的是什么?要实现哪些目标?
  结合小编咨询过的众多企业,项目启动会召开的目标主要包含以下方面,当然可以结合实际情况进行调整:
  1、做好项目前期工作团队与项目实施团队的工作交接。
  2、宣布项目经理和项目团队的正式任命。
  3、明确项目工作目标并形成共识。
  4、对项目策划形成的重要内容进行宣贯,发布项目管理计划。记住,这通常也是启动会召开最重要的目标!
 
  STEP2:分解启动会的工作内容
  明确了目标,接下来为实现目标需要做工作分解,明确实现这个目标需要开展的工作:
  一般而言,会议类项目的范围确定主要采用基于流程的分解方式。分为会前准备、会议召开、会后管理3个方面:
  会前准备又可分为:时间准备、人员准备、场地准备、资料准备等;
  会议召开主要包含:进度管理、质量管理、风险管理、人员管理等。
  会后管理包含:会议记录发送、会议决议跟踪、会议总结等。
  针对会前准备的内容,进一步分析得出资料准备是重点及难点工作,因此需要进一步细分。围绕会议目的,资料准备需要完成项目目标责任书、项目经理及团队任命、项目管理计划。其中项目管理计划又是重点工作,需要进一步明确。
  根据项目特点不同,项目管理计划有差异,但一般包含进度计划、质量计划、费用计划、风险计划、沟通计划。
 
  经过以上分解,可以形成如下所示的WBS:
 
 
  STEP3:制定启动会的工作计划及责任分工
  以项目管理计划资料准备为例,如何落实相关工作,需要制定项目管理计划编制计划及责任分工:
 

项目岗位

工作内容

交付表单

销售经理

(1)参与识别项目风险信息;
(2)提出外部沟通需求;

项目风险与机会管理计划
项目沟通管理计划(对外)

项目经理

(1)项目背景、项目特点,并将项目基本信息传递给项目组用于项目策划;
(2)组织项目策划讨论会(项目经理根据交付物提交情况因需开展)
(3)组织项目管理计划编制

项目主进度计划
项目风险与机会管理计划
项目沟通管理计划
项目管理计划

项目技术主管

(1)负责编制分项进度计划和有关专项工作计划;
(2)参与识别项目风险;
(3)提出外部沟通需求;

产品开发进度计划
文件提交计划
项目风险与机会管理计划
项目沟通管理计划(对外)
试制计划

产品工艺师

(1)负责编制分项进度计划和有关专项工作计划;
(2)参与识别项目风险;
(3)提出外部沟通需求;

工艺开发进度计划
工装制造计划
项目风险与机会管理计划
项目沟通管理计划(对外)

项目质量工程师

(1)负责编制项目质量计划;
(2)参与识别项目风险;
(3)提出外部沟通需求;

项目质量计划
FAI计划

……

……

……

时间要求:接收项目任务书后3个工作日内完成。

 

  “敲黑板”:会议资料准备完成后,还有很关键的一步:提前发送会议通知,并将会议相关资料一并发送给参会人员。
 
  STEP4:启动会的组织
  万事具备,坐等会议召开?这么想当然不对,组织好一场会议,一定离不开会议议程的提前制定,围绕项目启动会的目标(请注意:时刻关注目标),启动会议程一般包含以下方面:
  1、项目经理:介绍会议目的和会议议程。(1分钟)
  2、销售经理:介绍项目客户、项目投标或合同谈判背景,双方讨论的主要问题,投标文件/合同的主要条款,项目特殊要求和初步识别的风险;移交项目相关资料并解释、澄清部分问题。(5分钟)
  3、项目技术主管、电子公司项目经理/系统工程师:介绍技术构思、双方讨论的主要技术质量问题,项目投标的方案策划及文件。(5分钟)
  4、项目管理部:宣布任命项目经理和项目团队,对项目目标进行说明。(5分钟)
  5、项目经理:(20分钟)
  项目管理计划宣贯:向项目组宣贯项目目标和总体策划结果(进度、质量、成本、风险及管控措施、项目组内部沟通汇报机制)
  6、相关人员:对项目策划工作进行补充和建议。(20分钟)
  7、会议决议及项目下阶段重点工作说明。(5分钟)
  对标会议议程,会议前提前通知相关参会人员,会议过程中明确主持人、会议记录员等会议组织者的分工,从进度、质量、风险等方面进行控制,就可以保证启动会的顺利召开。
  截止目前,离成功的启动会还差最后一小步,会后的管理。
 
  STEP5:会后管理
  会后管理的重点工作是项目会议纪要的发送,一般会议纪要最迟在会后一个工作日发出,针对会议决议事项及需后续跟踪落实事项一定要按计划跟踪落实,必要时召开会议的总结工作,为下次会议更好的召开提供经验入。
  做好以上5步,保证你可以成功召开项目启动会。启动会的召开也是一个小项目,记住项目管理的流程和方法,一定可以事半功倍!