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EPC遭遇强势分包商,是这些协调管理没做好!
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EPC遭遇强势分包商,是这些协调管理没做好!

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工程项目建设过程中会涉及大量的沟通协调工作,作为工程总承包方,保障施工分包商在协调过程中积极配合、有效执行,将是工程顺利实施的关键。

 

总承包方的协调管理工作贯穿整个工程建设周期,尤其在分包商选择、合同管理、质量管理、安全管理、工期管理等阶段都需要采取有效措施,达成相应的目标,保障分包商执行,推动工程实施。

 

1

协调管理的目标及原则

 

总承包方在和分包商进行沟通协调工作时应在不违反原则的前提下,组织协调各参建单位关系,进行沟通协商,排除障碍,解决矛盾,实现项目如期、保质完成等目标。

1、协调管理目标

(1)分包商选择协调目标:选择专业化程度高、技术水平突出、管理能力强、市场品牌和信誉好的分包商,降低协调难度。

(2)合同管理目标:在合同约定的工期内,完成合同约定的全部工作,并对工作中的缺陷进行整改、完善和修补,使其满足合同约定的目的。

(3)质量管理协调目标:工程质量符合设计图纸要求,并达到国家、行业有关标准规范以及招标文件规定的品质要求。

(4)安全管理协调目标:紧绷安全生产弦,时刻不放松。最大限度地不发生事故、不损害人身健康、不破坏环境,并且认真遵守总承包方制定的安全文明施工各项规章制度。

(5)工期管理协调目标:各分包商按业主和总承包方确定的施工计划,在规定时间内完成合同施工内容。

2、协调管理原则

(1)协调管理行为必须在公司法定代表人的授权范围内实施,且不能损害公司的利益。

(2)协调管理行为必须严格遵纪守法,遵守公共道德,并充分利用中介组织和社会管理机构的力量。

(3)协调管理行为必须满足业主的要求,要勇于承担协调管理行为造成的不利影响,维护业主的社会形象及名誉地位。

(4)协调管理行为应与监理单位积极沟通,同时接受其监督和管理。

(5)协调管理行为应以工程建设为核心,与业主、监理、分包商进行积极、有效的沟通,及时解决工程施工中出现的问题,保障工程的顺利进行。

(6)总承包方需要对施工进行总体部署和规划,在时间、空间和资源上把握全局,控制施工全过程。

(7)总承包方应勇于承担分包合同内约定的责任,为分包商提供合理的施工环境,确保其能正常施工。

(8)总承包方应积极有效地协调各参建单位的关系,营造一个和谐、融洽沟通的良好环境。

2

协调管理的内容及措施

 

1、总承包方提供的施工条件

总承包方应该严格履行总承包方的责任、权利和义务,为各分包商提供以下施工条件:
(1)按照经业主认可的施工阶段总平面布置图,负责统筹安排各分包商的现场办公室、辅助设施及仓库。
(2)协调在施工中各施工单位、各工种之间、各种资源之间以及空间布置与时间之间的合理关系,以保证施工的顺利进行。
(3)科学组织施工,建立正常的施工程序,有计划地开展各项施工过程。
(4)为建筑施工中的技术、质量、安全生产、文明施工等各项工作提供切实可行的保证措施。

2、分包商选择

(1)分包商选择协调

在工程前期,总承包方在进行分包商选择时,尤其是受到干预时,可能面临以下情况:
此类情况将增加总承包方在现场的管理难度,主要体现在现场关系难协调、形象进度难控制、质量管理难控制、安全文明施工难执行、工程款难支付等几个方面。
而在施工过程中,分包商较为强势,无法与总承包方进行良好的配合,造成各参建单位关系恶化,难以推动项目开展。
分包商利用“以包代管”的方式参与工程建设。其现场组建的项目部管理水平、技术力量、施工经验无法满足现场施工要求,造成总承包方管理难度加大。
项目管理的核心环节是对现场各分包商进行管理和协调,而选择好的分包商将极大降低现场协调管理难度,更易于保障分包商的协调和执行。
总承包方应在选择分包商的工程中占据主导地位,对于不配合的分包商应积极协调各方关系采取措施清理出场,并根据工程需要,选择合适的分包商。

(2)分包商选择措施

在总承包方可自行选择分包商的情况下,为了保障优秀的分包商参与到项目建设中来,可采取以下措施:
  • 采用招标或标前协议的方式选择分包商,实现前期把控、优中选优。

  • 对首次合作的分包商,做好资格审查,详细了解分包商的施工实力、履约能力,以及项目管理人员的服务理念、综合管理能力。

  • 做好分包商考核评价,在分包合同履行过程中,对分包商的施工质量、安全文明生产、工程进度、成本控制、农民工工资支付等方面进行考核。

  • 加强合作单位的管理,培养一批互信互利、优质高效的分包商作为公司长期合作的战略性伙伴。

3、分包合同管理

分包商选择合同管理的是项目协调管理基础,是争执解决的依据。总承包方和分包商应在信守合同、真诚合作的基础上应充分理解合同条款内容,明确甲、乙双方权利、责任、义务,保证所有的合同要求都能有计划地逐步实现。

(1)分包价格协调

合理的分包价格能有效控制分包成本,为项目协调、决策提供基础,防止分包价格过低带来的分包风险。
并且分包价格控制能直接影响总承包方和分包商的利润,若是总承包方为了追求较高的利润而过分压低分包价格,将会导致分包商无法根据投标和合同要求建立相应的项目管理团队,现场管理能力、技术水平较差的项目管理团队,导致总承包方项目管理的难度增大。
进行分包价格协调的目的是在保障分包商能完美配合总承包方的情况下,尽可能地控制分包价格,保障总承包方的利润。
分包价格控制应参考当地相关工程的历史分包单价、中标价、市场价,在进行询价后确定合理的价格区间。由造价部门进行分析,核算工程成本,在与分包商进行充分的沟通后,确定合理的分包价格。

(2)资金问题协调

工程进度款申请支付流程:分包商提交申报工程量→总承包方审核、确认工程量→计算对应的工程款→与监理沟通协商→与业主沟通协商→确定金额,调整工程量→完善工程款申请文件,业主签字→业主付款→总承包方付款。
在工程进度款支付工程中,总承包方应严格审核分包商提交工程量,确认的申报的工程项目及其部位、合同归属,并在计量与支付文件上签署意见。在进行分包工程款支付时,不拖、不卡,及时跟踪付款流程,催促单位付款流程的办理,确保在收到业主工程款后及时支付。

(3) 合同变更协调

施工工程中,变更程序一般为:分包商提出变更申请→总承包方、监理审查、批准→由业主签认(形成书面文件)→组织实施。
在变更实施过程,总承包方应充分发挥其在各参建单位之间的协调作用。在形成正式变更文件前,分包商需与总承包方就变更的内容,造成的工程量增减、工期延长、费用增减等影响进行沟通和讨论,形成双方认可的变更方案。之后由总承包方牵头向监理、业主详细说明变更事项,并逐步修改变更方案直至业主认可,并在可能的情况下,尽量将分包商变更转化为业主变更。

4、质量管理

(1)质量管理协调

施工过程中,由于总承包方的利润来自于分包合同抽取的固定比例的管理费,在工程能通过质监单位、业主和监理验收的情况下,施工质量的好坏对总承包方的利润无影响。
而总承包方拥有相对完善的质量管理体系,在不损害自身利益的情况下会以高标准要求工程质量满足国家、行业有关标准规范以及招标文件规定。
相对的分包商为了追求的施工利润,有意地偷工减料,采用劣质材料,缩短必要工序时间,雇佣专业素质极低的廉价民工,又由于部分工程存在隐蔽性,不易检查,导致其存在质量隐患。
虽然总承包方与分包商的质量管理目标存在一定冲突,但是在质量问题上总承包方不能有丝毫让步,必须严格把控施工质量,在其无法积极配合时,应积极采取完善的质量管理措施,确保工程质量。

(2)质量管理措施

建立质量保证体系

  • 项目经理部将根据工程特点,建立质量保证体系,完成以下工作:

  • 制定工程的质量目标,并根据工程内容对质量目标进行分解,在分包商入场时进行交底。

  • 对分包商的施工资质进行审核、报验,对分包商项目部的组织机构和管理人员、特殊工种上岗证进行审核、报验。

  • 对进场的施工材料进行复检,发现不合格材料,禁止分包商使用,坚决杜绝不合格成品(半成品)流入下道工序。

  • 对分包商完成的工序、单元进行验收。

 工序、单元质量控制措施

现场完成的工序和单元应紧抓以下方面:施工现场测量、原材料质量控制、钢筋制作及安装质量控制、模板制作及安装质量控制、混凝土施工质量控制、设备安装质量控制等。

原材料检验、试验

分包商采购的材料、设备、构配件等,在监理人员旁站下,按规范要求进行现场外观验收和抽样检测,做出书面记录,专人签字认可。抽样样品送具备相应资质等级的检测单位进行检测。未经检验和已检验不合格的材料、半成品、构配件和工程设备等,不得投入使用。涉及安全、功能的有关产品按各专业工程质量验收规范规定进行复验。

不合格品控制

  • 不合格品应进行返工、返修;拒收、报废;退货处理。

  • 可用于让步接收、降级使用的产品,须经业主同意才能使用。

  • 不合格工序返工后,须按程序重新验收和评定质量等级。

5、安全管理

(1)安全管理协调

在安全管理目标上,总承包方和分包商的目标是一致的,即在施工过程中不发生事故,不损害人身健康,不破坏环境,不造成额外损失。在此前提下,分包商应该是欢迎总承包方的安全管理对现场安全起到的指导和促进作用。但在实际施工安全管理过程中,由于总承包方对分包商的违规行为进行处罚,并要求其在规定时间内完成整改,导致了分包商耽误了施工进度,造成了经济损失。因而现场施工人员对于总承包方安全管理人员持不欢迎和抵触态度,对于安全管理协调的配合程度较低。
安全管理应注重工作方法。在安全管理过程中,不能为了解决问题而盲目进行处罚,要综合考虑施工人员的整体素质和管理措施的可行性,设身处地地为施工人员考虑。工程前期,总承包方可根据施工现场的实际情况开展安全教育和安全培训,着重强调当地发生的安全事故,提高安全生产意识。施工过程中,总承包方项目部应多定期安全检查、安全考核,时刻紧绷安全这根弦。

(2)安全管理措施

在进行安全管理协调过程中,可采取以下管理措施提升管理效果:
  • 安全责任落实:总承包方和分包商签订安全责任书,分包商与施工班组签订安全责任书,将安全责任落实到个人。

  • 安全教育:分包商进入施工现场后,总承包方都应对其施工管理人员及施工操作人员进行全面入场教育,包括安全、质量、文明施工等内容,对施工现场的特殊部位进行详细交底,并记录在案。

  • 安全学习:在施工过程中,任何人必须参加每周一次的安全学习,并把学习的内容、记录交总承包方备案。

  • 安全交底:总承包方在分包商进场后进行详细的安全交底,并签订安全施工合同,要求每个分部工程施工前,必须进行安全交底,交底内容交总承包备案。

  • 安全例会:每周定期召开施工现场安全例会,对施工各分包商现场安全负责人进行集中学习与训话,总结上周的工作,安排下周的计划和安全工作重点。

  • 安全检查落实:总承包方施工全过程中,定期进行专项检查,每天由专人进行巡视检查,将周、月安全检查结果进行总结和分析,并将评估报告交由监理和业主,对处罚结果进行落实。

  • 安全考核:在分包合同履行过程中,总承包方应根据公司制定考核评价办法分包商进行考核评价,并有权采取措施,限期纠正、停工或终止分包合同。

6、工期管理

(1)工期管理协调

各分包商按业主和总承包方确定的施工计划,在规定时间内完成合同施工内容。不论何种原因引起的工期延误,致使工程进展可能影响到合同工期目标的按期实现时,或业主为提前实现合同工期目标而要求加快施工进度时,总承包方应积极与分包商沟通,督促分包商做出调整安排、编报赶工措施报告,经总承包项目部审查后报送监理工程师批准,并督促分包商按其执行。

(2)工期管理措施

在进行工期调整时,总承包方应需要采取以下措施保障协调执行:
  • 督促分包商建立工程进度管理机构,设立进度管理工程师,做好生产调度、施工进度安排与调整等各项工作。

  • 督促分包商依据调整的工期,合理安排施工进度,确保施工资源投入,做好施工组织与准备。

  • 密切注意施工进度,控制关键路线项目的进展。随施工进展,逐周、逐月检查施工准备、施工条件和工程进度计划的实施情况,及时发现、协调和解决影响工程进展的外部条件和干扰因素,促进工程施工的顺利进行。

  • 每周定期召开总承包项目部、分包商参加的生产例会,检查每周工程实施情况,重点加强对节点工期目标的控制。对于偏离或滞后于计划的项目,及时进行动态调整,优化技术方案,督促分包商加大资源配置,确保所有项目按计划进行。

  • 严格工序管理,制定并认真实行工序交接检查签证制度,必须做到上道工序不合格不得进入下道工序施工。

  • 工程施工暂停后,督促分包商在妥善保护、照管工程和提供安全保障的同时,采取有效措施,积极消除停工因素的影响,创造早日复工条件。当工程具备复工条件时,根据监理工程师发出的复工通知,督促分包商按复工通知要求及时复工。

3

协调沟通方式及注意事项

 

总承包方与分包商进行协调沟通时会采取面谈、聊天工具、电话、商务应酬、工作会议、工作联系单等方式。为了保证协调沟通的效果,采用以上沟通方式时有以下注意事项:
面谈:在与分包商进行面谈沟通前需要进行充分地准备与规划,交谈期间表述要言简意赅,主题明确,有理有据,自信不拘谨,力争完成面谈前定下的目标。
网络:使用QQ、微信、邮箱等工具进行沟通时,要确保信息及时准确,描述清楚、易懂。信息发出后长时间里没有反馈,要及时电话沟通。
电话:电话沟通要表述清晰、言简意赅,确认双方沟通内容无误。
商务接待:在商务接待时应注重当地的礼仪、生活习惯。在适当的时机,将需要协调的问题清晰表达出来,并尽可能保证协调内容能得到解决。
工作会议:会议前应提前与分包商沟通好,确保不会在会议中出现分歧。会前还需讲明会议流程,整理好会议文件,提高会议效率。
工作联系单:工作联系单必须要准确的传达工作内容,并且由分包商负责人签字和加盖公章,参建各方须保存完整的纸质文件。
4

结语

 

良好的沟通协调能力是一个优秀项目管理人员的基本素质,也是其在专业知识、工程经验、沟通能力、组织能力、团结协作精神、业务能力、责任心和决策能力等能力的综合体现。
项目管理人员应保持积极的态度,不断进行学习总结,提升自身综合素质。

 

END

作者|建设者之家

来源|总包之声